Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение больничных листов в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.
Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии
Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется п. 4.1 и равен пяти годам. При этом п. 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется пяти годам.
Как можно рассчитать больничный лист по новым правилам в том числе в 2021 году, мы писали здесь.
Оплата больничного в Беларуси: сколько
В соответствии с требованиями Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам для получения пособия по временной нетрудоспособности листок нетрудоспособности необходимо предоставить не позднее 6 месяцев со дня его закрытия. При пропуске указанного срока выплата пособия не производится.
Выплаты по листку нетрудоспособности (справке) зависят от заработка за последние 6 месяцев, с учетом зарплаты, надбавок, премий и др. В расчет не принимаются выплаты, которые носят единовременный характер, а также не учитываются дни отпуска и болезни.
За первые 12 дней болезни оплачивают 80% среднедневного заработка, за последующие — 100%, больничный для одного из родителей по уходу за ребенком до 14 лет или ребенку-инвалиду до 18 лет оплачивается в размере 100%.
Вышеуказанным Положением также предусмотрен и иной ряд лиц, которым пособие с первых дней будет оплачиваться в размере 100%. К ним относятся:
- беременные (пособие по беременности и родам);
- инвалиды и участники ВОВ, инвалиды боевых действий на территории других государств;
- граждане, пострадавшие от катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;
- доноры, сдавшие кровь (мужчины – не менее 4 донаций, женщины – не менее 3 донаций) и ее компоненты (не менее 14 донаций) в течение 12 месяцев, предшествующих дню наступления временной нетрудоспособности;
- живые доноры на период временной нетрудоспособности, наступившей в связи с забором у них органов и (или) тканей человека;
- лица, осуществляющие уход за ребенком в возрасте до 3 лет и ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет в случае болезни матери либо другого лица, фактически осуществляющего уход за ребенком, а также за ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет в случае его санаторно-курортного лечения, медицинской реабилитации.
Имеют место случаи, при которых пособие по временной нетрудоспособности может быть уменьшено до 50%:
- заболевания или травмы, причиной которого явилось потребление алкоголя, наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических или других одурманивающих веществ. В этом случае за первые 6 календарных дней временной нетрудоспособности пособие не назначается;
- нарушения режима, предписанного врачом;
- наступления временной нетрудоспособности в период прогула без уважительной причины.
Существует определенный порядок выплат пособий для лиц, которые заболели в командировке, работающих менее 6 месяцев, для безработных и самозанятых, для ИП, нотариусов, адвокатов и др.
Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.
Правовые документы
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
- Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н
- (Налоговый кодекс)
- Статья 23 НК РФ. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)
- Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009
- Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ
- Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 N 1567
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
6 п. 3.4 ст.
23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.
Где их хранить организации
Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2020 году, поэтому исходим из двух принципов:
- обеспечение сохранности документов;
- возможность быстро найти нужный бланк.
В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты. Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:
- порядковый номер;
- дата предоставления бланка работником;
- Ф. И. О. работника;
- должность, структурное подразделение;
- номер и дата выдачи документа;
- наименование лечебного учреждения;
- период освобождения от работы.
Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.
Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2019 — 2021)?
Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
Это важно знать: Как получить больничный в другом городе
При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.
Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
Как поступать с электронными больничными листами
С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.
Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.
Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
6 п. 3.4 ст.
23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.
По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.
После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства. По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить. После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.
Кратко о порядке выдачи листков нетрудоспособности
Согласно п. 6 ст. 13 Федерального Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является листок нетрудоспособности. Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н утверждены Условия и порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа и выдачи листков нетрудоспособности в форме документа на бумажном носителе (далее – Порядок № 1089н). Документ вступил в силу 1 января 2022 года.
Выдачу листков нетрудоспособности осуществляют любые медицинские организации независимо от организационно-правовой формы (или индивидуальные предприниматели), имеющие в соответствии с законодательством РФ лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности (п. 2 Порядка № 1089н).
Сколько лет хранятся больничные листы в организацииСколько лет хранятся больничные листы в организации
К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.
Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д.
Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д.
Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.
Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге.
получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности. Для этого ими подается заявка установленной формы.
Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.
Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное. Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.
Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет. Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа. Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.
При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология. обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.
Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве.
Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге. В ней фиксируются данные обо всех испорченных, утерянных или похищенных бланках.
В конце года эта информация передается в территориальное отделение ФСС.
Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом. Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией. Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.
Комментариев пока нет!
Как долго должны храниться больничные на предприятии
Ввиду того что надзорные органы могут затребовать бланки строгой отчетности в любой момент, у работодателя не вызывает сомнения тот факт, что они (бланки) должны быть сохранными. Однако за время функционирования предприятия или учреждения документов накапливается очень много, и сам с собой возникает вопрос, как организовать условия хранения архивной документации.
Прежде всего, работодатель должен найти соответствующее помещение, в котором могут храниться больничные листы и другая документация. Кроме того, на предприятии должна быть штатная единица, в обязанность которой входила бы систематизация и учет архива.
Что касается сроков хранения больничного листа в организации, то современное законодательство предписывает хранить их в течение 5 лет.
Помимо больничных листов, это правило распространяется на:
- всю бухгалтерскую отчетность;
- учетные регистры;
- первичную документацию.
Больничные — это и есть первичные учетные документы.
Но по линии налоговых сборов работодатели должны хранить документы, требуемые для начисления и выплат страховок, в течение 6 лет. Соответственно, в эту категорию попадают и листы нетрудоспособности. Таким образом, срок хранения больничных листов в архиве также исчисляется 6-ю годами.
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства. По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить. После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.
Сколько лет хранятся больничные листы в организации?
В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам.
При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам. Несмотря на кажущееся единодушие, п. 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер.
Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст.
23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета). Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.
Это важно знать: Продление листка нетрудоспособности, выданного другой медорганизацией
Срок хранения больничных листов
Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности.
С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом. Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто.