Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое среднесписочная численность работников и как ее посчитать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Численность, начисленная зарплата работников и отработанное время
В табличной части формы П-4 в строке 01 приводят сведения в целом по компании, а в свободных строках с 02 по 11 – сведения по каждому из видов деятельности. Сведения о численности работников и начисленной зарплате указывают за отчетный месяц или за период с начала года. Информацию о количестве отработанных человеко-часов и выплатах социального характера – ежеквартально, за период с начала года.
Заполнение сведений в графах 1-10 ежемесячно за отчетный период говорит о том, что статистическая форма П-4 ежемесячная. Если же сведения по всем графам заполняются за период с начала года, то статистическая форма П-4 является ежеквартальной. Отмечается, что те компании, которые изменили свое место деятельности, так как был изменен субъект РФ, соответственно, приводят показатели за период с начала года с момента начала работы в другом субъекте РФ.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
- Среднесписочная численность работников — это количество сотрудников, работающих в компании на протяжении квартала, полугодия, 9 месяцев или года.
- Есть более широкий показатель — списочная численность. В него включают не только наемных сотрудников, но и тех, кто работает по совместительству, договору ГПХ, находится на больничном или в отпуске.
- Чтобы рассчитать ССЧ, используют табель учета рабочего времени сотрудников. В формулу включают все календарные дни месяца. Учитывают, сколько часов отработали сотрудники с полным и неполным рабочим днем.
- В ССЧ не включают внешних совместителей, адвокатов, военнослужащих, студентов на сессии, женщин в декретном отпуске и некоторые другие категории сотрудников.
- Информацию о ССЧ предприятия передают в ИФНС в рамках расчета по страховым взносам. Отчет сдают ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Расчет штатной численности персонала
Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.
Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.
Формула расчета:
- V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
- ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
- ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
- КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.
Расчет численности персонала на примере
В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.
Данные такие:
V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;
ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;
ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);
КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.
Считаем:
1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.
Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.
Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2023 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Учет внешних совместителей и договорников
Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время.
Средняя численность лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности работников. В течение периода действия таких договоров эти лица учитываются за каждый календарный день как целые единицы. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность лиц за предшествующий рабочий день.
Средняя численность лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года определяется как частное от деления совокупности величин средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, на число месяцев этого периода. При исчислении этого показателя за год в знаменатель заносится 12.
Если с работником, состоящим в списочном составе, заключен договор гражданско-правового характера, то он не учитывается при определении средней численности лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Также не учитываются в средней численности лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, и индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, если с ними был заключен такой договор.
Пример 5. В I квартале 2011 г. в организации были оформлены три внешних совместителя. При этом два из них работали полностью три месяца, третий же — с 17 февраля. Помимо этого за этот период было заключено шесть договоров подряда. Один из них заключен с работником организации, второй — с индивидуальным предпринимателем. Периоды действия четырех договоров (за исключением двух упомянутых) — с 14 января по 4 февраля, с 28 января по 25 февраля, с 9 февраля по 4 марта, с 18 февраля по 30 марта.
Следуя требованиям ст. 284 ТК РФ:
— продолжительность рабочего времени внешних совместителей не может превышать четырех часов в день;
— в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников, —
для всех совместителей был установлен график работы с понедельника по пятницу по 4 часа ежедневно.
В январе внешние совместители отработали 120 чел.-ч (4 ч/дн. x 15 дн. x 2 чел.). Общее количество человеко-дней, отработанных ими в этом месяце, — 15 чел.-дн. (120 чел.-ч : 8 ч/дн.). Исходя из этого, средняя численность внешних совместителей за январь — 1 чел. (15 чел.-дн. : 15 дн.).
Средняя численность внешних совместителей:
— в феврале — 1 чел. (1,16 ((4 ч x 19 дн. x 2 чел. + 4 ч x 7 дн. x 1 чел. — 3 ч) / 8 ч/дн. : 19 дн.));
— марте — 1 чел. (1,48 ((4 ч x 22 дн. x 3 чел. — 3 ч) : 8 ч/дн. : 22 дн.));
— I квартале — 1 чел. (1 чел. ((1 + 1 + 1) x 1 мес. : 3 мес.)).
При определении средней численности лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не учитываются сотрудники организации и индивидуальные предприниматели, с которыми заключены такие договоры. Поэтому при исчислении учитываются данные четырех заключенных договоров.
В январе действовало два договора подряда, и общая сумма отработанных по ним человеко-дней составила 22 чел.-дн. (18 + 4). Исходя из этого, средняя численность договорников за этот месяц — 1 чел. (0,71 (22 чел.-дн. : 31 дн.)).
