Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об отсутствии на рабочем месте: образец и правила составления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Конечно, перед тем как оформлять акт, следует предпринять попытку связаться с не вышедшим на работу сотрудником. Можно позвонить ему на указанный им в трудовом договоре мобильный телефон, написать СМС. Если ответа не последовало, то стоит приступить к составлению акта без указания причины невыхода на работу. Если работник не выходит на работу несколько дней подряд, организации следует направить уведомление на домашний адрес работника. Также можно направить по домашнему адресу другого сотрудника с целью узнать причину невыхода на работу. Пока работодатель не будет на сто процентов уверен в отсутствии у сотрудника уважительной причины, составлять акт о прогуле не рекомендуется. Осуществление попыток различными способами связаться с работником помогут в возможном в будущем судебном разбирательстве. В качестве доказательства попыток уведомления можно будет использовать почтовые отправления, выписку по звонкам, взятую у сотового оператора.
Подробно рассмотрим процедуру составления акта
Первым делом укажем наименование составляемого документа. В нашем случае – акт о невыходе на работу. Ниже по документу отмечаем место (город), дату и точное время составления акта. В документах, связанных с отсутствием работника на его рабочем месте, очень важно максимально точно указать время составления. Если время будет указано не верно или не будет указано вовсе, сотрудник сможет оспорить действительность документа.
Так как акт составляется от имени работников предприятия, а не от лица организации-работодателя, указывать наименование организации или имя её директора не следует. В основной части документа необходимо отметить следующие моменты:
- ФИО и должность на предприятии лица, составляющего акта;
- ФИО и должности лиц, в присутствии которых акт был составлен. Работники выступают в качестве комиссии и, после ознакомления с окончательным вариантом акта, оставляют в нём свои подписи, подтверждая изложенное в нём;
- ФИО и должность сотрудника, не вышедшего на рабочее место;
- ссылка на трудовой договор, обязывающий сотрудника быть в обозначенное время на работе;
- предпринимались ли попытки связаться с отсутствующим работником, предупреждал ли работник кого-нибудь из других сотрудников организации о возможности невыхода не работу.
Составление акта отсутствия на рабочем месте — пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, как долго сотрудника нет на рабочем месте
Согласно действующему законодательству, прогулом признают отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение одного рабочего дня или смены (либо в течение всей смены, длящейся менее 4 часов). Если ситуация попадает под вышеуказанные критерии, смело составляйте письменный акт.
- Шаг 2. Найдите как минимум двоих свидетелей
Акт рекомендуется составлять в присутствии свидетелей. Обычно в качестве свидетелей выступают коллеги прогульщика (не забудьте указать их должности и паспортные данные в документе).
- Шаг 3. Составьте акт в свободной форме
Используйте готовый образец. Уделите максимум внимания деталям, напишите, сколько часов и минут сотрудника не было на рабочем месте, и где конкретно оно находится: укажите название цеха, отдела, кабинета и т.д.
- Шаг 4. Дайте сотруднику шанс объясниться
Прогулом считают только отсутствие на работе без уважительных причин. Если работник попал в дорожно-транспортное происшествие, внезапно почувствовал себя плохо по пути на работу и других обстоятельств, на которые не мог повлиять, уволить его как прогульщика (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) нельзя. Поэтому дождитесь письменных объяснений и включите их в акт об отсутствии на рабочем месте (бланк можно дополнить подтверждающим документом — справкой, больничным листом и т.д.).
- Шаг 5. Заверьте документ в стандартном порядке
Этап 6. Принятие решения о мере ответственности
Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.
Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ответственности производится служебным документом (Пример 7).
Последствия составления акта
После того как закон составлен и подписан, работник получает уведомление с объяснением причин своего отсутствия на работе. На это дается два дня.
Если отсутствие на работе вызвано серьезной причиной, например, попаданием в аварию, то штраф не налагается. Это при условии наличия доказательств несчастного случая. Например, это справка от сотрудника дорожной службы.
Если отсутствие вахтового работника вызвано причиной, которую работодатель считает неуважительной, то это лицо привлекается к дисциплинарной ответственности, которая должна соответствовать Трудовому кодексу РФ. По закону, в статье 192 указаны виды взысканий, которые могут быть наложены на работников в случае нарушений. Всего существует три вида: ре
- вина,.
- порицание и
- увольнение.
Этап 5. Служебное расследование
Этап расследования не всегда необходим. Чаще всего он используется, когда вопрос спорный и неясно, была ли причина отсутствия законной, или когда, например, работник отсутствовал некоторое время и с ним не связывались, и поэтому неясно, было ли это отсутствие Является ли причина отсутствия законной. Ключевым моментом является то, что под дисциплинарным проступком (а отсутствие на работе является дисциплинарным проступком) понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него обязанностей (статья 192, пункт 1 Трудового кодекса РФ).
