Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.
Заполнение справочника «Статьи финансирования (зарплата)»
Для заполнения справочника нужно открыть элемент, который был перенесен из базы «1С:ЗКГУ 8», ред.3. На форме элемента справочника по кнопке «Добавить» указать вид операций (например, «Начислено»), выбрать значение в реквизите «КЭК», указать дату ввода в действие параметров справочника, заполнить значение реквизитов КФО и КПС.
Аналогично необходимо указать значения для всех используемых видов операций в базе:
-
НДФЛ;
-
ПФР до предельной величины;
-
ФСС;
-
ФФОМС;
-
ФССНС;
-
Алименты и прочие исполнительные листы и т.д.
Способы оформления обязанностей
Процедура оформления дополнительных рабочих функций может осуществляться несколькими путями:
| Способ оформления | Описание |
| Определением дополнительно нагрузки в должностной инструкции | Весьма часто в инструкции в разделе «взаимоотношения по должности», можно встретить фразу, что в период отсутствия какого-то работника наш специалист обязывается временно исполнять его обязанности. С виду безобидный пункт на практике оборачивается необходимостью некоторое время (например, из-за болезни или на период отпуска) бесплатно выполнять обязанности коллеги и нести за это ответственность. |
| Путем изменения должностной инструкции | Работодатели нередко прибегают к варианту пересмотра инструкции. Либо внесением в нее изменений (дополнений), после которых обязанности сотрудника существенно возрастают. Делается это приказом по предприятию. Работник должен быть об этом уведомлен заблаговременно (не менее чем за 2 месяца). Если он с этим не согласится, то его могут уволить по инициативе администрации по причине отказа работать в новых условиях. |
| Временным возложение дополнительных обязанностей по освободившейся должности приказом по предприятию | Тут потребуется письменное согласие работника выполнять такие функции одновременно со своей основной работой. В отличие от первого пункта за это полагается дополнительное вознаграждение, размер которого устанавливается коллективным договором компании, либо по согласованию с работодателем. Может прекращаться досрочно по инициативе одной из сторон, либо обоюдным согласием. |
| Через трудоустройство в качестве совместителя | В этом случае работник трудоустраивается на освободившуюся должность «на полставки». Оформляется отдельным приказом по кадрам. Ведется отдельный учет времени работы, начисление заработной платы, имеются разные записи в трудовой книжке. Чтобы прекратить такие отношение, потребуется официально уволиться с должности совместителя, придерживаясь процедуры, предусмотренной законодательством. |
Приказ должен иметь название должности, по которой выполняется совмещение (замещение), период такой работы, размер вознаграждения, подписываться руководителем. Если указать период нет возможности (должность вакантная, либо сотрудник длительно болеет), можно обозначить событие. Им будет момент приема нового труженика, либо выздоровления имеющегося.
Помните, самый простой способ нагрузить работника дополнительной работой – прописать это в должностной инструкции. Но такие поручения должны четко соответствовать профилю его должности. Иначе работодателя может ожидать юридическая ответственность.
Если сотрудник против
Достаточно часто труженики отказываются выполнять увеличенные обязанности, особенно без какой-либо компенсации. Отказаться выполнять дополнительные функции можно:
- Во время попытки изменить его должностные обязанности. Процедура должна происходить исключительно письменно (предложение и отказ от такого предложения). Администрация должна предложить работнику другую должность в соответствии с его квалификацией. Если не соглашается – его вправе уволить.
- Когда нужно выполнять дополнительные функции за временно отсутствующего. Здесь отказ работника (отсутствие его письменного согласия), ничем ему не грозит. Если его попробуют уволить – через профсоюз, инспекцию по труду, прокуратуру, суд он свободно восстановится в должности.
- Если возложили обязанности приказом без получения согласия. Нужно письменно проинформировать работодателя о своем несогласии. В этом случае его не имеют права привлекать к ответственности за невыполнение чужой работы.
Помните, труженик не обязан делать чужую работу, если изначально на это не соглашался. Тем более, если за это не полагается дополнительное денежное вознаграждение.
