Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Материальный ущерб у работодателя: возмещение и налоговые последствия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всём протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом её отличие от командировки, при которой работник в течение определённого срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.
Важно! Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать следующие расходы:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы.
Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер компенсации и возмещения определяется соглашением сторон.
Важно! Возмещение расходов производится при наличии следующих условий:
- имущество работника используется с согласия или ведома работодателя
- имущество работника используется в интересах работодателя.
Важно! Вид имущества, который может использоваться работником при исполнении трудовых обязанностей:
- инструмент
- личный транспорт
- оборудование
- другие технические средства и материалы.
Например, надомнику может быть частично компенсирована оплата коммунальных услуг, а также услуг телефонной связи и т.п.
Важно! Работник вправе требовать компенсации:
- за использование личного имущества работника (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов).
- расходов, связанных с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).
Порядок обучения работодателем своих сотрудников
В число обязанностей сотрудника входит отработка определенного промежутка времени после прохождения обучения, при этом сроки устанавливаются в договоре только в том случае, если в нём же указана возложенная на работодателя обязанность оплатить обучение сотрудника, в результате чего может последовать обязательное возмещение стоимости обучения при увольнении. При этом практически не имеет значения место получение знаний либо процесс повышения квалификации, в качестве которого может выступать как непосредственно организация, так и специальное учебное заведение.
Кроме того, тот, кто берет на себя обязательство вносить оплату за обучение, имеет полное право заключить с соискателем определенной должности договор ученического типа, на основании которого проходит весь учебный процесс. В этом случае в случае увольнения взыскание денег за обучение с работника осуществляется в соответствии с требованием работодателя.
События могут развиваться иным образом, если работодателем оплачивается обучение сотрудника в специальном образовательном учреждении, что подтверждается договором, а тот, на кого возлагается финансовая составляющая, в результате данного мероприятия получает собственную гражданско-правовую выгоду, но данный же документ подразумевает, что работодателю будет выплачена компенсация за обучение при увольнении. После прохождение обучения работодатель заключает с таким сотрудником трудовой договор, действующий на протяжении определенного срока, в котором в соответствии с законодательством должно быть оговорено условие о том, что сотрудник обязан отработать у работодателя определенный срок для компенсации полученного образования.
Расходы на обучение взыскать не получится при увольнении работника по состоянию здоровья
Затраты работодателя на обучение работника при его увольнении раньше оговоренного срока в общем случае подлежат возмещению пропорционально неотработанному времени. От возмещения суд может работника освободить, если установит, что он уволился по состоянию здоровья. Такая причина считается уважительной.
Сотрудник по направлению работодателя прошел курсы повышения квалификации с отрывом от производства.
После обучения он должен был отработать в компании не менее трех лет, но уволился по собственному желанию раньше и затраты на свое обучение не возместил.
Фирма обратилась в суд с иском о возмещении расходов, но суд поддержал работника. Судьи установили, что продолжать трудиться он не мог по уважительной причине — из-за ухудшения состояния здоровья.
Таким образом, даже если с работником заключено соглашение о возмещении, вернуть деньги получится не всегда.
Возмещение расходов по командировке
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
Узнайте как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .
Бухучет возмещения расходов сотруднику
После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.
Оплачивать дополнительное обучение: работодатель должен или нет?
Для ответа на этот вопрос рассмотрим все случаи, при которых сотруднику может понадобится дополнительное образование.
-
Профессиональное обучение регламентируется законом. Если для работника подошел срок очередного повышения квалификации (ПК), то такие курсы в обязательном порядке должен оплачивать работодатель. Это актуально для всех профессий, где периодические ПК обязательны: врачей, педагогов, фармацевтов, пилотов и так далее.
Помимо оплаты учебы, работодатель обязан:
-
сохранить должность специалиста;
-
освободить работника от трудовой деятельности при невозможности совмещать ее с учебой;
-
выплатить сотруднику среднюю заработную плату за каждый день обучения;
-
оплатить все дополнительные расходы, связанные с учебой: проезд и жилье в другом городе.