Работодатель имеет право применить предусмотренные указанной статьей дисциплинарные взыскания, начиная от дисциплинарного взыскания и заканчивая увольнением. Часть V статьи 192 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он совершен.
Поэтому, если неясно, виновен ли работник в прогуле, лучше назначить расследование комиссией, которая составляет акт внутреннего расследования. Обычно в него включается вся обнаруженная информация (когда и как работника попросили отчитаться за свои действия, выводы о последующих событиях и виновности работника в проступке).
Однако, если факт отсутствия зафиксирован в отчете, от работника получено письменное объяснение или он отказался его предоставить, а обстоятельства выяснены, нет необходимости проводить расследование.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДАННОГО АКТА
Акт об отсутствии сотрудника предприятия на рабочем месте составляется в двух экземплярах и заполняется несколькими сотрудниками. Для этого собирается группа людей, которая может включать непосредственного начальника, представителя руководства организации, руководителя кадровой службы, председателя профсоюза, а так же иного другого работника, способного доказать факт отсутствия нарушителя. Данную группу могут именовать комиссией, в этом случае в акте делается пометка об ее составе. Члены комиссии заполняют реквизиты, указанные в предыдущем разделе, после чего проставляют свои подписи. После этого служба кадров должна ознакомить под роспись провинившегося сотрудника с составленным актом, с целью получения письменных объяснений.
Сотрудник может отказаться от подписи составленного документа. Это не освобождает его от ответственности. В данном случае работник кадровой службы должен сделать в акте соответствующую пометку.
Понятие прогула и его последствия
Отечественное трудовое законодательство абсолютно понятно и доступно определяет понятие прогула, как случая отсутствия определенного сотрудника на положенном месте на протяжении 4 часов без какого-либо основания или предоставленной справки. По своей сути акт о прогуле является справкой, подтверждающей факт неисполнения рабочими непосредственных служебных обязанностей. Подобные действия попадают в перечень дисциплинарных поступков в соответствии с отдельными пунктами статьи 192 ТК РФ. Совершение таких действий обязательно влечет наложение штрафных санкций и даже может послужить причиной увольнения.
Акт о прогуле работника также может быть оспорен, если не сотруднику организации не выплачивалась заработная плата на протяжении более пятнадцати рабочих дней. С упомянутым правилом можно ознакомиться в ст. 142 ТК РФ. В случае задержки выплаты зарплаты работники всегда имеют возможность приостановить выполнение своих непосредственных обязанностей в организации, предварительно проинформировав работодателя.
Факт отсутствия сотрудника на своем месте можно отнести к допустимому поведению только в случае наличия у него справки, подтверждающей нетрудоспособность или специального вызова для прохождения в учебном заведении экзаменационной сессии. Судя по опыту судебной практики по вопросам достоверности причин наложения штрафных санкций, в качестве уважительных могут считаться и другие обстоятельства:
- Обращение нарушителя рабочего режима организации за врачебной помощью. Подобные действия могут учитываться и в отношении несовершеннолетних детей. Без получения справки, подтверждающей отсутствие трудоспособности при наличии необходимых документов, составленных в виде медицинского заключения;
- Выполнение сложных ремонтных работ по адресу проживания сотрудника при возникновении аварийной ситуации.
Правила заполнения акта
Образец акта о прогуле служащего сотрудника организации, бланк которого не сформирован в специальной форме, но требует следования определенным правилам, может составить только специальная комиссия. Неявка любого работника должна быть обязательно запротоколирована. Чтобы такой бланк был заполнен правильно, понадобится свидетельство минимум двух работников. Чтобы образец документа можно было в дальнейшем считать действительным, нужно, чтобы в нем содержались такие сведения:
- Бланк должен содержать информацию о каждом представителе комиссии, а также об отсутствующем работнике организации. Обычно указывается должность, фамилия, а также инициалы всех сторон;
- Бланк должен всегда содержать данные о предпринятых мерах для выяснения места нахождения работника организации, нарушающего режим, о конкретных причинах его отсутствия и о том, какой результат получен после принятия вышеуказанных мер;
- Длительность периода отсутствия на положенном месте с конкретной информацией об учете в рассматриваемом промежутке времени различных мероприятий, включая обеденный перерыв;
- Дату и конкретное место, где заполнялся бланк.
Скачать образец можно в конце статьи.
Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте
Для документа, который составляется при нарушении работником своих трудовых обязанностей (прогуле) нет унифицированной формы – он составляется работодателем самостоятельно. Акт отсутствия на работе (образец) мы приведем в конце статьи.
Документ заполняется обычно непосредственным руководителем работника. В шапке документа целесообразно указать наименование компании, дату заполнения акта, время, когда был заполнен акт о невыходе на работу.
Основная часть документа обычно составляется от лица заполнившего акт, где в свободной форме подробно излагается суть зафиксированного события. В основной части документа подробно описывается, что работник (фиксируется должность, ФИО работника) отсутствовал на своем рабочем месте (фиксируется рабочее место, например, цех первичной обработки). Фиксируется временной промежуток, дата инцидента. Также акт об отсутствии на рабочем месте (бланк) может содержать причину отсутствия на рабочем месте, которую озвучил работник. Акт заполняется в двух экземплярах, один передается в отдел кадров, другой должен быть передан работнику.
Акт отсутствия работника на рабочем месте (бланк) обязательно должен быть подписан двумя свидетелями, которые смогут подтвердить информацию, изложенную в акте. Также документ подписывается сотрудником, который его заполнил. Работник должен быть ознакомлен с актом под подпись, должна быть зафиксирована дата подписи документа.
Что считается прогулом
Законодательство РФ регламентирует, что прогул – это пропуск работником работы больше 4-х часов подряд без сообщения руководителю. Главным отличием прогула является тот факт, что, как правило, работник не способен, или не имеет желания написать письменную причину пропуска работы. Учитывая, что прогул является дисциплинарным нарушением, отображенным при заключении трудового соглашения, возникает необходимость в наложении дисциплинарного наказания, согласно ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор и даже увольнение). Однако, для наложения взыскания необходим документ, подтверждающий факт прогула. Поэтому, в результате отсутствия объяснительной записки, прямой начальник работника обязан оформить акт.
Что же относится к прогулу без уважительной причины?
- Пропуск работником работы полного рабочего дня, не зависимо от его длительности.
- Опоздание работника на работу более 4-х часов подряд.
- Уход с предприятия без сообщения руководству о разрыве трудового контракта по собственному усмотрению, или до окончания срока отработки при увольнении, или до окончания срока контракта (при срочном трудовом соглашении).
- Самостоятельный уход в отгул, а также самостоятельный уход в основной или добавочный отпуск.
Однако к прогулу не относится использование сотрудником дней отдыха, при незаконном отказе руководителем в предоставлении такого отгула (к примеру, при сдаче крови в качестве донора).
Как составить акт отсутствия на рабочем месте
Акт обычно заполняется по стандартной форме и при составлении не должен вызывать затруднений. Документ состоит из:
- Шапки.
- Состава комиссии.
- Содержательной части.
- Подписей комиссии.
- В «шапке» – посередине страницы записывается название документа(«Акт») с кратким отображением его сути (в данном примере «об отсутствии (прогуле) сотрудника на работе). Ниже отображается город, где расположено учреждение, составляющее акт и дата его заполнения.
- Затем перечисляется состав членов комиссии с указанием их фамилий, имен и отчеств, и занимаемых ними должностей.
- В содержательной части вносятся сведения о работнике (Ф.И.О – полностью и занимаемая им должность), на которого заполняется акт. При этом требуется четко отобразить дату пропускаи время, если этот пропуск обозначен часами отсутствия, с отображением времени начала и конца пропуска работы. Также надо отобразить причину, по которой работником был совершен пропуск. При отсутствии объяснений, этот факт также требуется отобразить в акте.
- В заключении требуется поставить подписи, участников оформленного акта, в том числе и подпись прогульщика.
Если прогульщик не согласился с оформленным документом, он вправе искать защиту своих интересов в трудовой инспекции или судебных органах. Практика таких обращений, иногда приводит к отмене зафиксированного прогула и соответствующего дисциплинарного взыскания.
Возможные причины отмены зафиксированного прогула и составленного акта:
- В составленном документе нет данных о причине пропуска, а также доказательства пропуска работы более 4-х часов подряд (отсутствуют свидетельские подписи)
- Работник допустивший пропуск отказался подписать акт и этот факт не отображен в документе.
- После оформления акта сотрудник предоставил руководству материалы, подтверждающие уважительную причину отсутствия на рабочем месте.
В каких случаях отсутствие работника не считается прогулом?
Не каждое отсутствие на работе может считаться прогулом. В ТК РФ прописаны случаи, когда человека нельзя уволить за то, что он не ходит на работу. Это:
- болезнь сотрудника. Период невыхода должен быть подтверждён соответствующим документом из медучреждения;
- отпуск, в связи с тем, что работнику нужно сдать промежуточную или итоговую сессию, защитить диплом. Основание подтверждается бумагой из учебного заведения;
- необходимость посещения человеком правоохранительных или следственных органов, суда. Оправданием служит повестка;
- некоторые форс-мажорные обстоятельства. Например, стихийное погодное явление.
