Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебное расследование: когда и в отношении кого проводится». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если на предприятии выявляются проблемы, которые мешают нормальному порядку работы, то обязательно требуется проведение проверочных мероприятий для выявления причин нарушений, определения виновного человека и оценки последствий.
Служебная проверка в организации : полномочия работодателя
Н.И. Тимофеев, А.М. Ильина
Опубликовано в номере: Кадры предприятия N2 / 2004
ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЙ ПРОВЕРКИ В каждой организации рано или поздно возникают ситуации, когда работодатель вынужден принимать управленческие решения, негативным образом отражающиеся на отдельных работниках.
Речь идет, в частности, о привлечении работников к дисциплинарной или материальной ответственности, увольнении работников по некоторым предусмотренным Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами основаниям и других подобных ситуациях.
Заметим, что в число таких работников могут попадать и руководители организаций.
- Издание подобных распорядительных актов (приказов или распоряжений), оформляющих указанные решения работодателя, как следует из положений трудового законодательства, должно базироваться на установлении соответствующих фактических обстоятельств, с одной стороны, предопределяемых каждый раз непосредственно самой конкретной ситуацией, а, с другой, — оцениваемых с применением некоторых общих подходов.
- Именно этой цели, то есть установлению совокупности фактических обстоятельств, предшествующему принятию работодателем того или иного решения, и служит так называемый «институт служебной проверки».
Уточним, что единого порядка проведения служебных проверок в организациях ни Трудовым кодексом РФ, ни каким-либо другим общезначимым нормативным актом федерального уровня не установлено. К тому же сам термин «служебная проверка» законодательно закреплен лишь в нормативных актах, регулирующих прохождение отдельных видов государственной службы.
Тем не менее, в ряде достаточно крупных организаций со значительной численностью работающего в ней персонала применяются локальные нормативные акты, регламентирующие порядок проведения служебных проверок.
При этом нередко должностные лица, в первую очередь, из числа административно-управленческого персонала организации, сталкиваясь с необходимостью установления тех или иных обстоятельств (например, обстоятельств совершения работником дисциплинарного проступка), фактически проводят служебные проверки, не соотнося свои действия с нормами законодательства (без надлежащего документального оформления, используя недопустимое вторжение в частную жизнь работников и т.п.).
Наконец, нельзя не отметить и то обстоятельство, что результаты правильно проведенной служебной проверки, оформленные соответствующим образом, могут стать дополнительным доказательством правомерности действий работодателя в случае возникновения трудового спора.
В этой связи рассмотрим в общем виде некоторые вопросы, которые, как представляется, не следует оставлять без внимания работодателю при проведении служебных проверок.
Вопросы, связанные с расследованием несчастных случаев на производстве, регулирование которых осуществляется в соответствии со статьями 227 — 231 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом от 24.07.
1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», в рамках данной статьи не рассматриваются.
ОБСТОЯТЕЛЬСТВА, ВЛЕКУЩИЕ НЕОБХОДИМОСТЬ ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ПРОВЕРКИ
К числу таких обстоятельств (случаев), по нашему мнению, можно отнести следующие: 1. Совершение работником дисциплинарного проступка (статьи 192, 193, 195 Трудового кодекса РФ).
При принятии решения о необходимости проведения служебной проверки работодателю, в первую очередь, нужно исходить как из характера совершенного проступка, так и из тех негативных последствий (в том числе материальных), которые возникли или могут возникнуть в связи с этим.
Также следует иметь в виду и то, какой именно вид дисциплинарного взыскания (увольнение, выговор или замечание) может быть применен к виновному работнику.
Например, проводить служебную проверку, конечно же, необходимо в случаях, когда речь может идти об увольнении по одному из оснований, предусмотренных статьей 81 Кодекса 1) по пункту 5 — за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
2) пункту 6 — за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей, к числу которых относятся:
- прогул (подпункт «а»);
- появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (подпункт «б»);
- разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подпункт «в»);
- совершение по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий (подпункт «г»);
- нарушение работником требований по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий (подпункт «д»);
Организация процедуры
Чтобы начать мероприятия по проверке выявленных нарушений, нужно установить их характер. Процесс организации расследования будет различаться при дисциплинарном проступке и нанесении предприятию материального ущерба.
