Коды в табеле учета рабочего времени

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Коды в табеле учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.

Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.

Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Заведующий отделом	6	6														12 ч
Г	Г	В	В						В	В	В				2 дн.
			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	92 ч
	В	В	О	О	О	О	О	В	В	О	О	О	О	О	14 дн.
Заведующий отделом		2														2 ч
	А	В	В						В	В	В				1 дн.
															2 ч
	В	В						В	В						1 дн.

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.

Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом.

В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.

В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.

Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0.

Чем предусмотрен табель

ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.

Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.

С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.

ВАЖНО!

Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

• учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
• учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
• при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
• в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.

На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Формы и порядок заполнения

В 2023 году, как и ранее, допускается ведение документа в произвольной или утвержденной унифицированной форме:

1. Т-12. Считается универсальным табелем, в котором работодатель отражает учет рабочего времени, а также проводит расчеты по оплате труда персонала (соответственно раздел 1 и 2).

В случае, когда на предприятии расчет заработной платы осуществляется отдельно, заполнение второго раздела не требуется.

1. Т-13. Предназначена только для автоматизированного учета времени работы без расчета заработка сотрудников. Применяется в организациях, на входе в которые установлены специальные турникеты, считывающие информацию о приходе/уходе трудящихся.
2. ОКУД 0504421. Эта форма, утвержденная Министерством финансов РФ в 2015 году, используется для учета времени работы сотрудников органов государственной власти, казенных предприятий и муниципальных учреждений.

Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре в электронном и бумажном виде. Его подписывает ответственный сотрудник, руководитель подразделения и кадровик. Далее форму необходимо направить в бухгалтерию для расчета заработной платы отдельно по каждому трудящемуся.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Шаг	Данные	Комментарий
1	Наименование фирмы и структурного подразделения	В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел
2	Код ОКПО	8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя
3	№ бумаги, день оформления	Номер должен быть порядковый, дата почти всегда — крайний день периода
4	Отчетный период	Табель подается раз за календарный месяц
5	Сведения о сотруднике	Табельный No, ФИО, должность
6	Информация о пребывании на работе и часах работы	Заносятся коды
7	Суммы рабочих дней и часов за месяц	Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц
8	Данные для произведения оплаты труда	Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет — с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты.
9	Информация об основаниях для отсутствия на работе	Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов
10	Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Случай	Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми)	Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца	Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте	Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы	Ставится «НН(30)» (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Остальные обозначения и коды в табеле

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают режим труда и отдыха и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Наименование	Буквенное обозначение	Цифровое обозначение
1	Дневное и вечернее время работы	Я	01
2	Ночное время работы	Н	02
3	Работа по выходным и праздникам	РП	03
4	Сверхурочная работа	с	05
5	Командировка	К	10
6	Основной отпуск	от	14
7	Дополнительный отпуск	од	15
8	Учебный отпуск	У	16
9	Сокращенное время работы для учащихся	УВ	17
10	Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда	УД	18
11	Отпуск по беременности и родам	р	19
12	Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой)	оч	20
13	Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый)	ож	21
14	Неоплачиваемый отпуск	до	22
15	Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом	ОЗ	24
16	Больничный	Б	25
17	Неоплачиваемая нетрудоспособность	т	26
18	Часы сокращения работы	лч	27
19	Простои (по причинам, не связанным с работником)	вп	28
20	Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда)	г	29
21	Прогулы без уважительной причины	ПР	31
22	Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день)	НС	32
23	Выходные дни	в	33
24	Забастовки	ЗБ	34
25	Неявки по неясным причинам	НН	35

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

Коды в табеле учета рабочего времени, обозначение (примеры) некоторых показателей

Поскольку от сведений, внесенных в табель учета рабочего времени напрямую зависит начисление заработной платы сотрудникам, правильность его заполнения и соответствия установленным требованиям проверяет как налоговая служба, так и специалисты ФСС и ГИТ.

Важно правильно обозначать в табеле время работы сотрудников, для которого предусмотрено сразу несколько обозначений:

«Я» или «01» означает работу в обычное дневное рабочее время;

«Н» или «02» — работа в ночное время;

«РВ» или «03» — выход на работу в выходные и праздники;

«С» или «04» — сверхурочные часы работы;

«ВМ» или «05» — вахтовая работа.

Выходные дни (включая нерабочие праздники) обозначают буквой «В» или кодом «26». Для дополнительных выходных предусмотрены коды: «ОВ» («27»), если они оплачиваются и «НВ» («28»), если выходные неоплачиваемые.

Далее приведем примеры применения кодификации в буквенной символике при заполнении табеля учета для наиболее распространенных ситуаций, встречающихся в системе учета рабочего времени.

Расшифровка часто применяемых обозначений

В унифицированной форме табеля Т-12 приведены условные обозначения, используемые и в ней, и в форме Т-13. Вот некоторые из них:

• «Я» — выход сотрудника на работу в дневное время согласно установленному в организации режиму рабочего времени;
• «Н» — выход сотрудника на работу в ночное время (согласно нормам ст. 96 ТК РФ, таковым считается выход на работу с 22:00 до 6:00);
• «РВ» — работа в выходные и праздничные дни (официально выходные и праздники устанавливаются нормами ст. 111–112 ТК РФ);
• «С» — сверхурочная работа, к которой, согласно ст. 99 ТК РФ, работник привлекается по инициативе работодателя и с согласия работника (основанием для проставления этой отметки служит дополнительный документ, из которого следует, что работник свое согласие дал);
• «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
• «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
• «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
• «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст. 81 ТК РФ как отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня или весь рабочий день (смену) вне зависимости от его (ее) продолжительности;
• «В» — выходные дни — так помечаются дни, когда работник не вышел (и не должен был выходить) на работу (поскольку в табеле указываются все числа, выходные, чтобы не запутаться в дальнейшем при расчетах, тоже помечаются).

Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году (форма 0504421): их можно увидеть в таблице:

Показатель	Код
Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни	В
осуществляемая ночью	Н
Осуществление государственных обязанностей	Г
Ежегодный, очередной или допотпуск	О
Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)	Б
Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком	ОР
Сверхурочная трудовая деятельность	С
Прогул	П
Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными	НН
Служебная поездка, командировка	К
Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации комании	А
Учебный допотпуск	ОУ
Выходные, предоставленные в связи с обучением	ВУ
Замещение в 1-3 классах	ЗН
Замещение, производимое в группах продленного дня	ЗП
Замещение, осуществляемое в 4-11 классах	ЗС
Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)	РП
Часы, фактически отработанные	Ф

По каким правилам расставляются буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Кроме утвержденных унифицированных форм в постановлении Госкомстата № 1 также присутствуют разъяснения по их заполнению, которыми можно воспользоваться при возникновении проблем с оформлением той или иной формы. Согласно этим разъяснениям, в табеле отмечается фактически отработанное/неотработанное каждым сотрудником организации время. Для этого напротив фамилии каждого работника проставляются определенные буквенные обозначения за каждый день месяца (учитываются в том числе выходные и праздничные дни), под которыми ставится количество часов (если можно или нужно сосчитать время, проведенное работником за работой).

Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, табельный учет может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность за всех.

Похожие записи:

• МИГРАЦИОННАЯ КАРТА РОССИИ: ШТРАФЫ, УТЕРЯ, МОШЕННИЧЕСТВО
• Три способа организовать доставку из магазина и ресторана
• Какие налоги платят физлица: виды, ставки, что освобождается от обложения