На дополнительном образовании работника настаивает работодатель. Такое часто бывает, когда компании нужен специалист определенного профиля, но руководство не хочет нанимать человека «с улицы» и решает обучить своего сотрудника, уже работающего в организации. В этом случае компания должна заранее уведомить работника о своем решении и оплатить ему образовательные курсы и все сопутствующие расходы.
Дополнительное образование хочет получить сотрудник. В таком случае компания-работодатель не обязана оплачивать работнику курсы и другие расходы, связанные с учебой. Но может это сделать полностью или частично, если руководство согласно с тем, что полученные знания принесут прибыль и пользу компании. Такую договоренность следует заключить в бумажном виде и скрепить подписями. Если же работодатель не заинтересован в дополнительном обучении сотрудника, тот может учиться за свой счет и в свободное время от работы.
Риск 1. В договоре нет срока отработки после обучения
Если работник увольняется без уважительной причины до истечения срока отработки, установленного ученическим либо трудовым договором, он обязан возместить затраты работодателя на обучение. Сумму, которую вернет сотрудник, рассчитывают исходя из того, сколько времени он не отработал после окончания учебы. Поэтому в договоре указывают конкретный срок, который сотрудник должен проработать в компании после учебы (абз. 5 ч. четвертой ст. 57, ст. 199, 249 ТК РФ).
В законе нет предельного срока отработки, но безопаснее его сопоставлять с продолжительностью обучения. Так суд не признает, что работодатель злоупотребляет правом. Обычно срок определяют пропорционально времени учебы. Например, после годового обучения сотрудник должен проработать в компании один год.
Закон не разрешает индивидуальным предпринимателям заключать ученические договоры, это может делать только организация (ст. 198 ТК РФ). Если предприниматель все же оформил такой договор с работником, то взыскать расходы на обучение не получится.
Не прописывайте условие, что работник возмещает затраты без учета отработанного после обучения времени. Оно ухудшает положение сотрудника, так как у него возникает обязанность покрыть расходы на учебу в любом случае, если он уволился без уважительных причин (ст. 9, 57, 206 ТК РФ, постановление Президиума Верховного суда Республики Карелия от 29 декабря 2010 г. по делу № 44г-64-2010, письмо Роструда от 13 апреля 2012 г. № 549-6-1).
Есть единичные судебные решения, по которым работодатель вправе получить полное возмещение расходов на обучение сотрудника независимо от отработанного после учебы времени, если условие об этом закрепили в договоре (кассационное определение Омского областного суда от 19 января 2011 г. № 33-312/2011). Однако ориентироваться на них опасно, так как условие о полной компенсации расходов противоречит статье 249 Трудового кодекса. Если ГИТ обнаружит такое положение в ученическом договоре, то оштрафует работодателя (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
ФСС мероприятия по охране труда
С учетом сумм, которые планируете возместить за счет ФСС, определите мероприятия, расходы на которые можно возместить. При расчете возмещаемых сумм выгоднее подобрать мероприятия, которые позволят получить максимальную сумму возмещения.
После этого, если необходимо, внесите коррективы в существующий план мероприятий. Чтобы откорректировать план, его должен переутвердить руководитель предприятия.
Мероприятия, за которые можно вернуть затраты, перечислены в пункте 3 Правил:
— спецоценка условий труда;
— приведение уровней воздействия вредных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с требованиями охраны труда, например, снижение электромагнитного излучения, запыленности, загазованности и т. п.;
— обучение охране труда работников, которых нужно направить на обучение охране труда в учебный центр;
— приобретение работникам СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, алкотестеров или алкометров, тахографов, аптечек первой помощи, оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного;
— санаторно-курортное лечение работников, которые работают с вредными или опасными факторами, а также предпенсионеров;
— периодические медосмотры;
— лечебно-профилактическое питание.