Статья 192 ТК РФ определяет, как правильно провести такое служебное расследование, если был установлен дисциплинарный проступок. Организация мероприятий будет предполагать следующее:
- Получение объяснений со стороны работника. Фиксировать информацию нужно письменно. Если же лицо откажется написать объяснительную записку, то об отказе составляется акт.
- Вынесение решения о дисциплинарном взыскании. Здесь учитывается объяснение сотрудника, мнение непосредственного руководителя, а также иные сведения, подтверждающие факт нарушения.
При этом нужно учитывать характер проблемы, причины появления таковой и обстоятельства, при которых работник нарушил те или иные правила трудового распорядка.
Говоря о мерах ответственности, которые ожидают работника в случае вынесения комиссией соответствующего решения, их характер зависит от вида проступка. Последствия могут быть несерьезными, в виде выговора или предупреждения, а также приводящими к уголовной ответственности.
С позиции трудового законодательства к сотруднику, нарушившему дисциплинарный порядок, могут быть применимы предупреждение, выговор и увольнение. Расторжение трудового договора допустимо не с первого проступка, за исключением некоторых случаев, например, прогула.
Еще один виде ответственности – материальная. Здесь предполагается взыскание ущерба, который причинил сотрудник. Порядок определяется также согласно ТК РФ (ст. 248) и предусматривает взыскание с работника суммы, не превышающей его среднемесячный заработок. Если ущерб крупный, то возможно удержание денег в несколько этапов.
Когда проводится служебное расследование
При любом отклонении от нормального порядка, когда необходимо разобраться в произошедшем, выявить причины, виновников, определить последствия.
Как правило, такая проверка проводится в случаях:
- недостачи при инвентаризации;
- жалобы со стороны клиентов или персонала;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции;
- нарушения локальных актов (правил техники безопасности, пожарной безопасности и т. п);
- разглашения коммерческой информации;
- нанесения материально ущерба организации или работникам;
- получения и дачи взятки;
- иных злоупотреблений.
Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен любым работодателем по своему усмотрению.
Отличия проверки от разбирательства
Данные термины имеют схожую расшифровку, однако следует понимать их разницу для определения плана мероприятий.
Проверка может проводиться в компаниях государственного назначения, при этом в состав комиссии входит в обязательном порядке уполномоченное лицо. Проведение служебного разбирательства не выходит за рамки компании, оно требуется для выявления правонарушений среди сотрудников и взыскания с них денежной компенсации. Разбирательство осуществляется не только в крупных компаниях, но и в частных небольших фирмах, штат которых может составлять не более трех человек.
В данном случае комиссия состоит исключительно из сотрудников компании – это работника службы безопасности, руководителя и самого подозреваемого. Работа осуществляется на основании Трудового кодекса, так как стороны заключают между собой договор, который обязует выполнение установленных обязательств перед друг другом. Если же по прошествии разбирательства и установлении всех обстоятельств дисциплинарного нарушения, сотрудник отказывается выполнять свои обязательства, тогда данная проблема передается в судебную инстанцию для разрешения конфликтной ситуации.
Порядок проведения мероприятий
Многие граждане задаются вопросом, а что именно проверяют уполномоченные лица при служебном расследовании. Ответ прост, работа осуществляется строго по поступившему заявлению, соответственно мероприятия направлены на выявление обстоятельств по работе отдельного сотрудника.
Для начала поступает информация об обнаружении нарушения со стороны одного из сотрудников компании, далее руководителем утверждается решение, по которому назначается служебная проверка. Данное мероприятие должно занимать не более трех дней с момента получения информации о возможном проступке работника. Проверка должна была занять не более тридцати дней с момента ее начала. Для расследования назначается сотрудник, который не имеет отношения к провинившемуся работнику или к данному делопроизводству. Нередко для осуществления мероприятий собирается дополнительная комиссия.
