Транспортная накладная 2023: скачать бланк, образец заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Транспортная накладная 2023: скачать бланк, образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Устоявшаяся практика предполагает, что обычно этот документ выписывается грузоотправителем. А им может выступать любая сторона сделки. Например, покупатель заказал доставку транспортной компании и поэтому он формирует ТРН. Условия оформления и ответственных можно заранее закрепить в договоре поставки.

Правила заполнения транспортной накладной

Форма транспортной накладной разделена на смысловые части, поэтому заполнение документа будем рассматривать в соответствии с этими частями:

Раздел	Заполнение
Транспортная накладная	Содержит информацию о самой накладной: — дату составления; — номер; — номер экземпляра. Накладная составляется в трех экземплярах, на каждом из которых должен быть свой номер.
Заказ (заявка)	Вводятся дата и номер заявки на перевозку груза.
1. Грузоотправитель	Заполняется информация об организации или физическом лице, которое отправляет груз. В данном разделе нужно ввести наименование организации или ФИО физического лица, номер ИНН, адрес и номер телефона.
1а. Заказчик услуг по организации перевозки груза	Заполняется в случае необходимости.
2. Грузополучатель	Заполняется информация об организации или физическом лице, которому будет доставлен груз.
3. Груз	В этом разделе вводится подробная информация о грузе (название, количество мест, маркировка, масса, объем и т.п.)
4. Сопроводительные документы на груз	Заполняется в случае необходимости.
5. Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки	В данном разделе вводятся требования, которые должны быть соблюдены при перевозке груза. Например, в данном разделе могут быть указаны условия, необходимые для выполнения требований законодательства..
6. Перевозчик	Заполняется информация об организации или физическом лице, которое будет перевозить груз (перевозчик, транспортная компания).
7. Транспортное средство	Информация об автомобиле, который будет перевозить груз.
8. Прием груза	Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место погрузки и планируемое время погрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при погрузке (дата и время прибытия и убытия, масса груза). То есть при остановке грузовика полицейскими раздел 8 уже должен быть заполнен полностью.
9. Переадресовка	Заполняется в случае необходимости.
10. Выдача груза	Часть данного раздела заполняется при составлении накладной (место выгрузки и планируемое время выгрузки). Вторая часть раздела должна быть заполнена непосредственно при выгрузке. То есть при остановке сотрудниками ГИБДД данный раздел должен быть заполнен частично.
11. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков	Таблица заполняется в случае необходимости.
12. Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях	Заполняется в случае необходимости.

ЭТрН оформляет грузоотправитель, либо лицо, осуществляющее погрузку в ТС, в редких случаях — экспедитор. Разберём на примерах.

1. Оформляет грузовладелец. Грузоотправителем может быть грузовладелец. Например, консервный завод сам находит перевозчика, оформляет груз и отправляет грузополучателю. Он же и оформляет ЭТрН.
2. Оформляет тот, кто отгружает груз. Тот же завод передаёт грузы 3PL-оператору, который развозит грузы покупателям завода. В таком случае оформляет ЭТрН представитель склада 3PL-оператора, который отгружает груз.
3. Оформляет экспедитор. Бывает так, что завод нанимает экспедитора, который организовывает перевозки, принимая груз во владение. Тогда грузоотправителем и подписантом ЭТрН является экспедитор.

Изменения в накладной

• Представленная форма транспортной накладной не предполагает внесение последующих изменений. Можно только зафиксировать существенные события в разделе 11 или внести фактические данные по выдаче груза в разделе 10.
• Изменить во время транспортировки в ТРН можно лишь конечный пункт назначения. Для этого в документе есть специальный раздел 9. В нём пишется новый адрес доставки и сведения о грузополучателе. Первый адрес автоматически становится недействительным.
• Изменение других условий доставки, например, ответственности сторон за порчу груза, оформляется отдельным документом — дополнительным соглашением к договору поставки.

Исправление ошибок в бумажной ТРН

Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка в момент погрузки, транспортировки или выгрузки товара, её нужно исправить. Для этого необходимо:

• аккуратно (одной линией) зачеркнуть неверную запись;
• в свободном месте внести верные данные;
• подтвердить достоверность исправления, следует под ним указать фамилию исправившего запись лица и заверить всё подписью.

Кому выгодно перейти на ЭТрН и почему?

К обмену ЭТрН уже сейчас подключаются логистические, транспортные и экспедиторские компании разного масштаба. Даже для небольших компаний внедрение ЭДО в бизнес-процессы становится очень выгодным.