Необходимость фиксации нарушения
Любые нарушения трудовой дисциплины должны быть зафиксированы документально, если наниматель желает отреагировать на данный поступок. Отсутствие бумажного оформления не позволяют применять взыскания к виновнику. Более того, зафиксировать и оформить бумаги следует в строго установленные сроки, их пропуск также не позволит наказать провинившегося.
Это тоже важно знать:
Как оформить устное замечание работнику: основные правила и порядок
Наниматель обязан поэтапно произвести следующие действия:
- В день неявки на работу, по прошествии четырех часов или ранее, составить акт об отсутствии сотрудника. Сам по себе он еще не влечет никаких взысканий.
- После явки работника получить с него письменную объяснительную, в которой он разъяснит причины своего поведения и прогула. Объяснение пишется в том случае, если никаких документальных оснований для неявки нет.
- Если прогульщик отказывается дать объяснения своим действиям, то отказ фиксируется еще одним актом.
- Издается приказ о применении взыскания к сотруднику.
В каком случае отсутствие на работе считается прогулом
Даже однократный прогул является поводом для увольнения, поскольку это грубое нарушение трудовой дисциплины. С учётом конкретных обстоятельств руководитель может применить и более мягкое взыскание. Увольнение по этому основанию предусмотрено пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
По определению, данному в этой правовой норме, прогулом считается отсутствие на рабочем месте в течение всего трудового дня или смены дольше 4-х часов подряд без серьёзных причин. Например, посещение врача ради получения консультации без открытия больничного листа — неуважительная причина для того, чтобы покинуть рабочее место без разрешения работодателя. Сотрудники также не вправе навещать родственников в больнице в рабочее время и уходить в несогласованные с начальством отпуска.
Ряд обстоятельств, при которых неявка на работу не считается прогулом, определён законодательством. Чёткого перечня нет, но выделить их можно по отдельным статьям Трудового кодекса и исходя из судебной практики. Это:
- нетрудоспособность, подтверждённая больничным листом (ст. 81 ТК РФ);
- привлечение к общественным и государственным обязанностям (вызов в правоохранительные органы, в суд) (ст. 170 ТК РФ);
- донорство крови (ст. 186 ТК РФ);
- арест (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 11.12.2013 по делу N 33-9126/2013 и др. судебные решения);
- чрезвычайные обстоятельства, например, невозможность добраться из-за отмены рейса или разгула стихии, аварийные работы в квартире и т.д. (Определение Алтайского краевого суда от 17.08.2011 по делу N 33-7208/11);
- участие в забастовке (ст. 414 ТК РФ); приостановка работы из-за задержки зарплаты более чем на 15 дней (ст. 142 ТК РФ).
В каком случае отсутствие на работе считается прогулом
Даже однократный прогул является поводом для увольнения, поскольку это грубое нарушение трудовой дисциплины. С учётом конкретных обстоятельств руководитель может применить и более мягкое взыскание. Увольнение по этому основанию предусмотрено пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
По определению, данному в этой правовой норме, прогулом считается отсутствие на рабочем месте в течение всего трудового дня или смены дольше 4-х часов подряд без серьёзных причин. Например, посещение врача ради получения консультации без открытия больничного листа — неуважительная причина для того, чтобы покинуть рабочее место без разрешения работодателя. Сотрудники также не вправе навещать родственников в больнице в рабочее время и уходить в несогласованные с начальством отпуска.
Ряд обстоятельств, при которых неявка на работу не считается прогулом, определён законодательством. Чёткого перечня нет, но выделить их можно по отдельным статьям Трудового кодекса и исходя из судебной практики. Это:
- нетрудоспособность, подтверждённая больничным листом (ст. 81 ТК РФ);
- привлечение к общественным и государственным обязанностям (вызов в правоохранительные органы, в суд) (ст. 170 ТК РФ);
- донорство крови (ст. 186 ТК РФ);
- арест (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 11.12.2013 по делу N 33-9126/2013 и др. судебные решения);
- чрезвычайные обстоятельства, например, невозможность добраться из-за отмены рейса или разгула стихии, аварийные работы в квартире и т.д. (Определение Алтайского краевого суда от 17.08.2011 по делу N 33-7208/11);
- участие в забастовке (ст. 414 ТК РФ); приостановка работы из-за задержки зарплаты более чем на 15 дней (ст. 142 ТК РФ).