Все действия должны быть подкреплены официальным приказом или другим распорядительным документом, где обязательно прописываются следующие данные:
- Причина, по которой требуется проведение данного расследования;
- Участники, входящие в состав комиссии;
- Права и обязанности обеих сторон;
- Время проведения;
- Срок, в течение которого документы будут переданы руководителю.
Если требуется узнать, кто проводит проверочные мероприятия, то достаточно просмотреть данный документ, где указываются все участники комиссии. В основном в ее число входят сотрудники кадров, также могут быть включены работника отдела безопасности и финансов – при выявлении возможного экономического преступления. Работа комиссии контролируется председателем.
Важно знать! Для участия в рассмотрении дела строго запрещено привлечение лиц и сотрудников организации, которые являются родственниками виновного лица или имеют личный интерес к исходу делопроизводства. Данная ошибка может привести к необъективному результату и привлечению к ответственности невиновного гражданина.
Требуется знать также, что подпись на приказе, который является основанием для проведения расследования в рамках компании, подписывается всеми участниками комиссии и сотрудником, чья вина устанавливается.
Все участники комиссии обладают определенными правами:
- Допрос сотрудников организации по поводу произошедшего события, а также требование по предоставлению от них объяснений в письменном вид;
- Изучение и анализ документации, которая строго соответствует тематике делопроизводства;
- Требование предоставления бумаг от сотрудников компании;
- Получение консультации при необходимости от экспертов и аудиторов.
Все граждане, входящие в состав комиссии обязаны выполнять следующие требования:
- Выяснение всех обстоятельств и причин, которые вызвали развитие таких событий;
- Принятие заявления в рассмотрение сразу после его подачи;
- Работа проводиться конфиденциально;
- Требуется составление акта, где прописывается результат исследования;
- Наличие документации, подтверждающей проведение служебной проверки на должном уровне и согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации.
Предположительно виновное лицо также иметь ряд прав:
- Указание личного мнения по поводу происходящего в письменной форме;
- Предоставление собственной доказательной базы, которая в обязательном порядке должна быть подкреплена в итоговом акте по расследованию;
- Подача заявления, по которому нужно исключить одного из участников комиссии, для этого понадобятся серьезные аргументы и факты;
- Получение полноценной информации по делопроизводству без сокрытия фактов и материалов.
Сотрудник может выступать с защитной позицией, привлекать на свою сторону правозащитника и действовать в соответствии с законодательными актами и нормативами, доказывая свою непричастность к деянию. Также виновное лицо имеет право не предоставлять комиссии объяснительную в письменном виде, данное действие также должно быть указано в окончательном акте.
Служебная проверка завершается составлением акта, где указываются результаты проведения комплекса мероприятий, в обязательном порядке такой акт содержит следующую информацию:
- Данные об участниках комиссии;
- Информация по противоправному деянию;
- Наименование причин и возможных мотивов;
- Личные данные о сотруднике, который предположительно виновен в произошедшем деянии;
- Полная информация по мере ответственности за данный проступок.
Отличия служебной проверки от служебного расследования, основания для проведения
В действующем законодательстве имеется чёткое определение и механизм применения дисциплинарных взысканий. Известно, что предшествовать наказанию должно проведение проверки, в частности, получение письменного объяснения.
Если работник объяснение не предоставил, это не значит, что дисциплинарное взыскание применить нельзя. Если требуемый документ не предоставляется в течение двух дней, то работодателем составляется соответствующий акт.
Работодателю нужно доказать, что подчинённым действительно было осуществлено грубое нарушение установленных правил поведения или же требований должностной инструкции. При этом, управленец должен отразить данный факт документально, осуществив комплекс мероприятий, направленных на установление причин.