Например, внедрение ЭТрН даёт такие выгоды:

• Отказ от бумаги. Одна транспортная накладная может включать от нескольких единиц до нескольких десятков листов, а распечатать её нужно как минимум в трёх экземплярах. Несложно представить, сколько сэкономит компания, оформляя ЭТрН, которые не нужно дублировать на бумаге.

• На 70 % сокращается время на обработку документов. Все участники грузоперевозки могут вести онлайн-контроль изменения статуса документа.

• ЭТрН увеличивает скорость подписания документов и получения оплаты до 90 %.

• До 1 % сокращаются ошибки ручного ввода данных и человеческого фактора в обработке документов.

• На 100 % снижается риск утери или порчи документов.

• Отпадает необходимость организовывать физический склад для хранения перевозочных документов — они хранятся в электронном архиве. И получить доступ к нужному документу можно в любое время и из любой точки мира.

Изменения в транспортной накладной

Хотя в России введен электронный документооборот, но информацию в Налоговую службу по-прежнему нужно отправлять на бумажном носителе. Электронная система начнет действовать лишь с 2022 года.

Транспортная накладная изменилась практически по всем пунктам:

• в графе «грузоотправитель» сделали новое поле, в котором экспедитор должен отмечать, что он отправляет груз;
• в разделе «клиент» записываются данные о заказчике;
• поле «груз» — указывается ценность товара, который перевозится, а также реквизиты погрузочных документов;
• «прием грузов» — указываются данные о лице, которое передает груз представителю заказчика;
• «транспортное средство» — данный раздел должен содержать информацию о том, взят грузовик по лизингу, в аренду, либо это собственность водителя.

Формат и порядок формирования электронной транспортной накладной

С 1 марта 2022 года электронные транспортные накладные (ЭТН), которые оформлены по Приказу ФНС от 09.12.2021 г. № ЕД-7-26/1065, имеют юридическую силу. На основании этого же приказа регламентированы форматы электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда.

На данный момент не обязательно их применять, но в дальнейшем в планах Минтранса перевести все перевозочные документы в электронный вид.

С 1 сентября 2022 года начнут действовать и другие документы, которые на данный момент только рассматриваются. В частности, к ним относятся:

• Постановление Правительства «Об утверждении Правил информационного взаимодействия при передаче электронных перевозочных документов и получении доступа к ним»;
• Постановление Правительства с изменениями в Постановление от 06.07.2015 г. № 676;
• Приказ Минтранса «Об утверждении Порядка ведения реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД)»;
• Приказ Минтранса «О вводе ГИС ЭПД в эксплуатацию».

Общие условия к заполнению ТН

1. Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку “(при необходимости)” или “(при наличии)”. Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) транспортной накладной, в них могут быть поставлены прочерки
2. Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
3. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной по форме согласно приложению N 4 к Постановлению 2116
4. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство), грузополучателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
5. Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
6. В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона “О бухгалтерском учете” составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
7. К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 “Грузоотправитель”, 1а “Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)”, 2 “Грузополучатель”, 4 “Сопроводительные документы на груз” (при наличии), 6 “Перевозчик”, 7 “Транспортное средство”, 8 “Прием груза”, 9 “Переадресовка” (при наличии), 12 “Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)” относятся:
   – для юридического лица – полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона;
   – для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
   При этом если в разделе 8 “Прием груза” лицо, осуществившее погрузку груза (лицо – владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 “Грузоотправитель”, на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование.
8. К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа.
9. В случае замены транспортного средства, указанного в транспортной накладной, и (или) водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку, если иное не предусмотрено договором перевозки, с указанием в транспортной накладной дополнительных сведений о произведенных заменах в составе информации, предусмотренной разделами 6 “Перевозчик” и (или) 7 “Транспортное средство”
10. В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
    1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
    2) вносят корректную запись;
    3) делают оговорку “исправлено” и указывают дату исправления;
    4) заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
11. Масса груза определяется следующими методами:
    а) взвешивание (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно);
    б) расчет на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку в соответствии с Федеральным законом “Об обеспечении единства измерений”.

