Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «3 Термины, определения и сокращения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Изменения 2022 года госты делопроизводство». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
- Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
- Соблюдение полей:
- 20 мм – верхнее и нижнее;
- 10 мм – правое;
- 20 мм – левое;
- В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
- Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
- Межбуквенный интервал – обычный;
- Единичный пробел между словами;
- Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
- Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
- Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
- Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
Если документ содержит коммерческую тайну
Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).
Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» Стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.
Как оформлять документацию: 4 способа
Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.
- Машинописным способом в соответствии с
ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004№ 63-ст). - Рукописным методом, используя положения
ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562). - Применяя ЭВМ, согласно
ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843). - На электронных носителях информации.
Требования к оформлению списка литературы
Список литературы к курсовой работе, реферату или выпускной квалификационной работе, является обязательным требованиям. Ведь он показывает основные источники информации, которыми пользовался студент при написании своей работы.
Однако, не все учебные заведения используют единую методику построения и оформления списка литературы.
Основными ГОСТами, которые применяются к оформлению списка литературы, являются:
- ГОСТ Р 7.0.5-2008 БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ССЫЛКА.
- ГОСТ Р 7.0.11-2011. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Диссертация и автореферат диссертации. Структура и правила оформления
- ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления» (введен в действие с 1 июля 2019 года)
- Стандарты установленные ВУЗами и СУЗами
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.
Стандарт распространяется на изделия машиностроения и приборостроения всех отраслей промышленности, изготавливаемые и применяемые по конструкторской документации, выполняемой в соответствии с требованиями Единой системы конструкторской документации, и объекты строительства и строительные изделия, изготавливаемые по проектной документации, выполняемой в соответствии с требованиями Системы проектной документации для строительства.
На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности выполнения текстовых документов изделий различных отраслей промышленности с учетом их специфики.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
8.1 Титульный лист является первым листом документа. Титульный лист, составленный на альбом документов, является первым листом описи этого альбома.
8.2 ЛУ выпускают для документов, на которых по условиям их использования разработчик и (или) заказчик считает нецелесообразным приводить наименования организаций, должности и фамилии лиц, подписавших эти документы.
8.3 ЛУ выпускают для одного документа, для нескольких документов, для альбома документов или комплекта документов. Допускается выпускать ЛУ для отдельной части или нескольких частей документа.
8.4 Обозначение ЛУ состоит из обозначения документа, к которому он относится, с добавлением через дефис кода ЛУ, например, ХХХХ.ХХХХХХ.ХХХТУ-ЛУ.
8.5 Если ЛУ выпускается для альбома документов, ему присваивают обозначение одного из этих документов с добавлением через дефис кода ЛУ и записывают в опись альбома первым.
8.6 Если ЛУ выпускается для нескольких документов, ему присваивают обозначение одного из этих документов с добавлением через дефис кода ЛУ и записывают в спецификацию, в которую входит этот документ.
8.7 Если ЛУ выпускается для комплекта документов, ему присваивают обозначение спецификации с добавлением кода ЛУ и записывают в спецификацию в раздел «Документация» первым.
8.8 При записи ЛУ в спецификацию следует указывать в графе «Примечание» — «Размножать по указанию».
Примечания
1 ЛУ размножают и рассылают при необходимости. Необходимость рассылки копий ЛУ определяет держатель подлинника ЛУ по согласованию с заказчиком.
2 В ведомость эксплуатационных документов, а также в ведомость документов для ремонта ЛУ не включают.
8.9 Титульный лист и ЛУ выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 по форме, приведенной на рисунке 23:
поле 1 — наименование ведомства (или организации), в систему которого входит организация, разработавшая данный документ. Заполнение поля не обязательно;
поле 2 — в левой части (для технических условий, эксплуатационных и ремонтных документов) — код по действующему классификатору продукции, в правой части — специальные отметки. Заполняется только для титульного листа.
