Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 СТБ 2059-20131). Копия документа может создаваться посредством как оперативной полиграфии (ксерокопии документа и т.п.), так и воспроизведения реквизитов документа на отдельных листах. С понятием копии документа связано понятие подлинника официального документа, под которым понимается первый или единственный экземпляр официального документа (подп. 3.1.26 п. 3 СТБ 2059-2013), на основе которого и создаются копии.
Где можно поставить апостиль?
Подать документы для апостиля в управление юстиции можно как в Минске, так и во всех областных центрах:
♦ Главное управление юстиции Минского горисполкома (г.Минск, ул.Ленинградская, 10, каб. 5, тел. 8-(017)-218-02-34)
♦ Главное управление юстиции Минского облисполкома (г. Минск, ул. К.Либкнехта, 68, 1 этаж, каб. 106, тел. 8-(017)-208-49-73, 208-58-01)
♦ Главное управление юстиции Брестского облисполкома (г.Брест, ул.Ленина, 11, тел. 8-(0162)-21-25-29)
♦ Главное управление юстиции Витебского облисполкома (г. Витебск, ул. Правды, 18, тел. 8-(0212)-60-33-90, 66-50-32)
♦ Главное управление юстиции Гомельского облисполкома (г. Гомель, ул. Фрунзе, 6, каб. 3-1, 8-(0232)-51-02-73, 51-02-75 )
♦ Главное управление юстиции Гродненского облисполкома (г.Гродно, ул.Ожешко, 3, 8-(0162)-72-03-40)
♦ Главное управление юстиции Могилевского облисполкома (г. Могилёв, ул. Первомайская, 71 (Дом Советов), каб. 539, 543, тел: 8-(0222)-27-35-08, 23-02-64)
Остальные госслужбы принимают документы только в Минске:
- Министерство образования (Департамент контроля качества образования, г.Минск, ул.Козлова, 28, каб. 201, тел.: +375 (17) 320 31 51
- Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции (г.Минск, ул.Коллекторная, 10, тел. 8-(017)-200-87-60)
- Главное консульское управление Министерства иностранных дел (г.Минск, ул.К.Маркса, 37а)
Как правильно заверить документы перед отъездом из страны?
Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп Копия верна с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
- Согласно ч. 1 ст. 75 АПК РФ одним из основных средств доказывания в арбитражном процессе являются письменные доказательства, т.е. документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
- При этом в силу ч. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются суду в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии, что предопределяет особую значимость вопроса о правильном заверении копий документов для предоставления суду в качестве доказательств.
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах. В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.
- для предоставления документов (ксерокопий учредительных документов, лицензий, договоров, накладных, первичных бухгалтерских документов и т. д.) сторонним коммерческим организациям и государственным органам (налоговой инспекции, Пенсионному фонду, Роспотребнадзору и т. д.);
- во внутреннем документообороте между отделами, сотрудниками;
- для предоставления доказательств в суд;
- при ответе на запросы заявителей-граждан, работников.
Приказ директора государственного учреждения образования
Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.
Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.
Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.
Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.
Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.
Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.
В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
То есть:
- ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
- далее указывается должность лица, заверившего копию;
- проставляется его личная подпись;
- делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- указывается дата заверения;
- проставляется печать.
Например:
Верно
Печать
| Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С. | Левченко |
В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.
В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.
«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.
Минюст определился с использованием печати
Осуществлять официальный перевод может человек со знанием языка, на котором составлен документ. Не ограничен перечень уполномоченных на это лиц: переводить можно самостоятельно, обращаться к знакомым, в коммерческие агентства, реестр переводчиков при нотариальных конторах – лавное, чтобы у переводчика был подтверждающий документ. Даже если часть документа на русском или белорусском языке, его все равно необходимо переводить целиком. Под текстом перевода переводчик проставляет запись о том, что он подтверждает достоверность перевода, указывает с какого языка и на какой переведен документ и проставляет подпись. Она заверяется нотариусом в присутствии переводчика с документами, которые подтверждают его квалификацию. Это требование не распространяется на переводчиков из вышеупомянутого нотариального реестра. Если текст переведен самим нотариусом, то он делает отметку о верности перевода.
Фото: apostille-legalizacja.pl
Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.
Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Штамп «копия верна» оставляет оттиск прямоугольной формы с соответствующей надписью. Обычно штампы содержат в себе какие-либо рукописные записи, их использование позволяет значительно ускорить делопроизводство, особенно в организациях с большим объемом информации, например, в судах, полиции, иных органах.
Среди всей массы печатей одни из самых распространенных — «копия», «верно», «копия верна». Они могут быть обычные, с датой и с подписью.
В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.
- Текст копии должен быть понятным.
- Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.
- Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
- Указать фамилию и инициалы заверяющего.
- Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
- Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
- Заверять должно уполномоченное лицо.
- Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).
При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Процедура заверения в организации
Состоит из следующих этапов:
- изготовление ксерокопии;
- применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
- в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
- с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
- на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
- при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.
Как правильно заверить копию документа
По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот.
Руководители компаний несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Поэтому именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ , за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Как правильно сшивать документы
Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.
На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.
Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.
Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.
Как правильно сшивать копии документов для налоговой
Обложка дел
- Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм.
- Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
- Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
- Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
- Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
Письменные доказательства
Что такое письменные доказательства по гражданскому делу? Какие доказательства можно представить в суд? Как доказательства будут оценены судом?
Самым распространенным видом доказательств являются письменные доказательства (статья 71 ГПК РФ). Это объясняется тем, что все важные обстоятельства в нашей жизни оформляются документально. Письменные доказательства содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения искового заявления в суде.
| Письменные доказательства — это документы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела в суде |
Документы могут быть выполнены в форме цифровой, графической записи, получены в помощью средств связи, например по факсу или электронной почте. К таким доказательствам относятся судебные постановления и Протоколы.
Нужно ли заверять копии документов?
Есть ситуации, когда копия должна быть заверена только у нотариуса. Например, вступление в наследство, оформление права собственности, внесение изменений в учредительные документы предприятия и т.д. Для всех остальных случаев заверение копий может производиться своими силами, т.е. сотрудниками или руководством организации.
Согласно подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа воспроизводит все признаки и реквизиты оригинала. Заверенная копия документа придает ему юридическую силу в соответствии с подп. 23 п. 3.1 этого же ГОСТа.
Все реквизиты из оригинального документа должны быть в точности воспроизведены на копии. Оформить копию можно как на специальном фирменном банке, так и на обычном листе бумаги формата А4. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.
Скачать документы ⟶ Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.
Нужно ли заверять копии документов?
Есть ситуации, когда копия должна быть заверена только у нотариуса. Например, вступление в наследство, оформление права собственности, внесение изменений в учредительные документы предприятия и т.д. Для всех остальных случаев заверение копий может производиться своими силами, т.е. сотрудниками или руководством организации.
Согласно подп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа воспроизводит все признаки и реквизиты оригинала. Заверенная копия документа придает ему юридическую силу в соответствии с подп. 23 п. 3.1 этого же ГОСТа.