Отличия новой ТН от прежней

Перечислим основные отличия новой ТН от прежней формы:

• в разделах 1, 1а, 2 и 6 при указании данных физлица вместо ИНН можно указывать паспортные данные (в остальном порядок заполнения прежний;
• в разделах 4, 9, 11 и 12 появилась оговорка о том, что их заполнение производится при необходимости (при наличии);
• в разделе 5 нужно указывать дополнительные сведения (маршрут перевозки, дату и время доставки груза, контактные данные лиц, по указанию которых может происходить переадресовка), а сведения о характеристике транспортного средства в данном разделе указывать не нужно — эту информацию требуется отражать в заказе (заявке) на перевозку грузов;
• в разделе 7 добавили тип владения «совместная собственность супругов», а также набор новых сведений: реквизиты документов, подтверждающих основания владения грузовым автомобилем, тягачом, а также прицепом или полуприцепом (для аренды и лизинга) и реквизиты спецразрешения и маршрут движения для движения тяжеловесного и крупногабаритного транспорта или перевозящего опасный груз;

• в разделе 8 нужно будет указывать новые данные: реквизиты лица, действующего по поручению грузоотправителя, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия, а также наименование организаций – владельцев объектов инфраструктуры пунктов погрузки и основания беспрепятственного доступа к ним;
• в разделе 10 появится новый реквизит: оговорки и замечания перевозчика о дате и времени прибытия/убытия, состоянии и массе груза и т. д.

Еще об одном важном изменении в форме новой ТН подробнее расскажем в следующем разделе.

Три экземпляра ТН необязательно будут одинаковыми у всех сторон перевозки

Первый раз заполняю транспортную накладную нового образца. Наша организация доставляет товар покупателю, используя услуги перевозчика (ИП). Если я правильно поняла, один экземпляр после составления и подписания водителем перевозчика остается у меня (он подтверждает, что товар принят к перевозке). А остальные два экземпляра я уже не увижу (ко мне они не вернутся). Адрес выгрузки-то я укажу, а вот отметок о доставке водителем товара покупателю и о принятии его покупателем (п. 7 накладной) в моем экземпляре накладной не будет. Эти отметки будут только в экземплярах перевозчика и грузополучателя. И печати и подписи получателя на моем экземпляре тоже не будет. Как быть? Не придерется ли к этому налоговая?

М.П.Свиридова, г. Нижний Новгород

По правилам транспортная накладная составляется в трех экземплярах (оригиналах) для каждого участника перевозки — грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика . Вы можете договориться с перевозчиком, что когда он выставляет вам счет на оплату услуг по доставке товара, то в подтверждение того, что услуга выполнена, он будет прикладывать ксерокопию своего экземпляра транспортной накладной (с отметками покупателя о приемке груза).

Или вы можете составлять четыре экземпляра транспортной накладной, отдавать водителю три экземпляра накладной, один из которых и вернется к вам с оригинальной печатью и подписью покупателя. То есть документооборот будет такой же, как и при составлении товарно-транспортной накладной (формы N 1-Т) .

Пункт 9 Правил.
Пункт 2 Указаний по заполнению товарно-транспортной накладной, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Новая форма vs старая форма: что сейчас используют транспортные компании и заказчики

Мы получаем вопросы и наблюдаем, что у многих представителей рынка еще нет четкого алгоритма, как работать с новой формой.

Часть грузоотправителей уже применяют новые требования к оформлению документов, а некоторые выставляют старую форму — не перестроились на новый формат.

Главное: чтобы снизить налоговые риски, нужно обязательно заполнять в транспортной накладной следующие данные:

• дата составления транспортной накладной;

• наименования грузоотправителя, грузополучателя (при необходимости и клиента — заказчика перевозки) и перевозчика в разделах 1, 2, 1а, 10 транспортной накладной;

• размер провозной платы в разделе 1;

• наименования должностей, подписи и расшифровки подписей в разделах 1а (при необходимости), 6, 7, 15, 16.

Кто составляет транспортную накладную?

Рассмотрим пункты 7 и 23 правил перевозок грузов:

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, грузоотправителем по форме согласно приложению N 4 на бумажном носителе или в виде электронной транспортной накладной.
…
23. Оформление (формирование) транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, может осуществлять перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.

До 1 марта 2022 года в Постановлении Правительства было прямо указано, что по умолчанию транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть человек или организация, которые передают груз перевозчику (транспортной компании).

В случае перевозки груза для личных, семейных или домашних нужд транспортную накладную может оформить перевозчик (транспортная компания).

С 1 марта 2022 года подобных указаний в нормативном документе нет, то есть транспортная накладная может быть составлена любым участником перевозки.

Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.

28. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 8 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной.

70. В случае оформления транспортной накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель вносит в транспортную накладную в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест и (или) информирует об отказе принять груз с обоснованием причин (при наличии). Перевозчик (водитель) вносит оговорки и замечания (при наличии) о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест.