Документы в фсс в 2021 году
Чтобы обосновать финансовое обеспечение предупредительных мер, дополнительно приложите документы или их копии, которые подтвердят необходимость финансового обеспечения предупредительных мер, по таблице (п. 4 Правил):
| Мероприятие | Документы |
| Спецоценка условий труда | Копия приказа о создании комиссии по спецоценке; Копия договора с организацией, которая будет проводить спецоценку, с указанием количества оцениваемых рабочих мест и стоимости спецоценки. |
| Снижение уровня вредных факторов | Копия отчета о спецоценке, которая подтверждает, что на рабочих местах работников уровень вредных или опасных факторов превышает норму; Копия отчета о спецоценке, которую провели после мероприятия по снижению уровня вредных факторов и которая подтверждает, что класс или подкласс условий труда на рабочих местах был снижен; Копии документов о приобретении оборудования или о проведении работ для снижения воздействия вредных и опасных факторов; Если запланированы мероприятия, не требующие приобретения оборудования, – копия договора на проведение таких работ. |
| Обучение охране труда руководителей и работников малого бизнеса, руководителей госучреждений, специалистов и уполномоченных по охране труда, членов комиссий по охране труда | Копия приказа о направлении работников на обучение; Список работников, направляемых на обучение; Копия договора с обучающей организацией; Копия уведомления Минтруда о включении обучающей организации в реестр Организаций, оказывающих услуги в области охраны труда; Копия программы обучения; Документы работников, подтверждающие, что они занимают должности, которые могут обучаться за счет ФСС. |
| Приобретение СИЗ | Перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий, должностей работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ; Перечень СИЗ, приобретаемых по результатам спецоценки; Копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ техническому регламенту Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011); Копия заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации, выданного Минпромторгом в отношении СИЗ; Копия декларации о происхождении товара или сертификата о происхождении товара – для СИЗ, изготовленных на территории других государств – членов Евразийского экономического союза. |
| Санаторно-курортное лечение работников | Заключительный акт врачебной комиссии по итогам периодических медосмотров работников; Списки сотрудников, направляемых на лечение, с указанием рекомендаций; Копия лицензии санатория; Копии договоров на покупку путевок; Калькуляция стоимости путевок. Для возмещения затрат на санаторно-курортное лечение предпенсионеров дополнительно нужно представить: Копию справки для получения путевки на санаторно-курортное лечение по форме № 070/у, если отсутствует заключительный акт; Списки работников, которых направляют на санаторно-курортное лечение, с указанием рекомендаций из справки по форме № 070у, если отсутствует заключительный акт; Копию документа, удостоверяющего личность работника, направляемого на санаторно-курортное лечение; Письменное согласие работника, которого направляют на санаторно-курортное лечение, на обработку его персональных данных. |
| Проведение периодических медосмотров | Копия списка работников, подлежащих медосмотрам в текущем календарном году; Копия договора с медучреждением; Копия лицензии медучреждения. |
| Покупка лечебно-профилактического питания | Перечень работников, которым выдают питание, с указанием основания (пункт перечня), профессий работников и норм выдачи; Номер рациона питания; График занятости работников, которые имеют право получать профилактическое питание; Копии документов о времени, фактически отработанном во вредных условиях; Копии постатейных смет расходов, запланированных на покупку профилактического питания; Копии договоров страхователя с организациями общественного питания, если питание выдавали не в структурных подразделениях страхователя; Копии документов, подтверждающих затраты на покупку питания. |
| Покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров | Копия локального нормативного акта о проведении предсменных или предрейсовых медосмотров; Копия лицензии на проведение медосмотров или договора с организацией, которая вправе проводить такие медосмотры (с приложением лицензии этой компании на право проведения медосмотров); Копии счетов на покупку алкотестеров и алкометров. |
| Покупка тахографов | Копии лицензий на право осуществлять перевозки и копии документов, подтверждающих соответствующий вид деятельности организации; Перечень транспортных средств (далее – ТС), которые нужно оснастить тахографами (с указанием их регистрационных номеров, даты выпуска, сведений о прохождении техосмотра), копии паспортов ТС; Копия свидетельства о регистрации ТС в ГИБДД; Копии счетов на покупку приборов. |
| Покупка аптечек первой помощи | Перечень приобретаемых медикаментов с указанием их количества, цены и санитарных постов, которые будут оснащены аптечками |
| Приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного | Копии документов, которые обосновывают приобретение оборудования; Копии техпроектов или проектной документации, либо выписки из них, которыми предусмотрено приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ; Сведения о лицензии на осуществление образовательной деятельности, в случае приобретения оборудования для обучения, в том числе для дистанционного. |
Расходы на оплату труда сотрудников
Расходы на заработную плату сотрудников состоят из нескольких пунктов, которые формируются из разных источников и включают в себя несколько видов основных выплат.