Кто может подписать документы за руководителя?
По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)директором.»>1, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.
Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.
Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.
Сроки и другие особенности хранения штатного замещения
В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.
Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой срок хранения. Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.
Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.
Для чего нужна взаимозаменяемость
Быстрое перераспределение обязанностей решает много проблем:
- снижаются риски материальных и финансовых потерь при временном отсутствии и увольнении важных и ключевых сотрудников;
- быстро перераспределяются ресурсы между задачами и проектами в организации;
- обеспечивается профессиональный рост.
Потребность в передаче или перераспределении функций в организациях возникает по различным причинам:
- при увольнении сотрудников;
- во время болезни;
- в период отпусков и др.
Обеспечение взаимозаменяемости сотрудников это отдельный проект, в состав которого входит:
- обучение смежным умениям и навыкам, внутренняя ротация работников;
- планирование графика отпусков с учетом планов основной деятельности и обучения;
- предварительное оформление допусков и доверенностей на выполнение перераспределенных функций;
- проработка вариантов аутсорсинга персонала на экстренные случаи.
Когда конкурс может не применяться
Замещение должностей гражданской службы может происходить тоже несколькими вариантами. Однако такое положение имеет возможность занять гражданин Российской Федерации, достигший совершеннолетия, владеющий государственным языком и соответствующий определённому перечню требований. Как правило, максимальный возраст, при котором кандидат может находиться на гражданской службе, – 65 лет. Зачастую на подобные должности либо происходит прямое назначение, либо проводится конкурс.
Если кандидат замещает на определённый срок руководителя или помощника, то конкурс не проводится. Это также касается и тех гражданских служащих, которые заключают срочные контракты, назначаются Правительством государства или Президентом, состоят в кадровом резерве, который сформировался по итогам предыдущего конкурса. Необходимости в проведении конкурса может не быть ещё и в тех случаях, когда замещается определённая должность гражданской службы, работа на которой связана с использованием сведений, относящихся к государственной тайне. А также при замещении должностей, которые относятся к категории младших.
Какими способами можно возложить обязанности на другое лицо?
Заболевание сотрудника может негативно отразиться на деятельности всей компании в целом. Особенно это актуально в случаях, когда болеет специалист, занимающийся очень важными направлениями, например, финансами или технологиями производства. В таких ситуациях необходимо найти временную замену отсутствующему.
На практике используется два варианта замены работника:
- Замещение. Такой способ подразумевает возложение обязанностей отсутствующего специалиста на другого в полном объеме.
- Совмещение. В этом случае замещающий выполняет только некоторые функции отсутствующего, совмещая со своей основной деятельностью.
Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска
Если сотрудник уходит в ежегодный отпуск, подобное временное замещение не составляет для компании проблем. Однако если женщина оформляет отпуск по БиР, то подобный период может затянуться на 1,5 или даже 3 года с правомерным сохранением должности за конкретной сотрудницей.
Поэтому, как показывает практика, на подобные периоды наиболее часто нанимается сторонний человек для работы по временному контракту. Однако не менее распространенные варианты совместительства, когда штатный сотрудник берет дополнительную нагрузку на время отсутствия коллеги.
Также в соответствующей части приказа прописывается основание для замещения или совмещения вакансий, которым выступает документ о назначении отпуска сотруднику.
В обстоятельствах, когда в отпуск уходит начальник компании, он может распределить свои обязанностей между двумя и более подчиненными, оформив для этого соответствующее распоряжение. Наиболее часто обязанности управленца распределяются между его непосредственными заместителями и главным бухгалтером.
Нюансы оформления бланков
Бланк для строгой отчетности должен изготавливаться исключительно типографским способом либо формироваться автоматизированными программами, отвечающими определенным требованиям по защите и фиксации данных (второй способ на практике практически не применяется из-за сложности соответствия этим требованиям).
К СВЕДЕНИЮ! Бланки, распечатанные с помощью обычного принтера, недействительны.
