Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить документы после закрытия ИП?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
---|---|---|---|
Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Сроки хранения документов
В ходе хозяйственной деятельности у каждого индивидуального предпринимателя скапливается большое количество документов, которые необходимо хранить определенное действующим законодательством время.
Существует три категории установленных сроков:
- до 10 лет — временное хранение;
- более 10 лет — долгосрочное. Целесообразность хранения документов определяется экспертизой в соответствии с утвержденным перечнем их типов. Каждому виду документов определен свой период хранения;
- постоянное хранение.
О длительности хранения документов
Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.
У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.
Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.
Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.
Нормативная база по вопросу хранения документов.
Вопросы хранения казахстанскими организациями своих документов регулируются несколькими нормативными документами.
А именно:
-
Постановлением Правительства РК №703 от 31.10.2018 г. «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»;
-
Приказом и. о. Минкультуры и спорта РК №263 от 29.09.2017 г. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»;
-
Приказом Минфина РК №241 от 31.03.2015 г. «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета».
На основании данных документов в каждой организации должно быть разработано собственное Положение о порядке и сроках хранения документов.
В соответствии с Приказом Минфина №241 меры по организации хранения своих документов определяет руководство каждого субъекта предпринимательства. В эти меры входит в том числе установление лица, которое отвечает за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению. Как правило, эта обязанность возлагается на бухгалтера (главного бухгалтера).
Ответственное лицо обеспечивает:
-
сохранность документов;
-
оформление и передачу их в архив.
Как оформить уничтожение документов по истечении срока хранения?
Если установленный срок хранения документов истек, и постоянному хранению документы не подлежат, их можно будет уничтожить. Но уничтожение не подразумевает, что документы можно просто выбросить. Уничтожение следует правильно оформить, составив акт на списание и уничтожение документов.
Форма такого акта законом не утверждена, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. Также организация самостоятельно организует проведение процедуры уничтожения документов и утверждает состав участников комиссии, которая проводит процедуру. Отметим, что в состав комиссии не обязательно должны входить работники госархива. Достаточно сформировать ее из работников самой организации (не менее 3 человек).
Как правило, в состав комиссии включается главный бухгалтер, один из руководителей организации и лица, ответственные за сохранность документации. Состав комиссии должен быть утвержден приказом руководителя.
После утверждения состава комиссии, ее члены должны отобрать к уничтожению документы, которые допустимо уничтожить, не нарушая требований законодательства. Потребуется составить опись таких документов.
После этого составляется протокол, где указывается количество и вес документации, подлежащей уничтожению.
Если уничтожением занимается сторонняя организация, то оформляется приемо-сдаточная накладная, а затем необходимо подписать с ней акт выполненных работ.
Если уничтожением занимаются сотрудники самой организации, то в составе комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, отвечающий за хранение и уничтожение документации фирмы.
Возникает вопрос, как же быть, если организация уже ликвидирована и штат сотрудников распущен? Во-первых, не следует допускать такой ситуации. Ликвидация организации –процедура, которая занимает не один день. Если уже принято решение закрыть бизнес, позаботьтесь о сортировке документов и отборе тех, что подлежат уничтожению, заранее.
Если же собственники бизнеса озадачились этим вопросом уже после того, как никого из сотрудников не осталось, придется провести процедуру самостоятельно. При этом также следует составить опись документов и протокол. За неимением других лиц, документы сбывшему собственнику бизнеса придется подписать самостоятельно.
Те документы, которые нельзя уничтожить, следует сдать на хранение в государственный архив, заказав услугу «Депозитарное хранение архивных документов». Отделения государственного архива следует искать в своем населенном пункте.
Как и когда сдают документы в архив
В Архив обязательно сдают документы, касающееся персонала предприятия, бумаги, относящиеся к Архивному фонду РФ, а также те, чей срок хранения еще не закончился. Это зафиксировано в части 10 статьи 23 ФЗ №125.
Но просто собрать бумаги в стопку и отвезти их в Архив нельзя: перед сдачей документы обязательно нужно подготовить.
Как это происходит:
- документы разделяются по отдельным папкам, учитывая сроки их хранения;
- каждая папка (дело) не должна содержать более 250 листов;
- при формировании папок используют те же обозначения, что применялись в период работы ООО;
- документы подшиваются в папку в единственном экземпляре – никакие копии не нужны;
- бумаги нужно складывать в хронологическом порядке.
Для того, чтобы архив принял на хранение документацию ООО после ликвидации, бумаги должны быть только в «правильном» виде, а именно:
- пронумерованы;
- подшиты;
- структурированы (разложены в хронологическом порядке, учтены сроки хранения);
- иметь внутреннюю опись.
КАДРОВАЯ документация
Сроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. ⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено. Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Перечень сроков хранения
В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.
№ | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
1 | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет | При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
2 | Путевые листы | 5 лет | При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет |
3 | Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет | |
4 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет | При условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности |
5 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | ||
а) годовая | Постоянно | ||
б) промежуточная | 5 лет | При отсутствии годовых — постоянно | |
6 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | |
7 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: | ||
а) по основной (профильной) деятельности | Постоянно | ||
б) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
8 | Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | ||
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы | 50/75 лет ЭПК | ||
б) о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
в) о служебных проверках | 5 лет | ||
г) о направлении в командировку работников | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ||
9 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет | При условии проведения проверки |
10 | Расчеты по страховым взносам: | 50/75 лет | |
а) годовые | |||
б) квартальные | |||
11 | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
12 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет | Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно — 75 лет |
13 | Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
14 | Справка о доходах и суммах НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
15 | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | |
16 | Счета-фактуры | 5 лет |
Хочу выкинуть документы. Так можно?
Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.
Налоговый кодекс о документах
Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор.
Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов.
Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.
Ответить на вопросы налоговой.
Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков.
Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.
Читать в Деле
Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ.
Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры.
Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.
Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.
Документооборот ИПв зависимости от кодов ОКВЭД, регистрации и ведения экономической деятельности
Классификатор видов экономической деятельности определяет, чем занимается бизнесмен. Некоторые коды исключают применение УСН, например, если вы решили стать страховым брокером (статья 346, пункт 3 Налогового кодекса). Документооборот будет сложнее.
Если вы парикмахер, можете выбрать, что вам выгоднее: работать на УСН или купить патент. УСН рассчитывается по месту регистрации ИП, а это всегда место жительства. Размер предполагаемого дохода в ПСН, от которого и рассчитывается стоимость патента, будет зависеть от места, где предприниматель собрался работать. Вести нужно будет только книгу учета доходов в обоих случаях. Например, ветеринар в Бибирево в Москве заплатит за годовой патент 39 600 рублей, а в области — уже 12 528.
При этом режимы можно совмещать: применять УСН на определенные виды деятельности, а патент купить для других видов и даже работать с таким патентом в другом городе. Документов при этом будет больше, учет осложнится.
Срок хранения личных учетных дел страхователей после ликвидации
Документы Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.
Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года). Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.
Срок хранения документов после ликвидации ООО Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23.
Отсутствие документов
Если вы не справились со своей обязанностью по хранению того или иного документа, то вы виновны в грубом нарушении НК РФ. Наказание за это — штраф от 10 тысяч рублей.
Однако заплатив штраф, вам все равно придется восстанавливать потерянные или испорченные документы:
-договоры, акты и товарные накладные можно повторно запросить у своих контрагентов;
-при утере учетных документов проводится расследование и по его окончанию составляется акт, который и относится в налоговую при необходимости;
-регистрационные документы повторно можно запросить у налоговой, подав соответствующее заявление и заплатив нужные госпошлины.
Кроме того, обнаружив, что тот или иной документ утерян, вам необходимо составить соответствующий акт и хранить уже этот документ.
Если документ был испорчен, то вы обязаны написать справку об этом, указав сам документ, период его составления, а также причину порчи.
ИП на ОСНО и ЕНВД – раздельный учет
Одновременное применение общей и вмененной систем налогообложения требует организации и достоверного ведения раздельного учета по имущественным объектам, обязательствам и хозоперациям (п. 7 стат. 346.26 НК). Методология раздельного учета утверждается в учетной политике предпринимателя. При этом необходимо разделить показатели, напрямую участвующие в расчете уплачиваемых налогов. В частности, это такие значения, как:
- Доходы ИП и расходы – раздельный учет доходов требуется для корректности начисления налога с прибыли. Распределение расходов законодательно выполняется по нормам п. 9 стат. 274 НК – в пропорции к стоимостным показателям полученных доходов.
- Входящий НДС – разделение необходимо для правильности и правомерности последующего принятия налога по ОСНО к вычетам. При отсутствии разделения запрещено брать к вычету входной НДС (абз. 6 п. 4 стат. 170 НК). Исключение – периоды, за которые доля расходов на ЕНВД меньше 5 % от совокупной величины затрат, в этом случае разрешено весь НДС по купленным ТМЦ отнести на вычеты (абз. 7 п. 4 стат. 170 НК).
- Имущественные объекты – в целях начисления и уплаты налога с имущества.
- Страховые взносы и зарплата персонала – в целях уменьшения единого налога по ЕНВД и корректности отнесения социальных сумм на расходы по прибыли.
Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.
Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:
- регистрационные;
- учетные;
- разрешительная документация;
- отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
- кадровые;
- документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).
Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:
- статистические коды;
- лист записи ЕГРИП.
Внимание! С начала 2017 года свидетельство ОГРН и ИНН при постановке на учёт ИП уже не выдают. Однако бизнесмены, которые регистрировались в более ранние периоды, должны бережно хранить оригиналы выданных налоговой бланков.
После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:
- лицензий;
- допусков;
- разрешений;
- сертификатов соответствия и качества;
- уведомлений о начале деятельности.
В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.
Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:
- счета-фактуры;
- квитанции, чеки;
- закупочные документы;
- накладные;
- документы ККТ (ордера, карточки регистрации, журналы, фискальные накопители).
Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно. Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ. Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.
Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- лицевые счета начисления заработной платы;
- штатные расписания;
- приказы по личному составу;
- графики отпусков;
- должностные регламенты и инструкции;
- личные карточки форты Т-2;
- табеля учёта рабочего времени;
- книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).
В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде. Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге. Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.