Плата за отработанное время:
- выплаты по принятым тарифам, окладам, сдельным расценкам; процент от суммы прибыли;
- сумма натурального вознаграждения, денежные премии, стимулирующие доплаты, регулярные выплаты за стаж и выслугу лет;
- компенсации в связи с режимом работы и условиями труда;
- оплата командировочных расходов сотрудников;
- компенсация за перерывы в работе;
- выплата разницы в зарплатах при временном заместительстве, труда совместителей и другого внештатного персонала;
- комиссионное вознаграждение (страховым агентам, брокерам).
Чем заменить компенсацию
НК РФ предусматривает в том числе освобождение от НДФЛ доходов, не превышающих 4000 рублей за налоговый период, в виде сумм материальной помощи работникам (п. 28 ст. 217 НК РФ). Материальную помощь можно оказать, если работник сам оплатил свое лечение.
Материальная помощь освобождаются от налогообложения независимо от основания и источников ее выплаты. Но сумма, превышающая 4000 рублей, облагается НДФЛ. И это все-таки лучше, чем удерживать налог со всей суммы компенсации. С суммы превышения придется начислить и страховые взносы.
Пример. Расчет компенсации стоимости лечения в виде материальной помощи
Работник компании, выписавшись из больницы, написал в бухгалтерию заявление с просьбой возместить ему стоимость лечения. По счету клиники он заплатил из своих средств 7000 руб.Компания приняла решение возместить работнику эту сумму, но только в виде материальной помощи. Для этого работника попросили переписать заявление о возмещении медицинских расходов на просьбу об оказании материальной помощи.Фирма платит взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3,1%, а обязательные страховые взносы – по общему тарифу 30%.Бухгалтер сделает записи:
Дебет 91-2 Кредит 70
– 7000 руб. – начислена материальная помощь работнику;
Дебет 91-2 Кредит 69-1-2
– 93 руб. ((7000 руб. – 4000 руб.) × 3,1%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний на сумму материальной помощи, превышающей 4000 рублей;
Дебет 91-2 Кредит 69-1-1
– 900 руб. ((7000 руб. – 4000 руб.) × 30%) – начислены страховые взносы на сумму материальной помощи, превышающую 4000 руб.;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет Расчеты по НДФЛ
– 390 руб. ((7000 руб. – 4000 руб.) × 13%) – удержан налог на доходы физических лиц с суммы материальной помощи, превышающей 4000 руб.;
Дебет 70 Кредит 51
– 6610 руб. (7000 – 390) – перечислена материальная помощь работнику.
Возмещение расходов, понесенных работодателем в связи с обучением
При этом НДС, уплаченный при импорте, будет учитываться в будущем, так как подлежит отнесению в зачет. Тем самым, НДС, подлежащий уплате в бюджет при реализации, будет уменьшен на сумму НДС, уплаченную при импорте.
Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.