С учетом того что в феврале помимо упомянутых двух договоров (они завершились в этом месяце) начали действовать еще два, величина средней численности лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, — 2 чел. (2,14 чел. ((4 + 25 + 20 + 11) : 28 дн.)).
В марте были подписаны акты на завершение работ по оставшимся двум договорам. Исходя из этого, средняя численность договорников за этот месяц — 1 чел. (1,1 чел. ((4 + 30) : 31 дн.)).
Величина же средней численности лиц, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за I квартал 2011 г. — 1 чел. (1,33 чел. ((1 + 2 + 1) x 1 мес. : 3 мес.)).
Для расчета среднесписочной численности следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 №772.
В НК РФ понятие среднесписочной численности не определено.
В среднесписочную численность включаются только работники, для которых учреждение является основным местом работы.
Полный перечень лиц, которых включают в списочную численность, приведен в п. 77 Указаний, а перечень лиц, не включаемых в списочную численность, – в п. 78 Указаний.
Среднесписочная численность отличается от средней тем, что в нее не включают внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.
При расчете среднесписочной численности за месяц надо сложить среднесписочную численность полностью занятых работников и среднюю численность не полностью занятых работников. При этом необходимо учитывать следующие нюансы.
К не полностью занятым относятся работники, которые трудятся неполное время по соглашению с работодателем. Если неполное время полагается по закону, такие работники учитываются как полностью занятые (п. 79.3 Указаний).
Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца (п. 76 Указаний). Например, если списочная численность с 1 по 20 января – 89 человек, а с 21 по 31 января – 88, то среднесписочная численность за январь – 88,6 человека ((20 дн. х 89 чел. + 11 дн. х 88 чел.) / 31 дн.). Согласно п. 79.4 Указаний численность показывается в целых единицах, то есть в рассматриваемом примере она будет показана как 89 человек.
В списочную численность включаются все полностью занятые работники, которые числятся в учреждении на конкретный день (в том числе те, которые были в отпуске или на больничном).
Не учитываются работники, которые находятся в отпусках по беременности и родам, неоплачиваемых учебных отпусках и не работают, находясь в отпуске по уходу за ребенком. Если в отпуске по уходу за ребенком работник трудится неполное рабочее время, он включается в расчет (п. 79.1 Указаний).
Списочная численность в выходные и праздники равна численности за предшествующий рабочий день (п. 76 Указаний). Например, если работник уволился в пятницу, его надо включить в списочную численность за субботу и воскресенье.
Среднесписочная численность за год, квартал и другой период больше месяца рассчитывается на основе среднесписочной численности за каждый месяц этого периода (п. 79.6, 79.7 Указаний). Например, если среднесписочная численность в январе – 89 человек, в феврале – 90, в марте – 93, то среднесписочная численность за I квартал составит с учетом округления 91 человек =(89 + 90 + 93) / 3.
Для расчета средней численности не полностью занятых работников за месяц в п. 79.3 Указаний рекомендована следующая формула:
Средняя численность не полностью занятых работников = КЧО/КЧМ,
где КЧО – это количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц, а КЧМ – количество рабочих часов в месяце.
Количество рабочих часов в месяце определяется по производственному календарю. По общему правилу в отработанное время включаются и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день учитывается столько же часов, сколько сотрудник отработал в последний день перед отпуском или больничным.
Для того чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, к среднесписочной численности работников надо прибавить среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников по гражданско-правовым договорам (п. 75 Указаний).
В соответствии с п. 80 Указаний средняя численность внешних совместителей рассчитывается следующим образом:
Средняя численность внешних совместителей = КЧО/КЧМ,
где КЧО – это количество часов, отработанных внешними совместителями, а КЧМ – количество рабочих часов в месяце.
По общему правилу в отработанное время включаются рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. Полученный результат округляется до десятых (п. 80 Указаний).
Пример 1
Три внешних совместителя работают по два часа в день пять дней в неделю. По производственному календарю в январе 2019 г. 17 рабочих дней и 136 часов (при 40-часовой рабочей неделе).
Рассчитаем среднюю численность внешних совместителей.
Количество часов, отработанных внешними совместителями за январь 2019 г., – 102 ч. = (2 ч. x 17 дн. х 3 чел.).
Средняя численность внешних совместителей – 0,75 человека =102 ч / 136 ч, с округлением до десятых – 0,8 человека.
Средняя численность работников по гражданско-правовым договорам определяется так же, как и среднесписочная численность работников по трудовым договорам. При этом в расчете не участвуют ИП (пп. «б» п. 78, п. 81 Указаний).
Средняя численность за год, квартал и другой период больше месяца рассчитывается на основе средней численности за каждый месяц этого периода.
Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время
Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.
Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:
- Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
- После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.
Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.
Чтобы рассчитать среднюю численность работников данной категории, нужно выполнить следующие действия:
- Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
24 часа — на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
36 часов — на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
40 часов — на 6,67 ч или на 8 ч соответственно. - После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).
При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каждый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.
Рассчитать среднесписочную численность работников ИП, ООО: инструкция
ИП — это люди, которые занимаются своим бизнесом, часто используя наемный труд, поэтому они приравниваются к другим компаниям-работодателям. Индивидуальным предпринимателям также нужно сдавать отчеты. Вот инструкция, как рассчитывать среднесписочную численность работников ИП:
- В этом случае, так же как и в компаниях, организациях и на предприятиях, не берут в расчет сотрудников, которые числятся в отпуске на время учебы, по беременности или родам. Внешних совместителей также не нужно брать во внимание.
- Сотрудников, которые работают и они есть в штатном расписании, следует учитывать по документам (табелям) рабочего времени.
- Расчет ССЧ работников ИП производится по такой формуле: ССЧ ИП = кол-во работников полностью занятых / кол-во календ. дней в месяце.
Если у ИП за отчетный период работали люди на неполном дне, тогда нужно считать, сколько они по факту трудились чел./дней. Сложите все отработанные часы и разделите на продолжительность рабочего дня.
«ООО» — такой аббревиатурой обозначаются многие компании, организации и предприятия. Поэтому их расчет ССЧ будет выполняться по инструкциям, описанным выше.
Для чего необходима информация о среднесписочной численности работников?
Среднесписочная численность работников является важным статистическим показателем.
Этот показатель используется для заполнения следующих форм:
- данные о среднесписочной численности работников (за предшествующий календарный год);
-
4-ФСС ; - N МП (микро) («Сведения об основных показателях деятельности
микро-предприятия »); -
РСВ (на основании приказов Федеральной службы государственной статистики); - N ПМ («Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия»);
-
П-4 («Сведения о численности, заработной плате и движении работников»).
Расчет среднесписочной численности работников
Формула среднесписочной численности работников выглядит следующим образом:
За месяц:
СЧР (за месяц) = ∑СЧР дн / К дн, где
СЧР (за месяц) — среднесписочная численность работников за месяц, ∑СЧР дн — сумма СЧР (за каждый календарный день месяца) К дн — количество календарных дней месяца.
За год:
Среднесписочная численность работников за год рассчитывается путем сложения среднесписочной численности работников (за все месяцы) и деления полученной суммы на 12:
СЧР (за год) = (∑СЧР мес.) / 12, где
СЧР (за год) — среднесписочная численность работников за год, ∑СЧР мес. — сумма СЧР (за все месяцы отчетного периода).
Учет трудящихся в организации
Каждая из организаций учет работников ведется с использованием общепринятых специализированных форм первичного учета:
- для оформления приема на работу используется форма №Т-1;
- для перевода работника с одной на другую работу применяется форма №Т-5;
- очередной, дополнительный и учебный отпуска предоставляются с использованием формы №Т-6;
- прекращение трудового договора – форма 3Т-8;
- все изменения в трудовой деятельности каждого работника фиксируются в личной карточке (форма №Т-2);
- ежедневный учет отработанного времени наемными работниками ведется на предприятии в конце каждого рабочего дня, используя табель учета рабочего времени по формам №Т-12, №Т-13;
Кто входит и не входит в ССЧ
Главным требованием к расчету численности является учет всех сотрудников предприятия, с которыми на период составления отчетности заключен трудовой договор.
Сотрудники, которые отсутствуют на рабочем месте, также учитываются при условии, если:
- Персонал по поручению предприятия находится в командировке, и в соответствии с Трудовым кодексом за ним сохраняется сумма заработной платы.
- Сотрудник не явился на рабочее место по причине болезни.
- Сотрудник во время рабочего процесса является представителем предприятия и выполняет государственные или общественные права и обязанности.
Работники, которые в соответствии со стандартами Росстата не включаются в списочную численность:
- Приобщены к работе по совмещению со сторонней организацией.
- Производят хозяйственную деятельность по договору ГПХ.
- Составили заявление об увольнении без предупреждения руководящего состава предприятия и закончили преждевременно исполнять должностные обязанности.
Существует категория сотрудников, которые временно не включаются в среднесписочную численность:
- женщины, находящиеся в декрете по беременности или уходу за ребенком;
- работники, которые находятся в отпуске по причине усыновления;
- работающие лица, которые на определенный отчетный период пользуются бесплатным отпуском по причине поступления в высшее учебное заведение либо сдачи экзаменов.