Ряд полей должен быть обязательным, остальные предприниматель может вносить по своему усмотрению. Закон требует, чтобы на бланке обязательно содержалась следующая информация:
- название, уникальный номер из 6 знаков и серия из двух прописных букв (назначается предпринимателем произвольно);
- название организации или имя ИП;
- для юридических лиц – адрес исполнительного органа;
- ИНН;
- вид и стоимость оказываемой услуги (в деньгах);
- сумма к уплате;
- дата оплаты и заполнения;
- данные лица, заполнявшего документ, подпись, печать (если она применяется);
- дополнительные реквизиты услуги.
ВАЖНО! Внешняя регистрация собственной формы бланка не требуется, достаточно утвердить ее во внутренней учетной политике.
Нормативные правовые акты
Для бухгалтера основополагающими нормативными правовыми актами (НПА), которые регулируют учет бланков строгой отчетности в бюджетных учреждениях, являются несколько инструкций:
- инструкция по применению единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н;
- инструкция по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденная приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н;
- инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н;
- инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н.
Реквизиты и особенности бланков строгой отчетности
Обязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:
- наименование документа (с указанием шестизначного номера и серии);
- наименование организации (с указанием организационно-правовойформы);
- фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
- ИНН>;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
- вид и стоимость услуги (в денежном выражении);
- сумма оплаты;
- дата составления документа (осуществления денежного расчета);
- фамилия, имя, отчество и должность лица, совершающего операцию с его подписью (печатью);
- иные реквизиты (по желанию ИП).
Сравнительная таблица
| Ключевые параметры | Совмещение | Замещение |
| Нормативная база | Ст. 60.2 ТК РФ | Ст. 72.2 ТК РФ |
| Основание | Наличие вакантной штатной должности | Временное отсутствие работника (отпуск, нетрудоспособность, командировка и т.д.) |
| Должность | Возможно только по другой профессии, должности | Возможно как по одной профессии, должности, так и по разным |
| Нагрузка | Двойная, т.к. предполагает выполнение работы по двум должностям | Одинарная, т.к. предполагает отказ от своих обязанностей и выполнение обязанностей по замещаемой должности |
| Оплата | Зарплата за работу по своей должности + Доплата за дополнительный объем работ по договоренности с работодателем (ст. 151 ТК РФ) | Оплата предполагает размер не менее полагающейся заработной платы по своей должности. Возможна доплата по договоренности. |
| Срок | Не ограничен, по договоренности сторон | Один месяц (есть исключения см. ст. 72.2 ТК РФ) |
| Продолжительность рабочего времени | В рамках обычной продолжительности рабочего времени | |
| Согласие работника | Требуется письменное согласие | Требуется письменное согласие за исключением случаев, указанных в ст. 72.2 ТК РФ. |
| Досрочное прекращение | Возможно с условием письменного предупреждения за 3 рабочих дня | Возможно с условием письменного предупреждения за 3 рабочих дня за исключением случаев, указанных в ст. 72.2 ТК РФ |
Замещение должностей и внутреннее совместительство
Понятия «и.о.» или «врио» действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.
Довольно часто при посещении государственного ведомства и сидя в очереди перед дверью чиновника можно увидеть на его двери табличку с аббревиатурами «и.о.» или «врио». Эти же буквы порой можно видеть при подписании договора в секции «Подписи».
Эти аббревиатуры означают следующее: «и.о.» — это исполняющий обязанности, а «врио» — это временно исполняющий обязанности.
Как правило, указанные выше обязанности исполняют работники за тех руководителей или других работников, которые временно отсутствуют по разным причинам, например, руководитель в отпуске, временно нетрудоспособен или должность руководителя является временно вакантной.
При этом действующее законодательство не устанавливает понятий «и.о.» или «врио». Вместе с тем, несмотря на то что руководитель или другой работник отсутствует, в организации необходимо обеспечивать текущий эффективный ход работы — вот тут и приходят на помощь так называемые и.о.
или врио.
Что касается служащих госорганов, назначение и.о.
или врио может происходить технически просто и при этом необязательно с дополнительной оплатой замещающему работнику (это зависит от специфичности соответствующего законодательства, а также позиции соответствующих ведомств).
