Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Затраты по доставке работников до работы: учет в целях налогообложения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.
Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.
Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.
Особенности учета транспортных расходов
К транспортным расходам (иначе говорят, транспортно-заготовительные расходы) можно отнести следующие затраты:
- Оплата транспортных расходов за доставку товара;
- Оплата за погрузочно-разгрузочные работы;
- Плата за временное хранение.
Варианты оплаты стоимости услуг по доставке товара:
- Стоимость доставки предприятие включает в цену товара;
- Возврат потраченной суммы продавцом согласно заключенному договору с покупателем;
- Покупатель оплачивает транспортные расходы отдельной суммой;
- Оплачивают услуги согласно заключенному договору на доставку товара с транспортной компанией.
Что делать, если не предоставлены подтверждающие документы
Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:
- Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
- Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.
Размер компенсации расходов на дорогу
Размер компенсации устанавливается соглашением между работником и работодателем, кроме случаев, установленных законодательством.
Например, для целей налогообложения компенсация за использование личного транспорта установлена в зависимости от мощности двигателя.
| Категория ТС | Размер компенсации (руб./мес.) |
|---|---|
| Легковое авто с мощностью двигателя до 2000 куб. см включительно | 1200 |
| Легковое авто с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см | 1500 |
| Мотоцикл | 600 |
Какие транспортные расходы сотрудникам возмещают
В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Статья 165 ТК РФ разъясняет, в каких случаях компенсируются расходы на проезд сотрудников к месту работы и обратно, и содержит исчерпывающий перечень компенсационных выплат, среди которых отдельно выделены транспортные расходы.
Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт:
- возмещение трат за эксплуатацию личного автомобиля сотрудника;
- компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;
- оплата командировочных расходов в части приобретения билетов (авиа, ж/д, наземный, водный и прочие виды транспорта);
- оплата билетов к месту отдыха работника и обратно;
- возмещение расходов на проезд к месту работы при переезде в другую местность.
Ограничений по суммам для каждого вида компенсационных доплат не предусмотрено, и работодатели самостоятельно устанавливают нормативы в отношении работников. Эти нормы не должны противоречить текущим положениям трудового законодательства и закрепляются локальными приказами по организации.
Разберем особенности предоставления каждого вида компенсационных выплат и процедуру, как оформить компенсацию проезда к месту работы и обратно правильно.
Оплата дороги в командировку
При командировании в другую местность компенсация за проезд к месту работы и обратно обязательна, наряду с оплатой проживания и выплатой суточных. Основанием для выплаты станет приказ о командировании, служебное задание и другие документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Компенсация за проезд к месту работы при командировке законодательных ограничений не имеет. Работодатель обязан возместить все издержки по факту, но он вправе установить индивидуальные требования в части рационального и экономного расходования бюджета компании: запретить работникам использовать для проезда к месту командировки такси вместо общественного транспорта или приобретать билеты класса люкс, бизнес, первого класса. Такие ограничения распространены в бюджетной сфере.
Командированный работник по возвращению подтверждает понесенные траты документально, предоставляя чеки, квитанции, билеты, выписки и прочие платежные документы, подтверждающие факт оплаты услуг перевозчика. Комиссии, страховки и прочие дополнительные платежи, взимаемые транспортными компаниями при продаже билетов, компенсируются тоже.
Какой транспорт можно использовать
От того, какой вид транспорта Вы выберете для транспортировки своих подчиненных напрямую зависит порядок налогообложения.
| № п\п | Вид транспорта | Характеристика |
| 1 | Общественный | Если подчиненному компенсируется проезд общественным транспортом на рабочее место и обратно, то с данного возмещения будут удержаны страхвзносы |
| 2 | Служебный | Такая дополнительная привилегия для подчиненных, как их доставка на работу и обратно служебным транспортом, не облагается подоходным. Главное прописать этот пункт в колдоговоре |
Особенности исчисления НДФЛ
Согласно п.3 ст.217 НК РФ компенсационные выплаты работникам не облагаются налогом на доходы физических лиц при условии, что эти выплаты предусмотрены действующим законодательством и производятся в пределах установленных норм. То есть компенсации работникам Крайнего Севера на проезд к месту проведения отпуска не облагаются НДФЛ, если в предыдущем году работники не использовали данную льготу и предприятие оплачивает им проезд к месту отдыха, расположенному на территории России.
Если предприятие оплачивает расходы на проезд работнику, который проводит отпуск за границей, или работнику, который уже получал компенсацию на проезд к месту отдыха в прошлом году, с этой выплаты необходимо удержать НДФЛ. В такой ситуации оплата стоимости проезда рассматривается не как компенсация работнику, а как оплата транспортных расходов в его личных интересах. Подобные выплаты включаются в налоговую базу в соответствии с пп.1 п.2 ст.211 НК РФ. В нем говорится, что в налоговую базу по НДФЛ включаются доходы, полученные налогоплательщиком, в частности оплата предприятием за работника товаров (работ, услуг) в интересах налогоплательщика. Организация удерживает налог по ставке 13% (п.1 ст.224 НК РФ).
Компенсация за личный транспорт
Работники часто используют свой личный автотранспорт для выполнения служебных обязанностей: для транспортировки грузов, доставки отчетности, развозки товаров. А вот то, что утром работник прибыл в офис на своей машине, не относится к основаниям для назначения компенсации.
Условия расчета и выплаты компенсации за использование личного автомобиля необходимо обговорить с начальством и закрепить договоренности в специальном документе — договоре или соглашении об эксплуатации личного транспорта подчиненного. Без договора претендовать на компенсационные выплаты не приходится.
Размер компенсации устанавливается по договоренности (ст. 188 ТК РФ). Максимального и минимального ограничений по закону нет; работодатель и его подчиненный могут договориться практически о любой сумме компенсационной выплаты.
Работодателю следует помнить о налоговых рисках в части компенсирования транспортных затрат. Согласно действующей редакции НК РФ, затраты на эксплуатацию личного транспорта работника могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах утвержденных норм (подп. 11 п. 1 стат. 264 НК, п. 1 Постановления № 92 от 08.02.2002, Письмо Минфина № 03-03-06/1/465 от 09.08.2011). Это значит, что только норматив компенсации организация сможет легально не учитывать при уплате налога на прибыль, а все, что сверху, увеличит ее налоговую базу. Именно поэтому в большинстве организаций размеры компенсации за личный автомобиль не превышают этот установленный законом норматив.
Примеры сумм:
- для легкового авто с объемом двигателя 2000 см³ и менее сумма компенсации не может превышать 1200 рублей в месяц;
- если объем двигателя более 2000 см³, то компенсировать положено до 1500 рублей в месяц;
- для мотоцикла возмещают только 600 руб. в месяц, независимо от марки мотоцикла.
Текст статьи 325 ТК РФ в новой редакции.
Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.
Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.
Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членов его семьи и обратно производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании предоставленных билетов или других документов.
- Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, и членов их семей устанавливается нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
- Выплаты, предусмотренные настоящей статьей, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.
- Гарантии и компенсации, предусмотренные настоящей статьей, предоставляются работнику федерального государственного органа, государственного внебюджетного фонда Российской Федерации или федерального государственного учреждения и членам его семьи только по основному месту работы работника.
- Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
- N 197-ФЗ, ТК РФ действующая редакция.
?????�?????? 325. Трудового кодекса РФКомпенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска иобратно
Лица, работающие в организациях,финансируемых из федеральногобюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных книмместностях, имеют право на оплату одинраз в два года за счетсредств работодателя (организации, финансируемой изфедеральногобюджета) стоимости проезда в пределах территории РоссийскойФедерации к месту использования отпуска и обратно любым видомтранспорта(за исключением такси), в том числеличным, а также наоплату стоимости провоза багажа весом до 30килограммов. Право накомпенсациюуказанных расходов возникает у работника одновременно справом на получение ежегодного оплачиваемого отпусказа первый годработыв данной организации.
Организации, финансируемые из федеральногобюджета, оплачиваюттакжестоимость проезда и провоза багажа к месту использованияотпуска работника и обратно неработающим членам егосемьи (мужу,жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим сработником)независимо от времени использования отпуска.
Оплата стоимости проезда работника ичленов его семьи личнымтранспортомк месту использования отпуска и обратно производится понаименьшейстоимости проезда кратчайшим путем.
Оплата стоимости проезда и провоза багажа к местуиспользования отпуска работника организации, финансируемой изфедеральногобюджета, и членов его семьи и обратнопроизводится позаявлениюработника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда вотпускисходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчетпроизводитсяпо возвращении из отпуска на основании предоставленныхбилетовили других документов.
- Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда ипровоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц,работающихв организациях, финансируемых из федерального бюджета, ичленов их семей устанавливается Правительством РоссийскойФедерации.
- Выплаты, предусмотренные настоящейстатьей, являются целевымиине суммируются в случае, когда работник и члены его семьисвоевременно не воспользовались правом на оплату стоимостипроездаипровоза багажа к месту использования отпуска и обратно.
- Гарантии и компенсации, предусмотренные настоящей статьей,предоставляются работнику организации, финансируемой изфедеральногобюджета, и членам его семьи только поосновному местуработыработника.
- Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплатустоимостипроезда и провоза багажа к месту использования отпуска иобратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых избюджетовсубъектов Российской Федерации, устанавливаются органамигосударственной власти субъектов Российской Федерации, ворганизациях, финансируемых из местных бюджетов, — органамиместного самоуправления, у работодателей, не относящихся кбюджетной сфере, — коллективными договорами, локальныминормативнымиактами, принимаемыми с учетом мнениявыборных органовпервичныхпрофсоюзных организаций, трудовыми договорами.
Оплата проезда к месту работы (вахты) и обратно
Согласно нормам трудового законодательства, за каждый день нахождения в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно, предусмотренный графиком работы на вахте, а также за дни задержки в пути по метеорологическим условиям или вине транспортных организаций, работнику выплачивается дневная тарифная ставка, часть оклада (должностного оклада) за день работы (дневная ставка) (ч.8 ст.302 ТК РФ).
Доставка работников на вахту осуществляется организованно от места нахождения компании или от пункта сбора (устанавливается администрацией предприятия) до места работы и обратно (п.2.5 Положения о вахте).
Фактический путь работника-вахтовика состоит из двух отрезков: от места его жительства до пункта сбора и от пункта сбора до самого производственного объекта.
Компенсация проезда как материальная помощь отдельным сотрудникам
Многие работодатели нацелены на поддержание долгосрочных трудовых отношений со своими сотрудниками, а это обычно сопровождается определенной социальной ответственностью перед работниками организации. Поэтому в случае крайней необходимость сотрудник может обратиться за материальной помощью, в том числе и за компенсацией расходов на проезд до работы. Для получения материальной помощи работник обязан:
- Написать заявление с просьбой предоставить ему материальную помощь. Здесь же должно быть изложено кратко обоснование причины обращения за помощью. Заявление обычно составляется на имя генерального директора организации.
- К заявлению прикладываются документы подтверждающие причину обращения за помощью. Обычно это документы, которые подтверждают тяжелую жизненную ситуацию (медицинские справки, справки из центра социальной защиты населения и т.д.).
- После рассмотрения заявления составляется приказ, в котором указывается принятое решение о выплате материальной помощи и ее величине.
Расходы на проезд сотрудников в трудовом договоре
Одним из правовых вариантов компенсации расходов на проезд сотрудников – это указание данной компенсации в трудовом договоре. В таком случае это будет считаться одной из статей расходов на оплату труда. Правомерность отражения компенсаций в трудовом договоре можно выразить в нескольких аспектах:
- В случае заключения трудового договора, независимо от того, что прописано в нем, любой гражданин имеет право рассчитывать на все те компенсации и преференции, предусмотренные трудовым законодательством. Помимо трудового законодательства работник также защищен специфическими законами, которые могут распространяться также на трудовые отношения.
- В случае изменений условий договора гражданин имеет право отказаться от подписания нового дополнительного соглашения, если это ущемляет его права. Гражданин имеет право высказать все свои претензии в части несогласия с новыми положениями и в случае если работодатель не готов к диалогу, может обратиться в профсоюз, трудовую инспекцию, а в крайнем случае и в суд.
- До заключения трудового договора работник имеет право обсудить все его пожелания и ожидания. Сотрудник заранее озвучивает, чтобы он хотел получить за выполнение трудовых обязанностей в данной организации. Работодатель в свою очередь может принять данные условия и внести их в договор. Или предложить компромиссный вариант и свои условия отношений.
- В общем понимании расходы на проезд до места работы полностью ложатся на работника. При трудоустройстве он должен оценить самостоятельно свои экономические выгоды от такой сделки. Но в случае труднодоступности месторасположения, работодатель может взять эти расходы на себя. При этом данная мера может быть как индивидуальная либо общая для всех работников.