Вместе с тем мы не видим каких-либо оснований для возникновения негативных последствий в случае, если расчеты с сотрудниками по возмещению им истраченных ими средств будут осуществляться через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При этом суточные, выплачиваемые свыше указанных лимитов, являются доходом командированного сотрудника и облагаются НДФЛ.Если при направлении в загранкомандировку работник получает суточные в иностранной валюте, то в случае их перерасхода у него возникает облагаемый налогом доход.
В первом документе — Разъяснениях — со второй страницы внимательно читаем, что предписано работодателям.
Во многих случаях компенсируемыми расходами, на которых настаивает подрядчик, являются расходы, связанные с командированием его сотрудников. В связи с этим возникает вопрос, может ли заказчик компенсировать командировочные расходы организации-подрядчика без ущерба для себя? Ответим сразу, что обязанность по такой компенсации в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) не возникает, так как в трудовом законодательстве предусмотрено компенсирование расходов на проезд и проживание только «своим» работникам, отправленным в командировку (ст. 166, 168 ТК РФ).
Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.
Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:
оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.
Как было упомянуто, возможность учесть компенсационные суммы для целей налогообложения зависит от договорных отношений. Напомним, что в соответствии со ст. 709 ГК РФ цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика (например, командировочных расходов организации-подрядчика, связанных с выполнением работ), а также причитающееся ему вознаграждение. При этом стороны должны учитывать, что цена договора может быть:
фиксированной, в которой учтены все расходы подрядчика, включая запланированные расходы на командирование работников; плавающей, которая состоит из двух частей: вознаграждения по оплате стоимости работ и компенсационной суммы расходов, определяемой по факту и подтверждаемой документально.
В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.
Недостаток данного варианта состоит в том, что запланированная сумма командировочных расходов, включенная в установленную цену договора, может оказаться значительно меньше фактической, и соответственно подрядчик получит меньший доход, чем ожидал.
Второй вариант более выгодный, так как позволяет подрядчику учесть свои расходы в размере фактических затрат. Поскольку компенсационные выплаты квалифицируются в качестве составляющей цены договора, то как подрядчик, так и заказчик не несут финансовых потерь в отношении ни прибыли, ни НДС.
У подрядчика обе полученные суммы являются доходом, с которого он платит НДС в общем порядке, а заказчик учитывает эти суммы в качестве расходов, при этом он получает вычет по НДС в полном объеме.
Какие документы готовить
Здесь все зависит от того, на какую категорию вычетов вы претендуете, поскольку каждая из них требует разных подтверждений. Для получения компенсации за дорогостоящие медикаменты, следует подготовить:
- чеки и квитанции о покупке;
- заполненную декларацию;
- рецепты на лекарства, дополненные подписями и печатями лечащего врача.
Для получения стандартного/классического вычета, касающегося ребенка, необходимо предоставить:
- детское свидетельство о рождении;
- заполненное заявление (образец можно найти в интернете);
- документ, удостоверяющий личность родителя;
- справки о том, что ребенок учится на очном отделении (если форма договорная, прикрепите чеки об оплате);
- свидетельство о заключении брака (если имеется).
Возмещение работодателем расходов работника
Так как компенсация расходов при дистанционной работе устанавливается в соответствии с законодательством и связана с исполнением служебных обязанностей, то выплаты не облагаются:
- налогом на доходы физических лиц (пункт 1 статьи 217 НК РФ);
- страховыми взносами (абзац 10 подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ).
Указанное в соглашении с работником и экономически обоснованное возмещение затрат дистанционного работника организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Компенсационные выплаты относятся к иным перечислениям в пользу трудящегося, предусмотренным трудовым (коллективным) договором (пункт 25 статьи 255 НК РФ).
В бухгалтерском учете отнесите компенсацию затрат удаленному сотруднику на те же затратные счета учета, что и заработную плату. Для отражения расчетов с работниками используйте счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислено возмещение затрат дистанционному работнику | 20, 25, 26, 44 | 73 |
| Выплачена компенсация | 73 | 50, 51 |
Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы
Не прочитано
Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.
Н.Г. Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»
Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит.
Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.
2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже).
Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.