Использование результатов проверки
Только при наличии грамотно составленного комиссией акта наниматель вправе применять к виновному дисциплинарное наказание. В иных условиях увольнение сотрудника либо вынесение ему выговора могут признаться незаконными и в дальнейшем обжаловаться.
Если обвиняемый субъект не согласен с предъявляемыми ему обвинениями и уверен в своей правоте, он должен обратиться в инспекцию труда или суд с целью защиты своих прав. Для нанимателя в таких обстоятельствах оформленный акт и проведенное расследование станет весомым доказательством правомерности действий в отношении подчиненного.
Таким образом, служебная проверка представляет собой комплекс процедур, направленных на выяснение обстоятельств того или иного нарушения и определение вины лица, которые важно грамотно, быстро и в соответствии с правилами реализовать. Нанимателям настоятельно рекомендуется быть детально ознакомленными не только с порядком проведения рассмотренного мероприятия, но и с законодательной базой, регулирующей данный вопрос.
Документооборот и порядок
При наличии оснований для проведения служебного расследования создаётся специальная комиссия для изучения обстоятельств, оценки размера ущерба и привлечения виновника. В состав включаются сотрудники подразделения, в котором допущено отклонение и представители соответствующих служб. Например, при выявлении недостачи, привлекаются сотрудники бухгалтерии, при установлении факта воровства специалисты службы внутренней безопасности, при получении взятки ответственные лица отдела по борьбе с коррупцией.
Проверка при неявке на рабочее место
Чтобы отсутствие сотрудника на рабочем месте стало считаться прогулом, нужны основания. Пока их нет, человек отсутствует по невыясненным обстоятельствам. Если неявка стала причиной серьезных последствий, которые отразились на работе предприятия, то сотрудника могут уволить с работы или объявить выговор. И для того, и для другого нужны основания. Их можно выяснить только в ходе служебной проверки. Так как срок проведения служебной проверки не может превышать тридцати дней, то она должна проходить быстро.
Начнется же она только после того, как появится служебная записка. Ее автором может быть как непосредственный руководитель, так и любой другой сотрудник. Когда сотрудник появляется на работе, он должен объяснить причину своего поведения. Уважительными считаются:
- Болезнь сотрудника или кого-то из членов семьи. Необходимо подтверждение этого больничным листом или медицинской справкой.
- Опоздание из-за отсутствия транспорта. Например, авария на трамвайных путях.
- Обстоятельства, которые не зависят от воли работника. Примером может послужить автомобильная авария.
Трудовой кодекс говорит о том, что если сотрудника нет на работе в течение всего дня, то это можно называть прогулом. Именно в день прогула составляется определенный акт, который и зафиксирует нарушение.
Сроки проведения проверки в полиции
Срок проведения служебной проверки в полиции равен четырнадцати дням. Его начинают отсчитывать, как только руководитель получает информацию о нарушении. В сроки проведения служебной проверки не включается время отпуска сотрудника, его больничного, командировки или отсутствия на службе по уважительной причине. Любое из этих обстоятельств нужно подтвердить документом, будь то справка из отдела кадров или иная бумага.
Служебная проверка не может проводиться больше тридцати дней. Даже если окончание этого периода выпадает на праздничный или выходной день, срок проведения служебной проверки в полиции нельзя нарушать, все мероприятия должны закончиться перед праздничным или выходным днем.
Не так давно был принят федеральный закон о продлении срока проверки. Теперь если руководитель органа исполнительной власти или его заместитель решили продлить мероприятия, то срок проведения служебной проверки может быть продлен еще на тридцать дней.
В каких случаях проводится служебное расследование
Вообще, неприятную ситуацию служебного расследования может инициировать работодатель при малейших своих подозрениях на какое-либо отклонение. Чаще всего служебные расследования возникают в следующих отклоняющихся от нормальной работы случаях:
- При проведении плановой инвентаризации были выявлены недостачи. Будут предприняты действия, для того чтобы выяснить ее причины.