Общие требования к техническому оформлению
Межгосудасрвтенные и национальные стандарты значительно отличаются друг от друга. Чтобы понять, в чем разница между нормативами, рекомендуется ознакомиться особенностями каждого из них.
| Стандарт, используемый при составлении документации | Значение стандарта, используемого при составлении межгосударственной документации | Значение стандарта, используемого при составлении национальной документации |
| Шрифт | Times New Roman или Arial | |
| Размер шрифта | 11, 13, 14 (10, 12 для приложений) | |
| Высота символов | 2,5 мм | |
| Боковой колонтитул | 3 мм | |
| Красная строка | 15 – 17 мм | 12,5 – 17 мм |
| Нижний и верхний колонтитул | 10 мм | |
| Междустрочный интервал | 8 мм | Полуторный или двойной |
| Интервал между заголовками, подзаголовками и основным текстом | 3 – 4 интервалов | 4 высоты шрифта основного текста |
| Интервал между заголовками, подзаголовками и основным текстом, если документ составляется от руки | 15 мм | |
| Интервал между разделом и подразделом | двойной | Равный значению интервала, используемого в основном тексте |
| Интервал между разделом и подразделом при составлении документа от руки | 8 мм | 15 мм |
Как проставлять отметки
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- ФИО его владельца;
- срок его действия.
Что нельзя делать в текстовой части
Список действий, которые нельзя делать при оформлении текстовой части документа:
- нельзя использовать математические знаки перед проставлением минуса в отрицательных значениях (необходимо писать «минус»);
- применение знака диаметра (необходимо писать слово «диаметр»);
- использование индексов стандарта (ГОСТ, ТУ) без номера регистрации;
- перенос части обозначения;
- неправильная нумерация основных составляющих в документе, так как он автоматически становится недействительным;
- использование абзацев с различной длиной отступа;
- в документе нельзя нарушать правила оформления, так как такая бумага будет считаться недействительной со стороны юридических аспектов;
- все реквизиты документов оформляются по строго установленным правилам (к примеру, в заявлении название указывают строго посередине текста без проставления точки в конце);
- проставление номера на титульной части, так как он учитывается, но не отображается на первой странице документа.
Требования к текстовым документам согласно стандартам по ГОСТ помогают правильно оформлять все необходимые бумаги. Представленные условия определяют систему документооборота и правильного ведения дел на производствах, предприятиях, в компаниях различных сфер деятельности.
Официальные документы
Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения. Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier). Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.
Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri. С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности. Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.
Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них — это размер. При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.
Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.
Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.
В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
- ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
- ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи
- ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые документы
- ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
- ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы
- ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные
- ГОСТ 2.316-68 ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц
- ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения буквенные
- ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений
- ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
- ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
- ГОСТ 8.417-81 ГСИ. Единицы физических величин
- ГОСТ 13.1.002-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
- ГОСТ 21.1101-92 СПДС. Основные требования к рабочей документации
- ГОСТ 28388-89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие
межгосударственные стандарты:
ГОСТ
2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к
выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и
графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ
2.051-2006 Единая система конструкторской документации. Электронные
документы. Общие положения
ГОСТ
2.052-2006 Единая система конструкторской документации. Электронная модель
изделия. Общие положения
ГОСТ
2.105-95 Единая система конструкторской документации. Общие требования к
текстовым документам
ГОСТ 2.301-68
Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ
3.1103-2011 Единая система технологической документации. Основные надписи.
Общие положения
ГОСТ
3.1118-82 Единая система технологической документации. Формы и правила оформления
маршрутных карт
ГОСТ
3.1119-83 Единая система технологической документации. Общие требования к
комплектности и оформлению комплектов документов на единичные технологические
процессы
ГОСТ
3.1120-83 Единая система технологической документации. Общие правила
отражения и оформления требований безопасности труда в технологической
документации
ГОСТ
3.1128-93 Единая система технологической документации. Общие правила
выполнения графических технологических документов
ГОСТ
3.1129-93 Единая система технологической документации. Общие правила записи
технологической информации в технологических документах на технологические
процессы и операции
ГОСТ
3.1130-93 Единая система технологической документации. Общие требования к
формам и бланкам документов
Примечание — При пользовании настоящим стандартом
целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе
общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по
техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно
издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который
опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно
издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если
ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом
следует руководствоваться заменяющим (измененным) стандартом. Если ссылочный
стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него,
применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.