Например, после завершения погрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои замечания. А при разгрузке транспортного средства в накладную вносят данные и водитель, и грузополучатель.

Отличия новой ТН от прежней

Перечислим основные отличия новой ТН от прежней формы:

• в разделах 1, 1а, 2 и 6 при указании данных физлица вместо ИНН можно указывать паспортные данные (в остальном порядок заполнения прежний;
• в разделах 4, 9, 11 и 12 появилась оговорка о том, что их заполнение производится при необходимости (при наличии);
• в разделе 5 нужно указывать дополнительные сведения (маршрут перевозки, дату и время доставки груза, контактные данные лиц, по указанию которых может происходить переадресовка), а сведения о характеристике транспортного средства в данном разделе указывать не нужно — эту информацию требуется отражать в заказе (заявке) на перевозку грузов;
• в разделе 7 добавили тип владения «совместная собственность супругов», а также набор новых сведений: реквизиты документов, подтверждающих основания владения грузовым автомобилем, тягачом, а также прицепом или полуприцепом (для аренды и лизинга) и реквизиты спецразрешения и маршрут движения для движения тяжеловесного и крупногабаритного транспорта или перевозящего опасный груз;

• в разделе 8 нужно будет указывать новые данные: реквизиты лица, действующего по поручению грузоотправителя, осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа, подтверждающего полномочия, а также наименование организаций – владельцев объектов инфраструктуры пунктов погрузки и основания беспрепятственного доступа к ним;
• в разделе 10 появится новый реквизит: оговорки и замечания перевозчика о дате и времени прибытия/убытия, состоянии и массе груза и т. д.

Еще об одном важном изменении в форме новой ТН подробнее расскажем в следующем разделе.

Как заполнить CMR и чем нужно руководствоваться при этом?

Накладная CMR оформляется при условии, что страной, где проживает отправитель или получатель груза, ратифицирована часть договора Конвенции ДПГ (о договоре международной перевозки грузов автотранспортом) от 19.05.56, где идет речь о международных автомобильных грузоперевозках.

Нормами данной конвенции регулируются правила осуществления автоперевозок и порядок оформления юридических отношений между тремя сторонами-участниками договора – отправителем, перевозчиком, получателем. Нормативы действительны также в отношении транспортировку грузов муниципальных учреждений. Образец накладной CMR унифицирован для всех стран, ратифицировавших Конвенцию. Однако следует знать, что данный документ признается не всеми государствами, на территории европейских стран такой документ оформлять обязательно.

В России форма и правила заполнения регламентируются письмом ФТС РФ от 02.05.2012 № 04-30/22006. В случае отсутствия международной накладной на груз может быть наложен арест, а на отправителя и перевозчика – штрафные санкции, размер которых определяется законодательством государства, в котором произошел инцидент.

Требования к заполнению

Транспортная накладная на перевозку груза оформляется согласно Правилам, утверждённым правительством РФ от 15.04.2011 г. № 272, с учётом внесённых изменений от 12.12. 2017 г. № 1529, в трёх экземплярах (по одному на каждого участника сделки). Все три варианта являются оригиналами и должны быть заверены печатями, а также подписаны ответственными лицами, представляющими грузоотправителя и перевозчика. Документ оформляется грузоотправителем, если в договоре не прописано выполнить эту обязанность другими лицами, например, перевозчиком. В случае, когда товар отгружает филиал организации, в графе реквизитов грузоотправителя документа всё равно указываются данные головного предприятия.

Необходимое количество экземпляров ТН зависит от числа транспортных средств, которые будут перевозить груз. Одна накладная используется только тогда, когда несколько партий груза отправляются автомобильным транспортным средством от одного поставщика к одному получателю. При сборных транспортировках, где комплект груза следует в одном направлении, но предназначается разным покупателям, оформляются несколько накладных на каждую партию. Транспортные накладные на трансфер груза автотранспортом в обязательном порядке должны содержать следующую информацию:

• данные всех участников сделки;
• сведения о грузе;
• данные о транспортном средстве;
• стоимость грузоперевозки;
• перечень сопроводительных документов.

Все пункты накладной должны быть заполнены, а если данные для внесения в любой из разделов отсутствуют, то ставится прочерк. Исправления в обязательном порядке заверяются отправителем и перевозчиком (или их представителями), о чём гласят Правила.

Похожие записи:

• Как оформить приказ по новому ГОСТ
• Развод при наличии несовершеннолетних детей – процедура и порядок
• Можно ли приватизировать квартиру на несовершеннолетнего ребенка?