- При приеме обращения от работников или постоянных клиентов организации. Это могут быть также постоянные жалобы от какой-либо категории обращающихся клиентов.
- Нарушение одним или группой работников принятых правил. Это могут быть нормы, прописанные в трудовых договорах, должностных инструкциях. Например, прогул – отсутствие на работе какого-либо сотрудника в рабочее время более 4 часов.
- Выход сотрудников за рамки, очерченные локальными актами, например, техники пожарной безопасности.
- В случае, когда принципиально важная для ведения бизнеса информация каким-то образом попала к конкурирующим организациям.
- Был нанесен моральный или материальный вред отдельным сотрудникам или компании в целом.
- Был установлен факт получения, дачи взятки.
Естественно, это далеко не все причины, побуждающие к проведению расследования. Но большая часть случаев в них вписывается. Некоторые из ситуаций подробно описаны в существующем законодательстве. Например, 247 статья Трудового кодекса посвящена действиям работодателя, если ему был нанесен ущерб.
Если на предприятии выявляются проблемы, которые мешают нормальному порядку работы, то обязательно требуется проведение проверочных мероприятий для выявления причин нарушений, определения виновного человека и оценки последствий.
Перечень ситуаций, когда проводятся подобные проверочные мероприятия, можно определить условно. На практике это происходит в следующих случаях:
- недостачи, выявленные по итогу инвентаризации;
- поступление жалобы со стороны работника или клиента;
- нарушение сотрудником положений трудового договора, правил внутреннего распорядка, должностной инструкции;
- нарушение правил, предусмотренных локальными актами, например, техники пожарной безопасности;
- разглашение коммерческой тайны;
- причинение предприятию материального ущерба;
- взятка, независимо, зафиксировано получение или дача таковой.
Представленный перечень неисчерпывающий. Причиной расследования могут стать и другие нарушения со стороны работников.
Акт служебного расследования составляется в случаях причинения ущерба работодателю действиями работника или выявления нарушений трудовой дисциплины. Такой документ необходимо составлять и после Акта об отсутствии на рабочем месте при намерении уволить работника за прогул.
Проведение служебного расследования или проверки инициируется резолюцией руководителя – первого лица организации. Состав комиссии утверждается приказом, а срок проведения проверки ограничен 30 календарными днями. С приказом должны ознакомиться члены и председатель комиссии. Кстати, это должны быть лица, не связанные с происшествием.
Комиссия собирает, изучает документы, связанные с происшествием, истребует объяснения у сотрудника (обязательно). При отказе – составляется соответствующий Акт (по аналогии с Актом об отказе от получения). По результатам проверки составляется Акт служебного расследования, который подписывается всеми членами комиссии и работником, в отношении которого она проводилась (Акт об отказе от подписи).
Приказ составляется на основании унифицированного образца. Но в него допускается вносить свои корректировки. Обязательно в распоряжении должны иметься сведения:
- наименование компании
- личные данные специалиста, который написал докладную записку
- сведения о работнике, подозревающегося в совершении правонарушения
- ссылка на записку
- сведения о лицах, ответственных за проведение расследования и включенных в состав комиссии
На приказе обязательно проставляется дата составления и подпись руководства.
Кто участвует в служебном разбирательстве
В большинстве случаев основными действующими лицами служебного разбирательства выступает служба безопасности и внутренний отдел аудита.
Если организация предусматривает небольшой штат сотрудников, то процедура может ограничиться привлечением кадрового агента. Также допускается привлекать прочие специальности для проведения правомерного расследования. Например, юристов и бухгалтеров.
Непосредственный руководитель работника, ставшего субъектом разбирательства, обязан принимать участие в расследовании. Однако, получение объективной доказательной базы не требует его непосредственного участия в проверяющей коллегии.
В комиссию могут включаться члены профессионального комитета, службы по управлению персоналом и безопасности.
Минимальная численность проверяющего органа — три сотрудника. Начальник службы безопасности должен возглавлять его.