А как же быть обычным, коммерческим (негосударственным) организациям? Могут ли они назначать и.о. или врио без назначения дополнительной оплаты замещающему работнику? Каким образом работодатель может/должен оформить возложение обязанностей отсутствующего работника?
- На наш взгляд, помимо прочих, основным критерием для ответов на поставленные вопросы является следующий момент: что указано в должностной инструкции замещающего работника?
- Если инструкция изначально предусматривает замещение должностей
- Классический и довольно часто встречающийся на практике пример, когда в должностной инструкции, например заместителя начальника отдела, содержится примерно следующая формулировка: «В период временного отсутствия руководителя отдела работник исполняет обязанности отсутствующего руководителя».
По нашему мнению, такая формулировка должностной инструкции имеет полное право на существование, и при этом исполнение работником обязанности по замещению отсутствующего сотрудника не требует какой-либо дополнительной оплаты.
Во-первых, потому, что исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника определено трудовым договором с работником и уже входит в трудовую функцию этого работника.
А во-вторых, если работник поставил свою подпись об ознакомлении с должностной инструкцией, то косвенно признает, что уровень оплаты за исполнение установленной трудовой функции включает в том числе и исполнение обязанности по замещению временно отсутствующего сотрудника.
В отличие от совмещения, совместительство предусматривает выполнение работы за пределами основного рабочего времени. Это может быть неполный день (до 50% рабочего времени), если по основному месту труда такой же распорядок для, либо полное время работы (например, если сотрудник работает сменами).
Тут нужно выделить такие моменты:
- фактически это еще одно трудоустройство (совместитель может быть внутренним и внешним);
- может быть на постоянной основе (тогда отпадает необходимость поиска сотрудника на вакансию);
- пользуется всеми льготами и привилегиями, что и обычные штатные сотрудники, имеет дополнительные привилегии при оформлении отпуска (в тот же период, что и по основной работе);
- работник обязан полноценно выполнять трудовые функции по основном и дополнительном месте работы.
➤Чем замещение отличается от совмещения в ②Ⓞ①⑧ году
Понятие «человеческий фактор» существует не случайно: в любой конторе важный сотрудник может заболеть, уволиться или уйти в отпуск, и в таком случае окажется, что со срочной работой справляться некому.
В ситуации, когда в офисе или на предприятии не хватает рабочих рук, начальство может оформить замещение либо совмещение профессий. Вопреки заблуждению, эти термины обозначают не одно и то же.
Как же следует толковать каждый из них и чем замещение отличается от совмещения?
Согласно Трудовому кодексу РФ, совмещение профессий — это «расширение зон обслуживания, увеличение объема работы».
На практике это означает дополнительную нагрузку на определённого сотрудника, причём новые действия, которые придётся выполнять человеку, совмещающему два занятия, могут не совпадать с действиями, изначально прописанными в трудовом договоре.
То есть человек как бы устраивается ещё на одну вакансию в своей фирме — и, конечно же, получает за это неплохое вознаграждение. При этом он не подписывает ещё один трудовой договор и выполняет новые обязанности на протяжении рабочего дня — в свободное время от основной нагрузки.
Рассуждая о работе сразу по двум направлениям, следует различать термины «совмещение профессий» и «совмещение должностей».
- Первый используется для обозначения рабочих специальностей.
- Второй применим в основном к руководству, а также специалистам и служащим.
О совмещении профессий можно говорить, если человек работает, например, и плотником и маляром, о совмещении должностей — если это менеджер и заместитель руководителя отдела в одном лице.
Несмотря на то что работник, решившийся на совмещение профессий или должностей, не должен снова заключать трудовой договор, такую инициативу обязательно следует оформить официально.
Если начальник хочет предложить подчинённому взять дополнительные обязательства, необходимо:
- согласовать изменения со штатным расписанием;
- попросить сотрудника написать соглашение;
- составить отдельное свидетельство об изменениях — его нужно прикрепить к изначальному договору;
- подтвердить договорённость изданием распоряжения.