Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм сокращения штата, образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания должна уведомить работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Именно поэтому первый этап должен начаться ранее, чем за два месяца до вступления в силу изменений в штатное расписание, в противном случае работодатель может не успеть провести мероприятия, указанные во 2-4 этапах.
Изменения в трудовом законодательстве в 2021 году
Следим за изменениями: регулирование удаленной работы, переход на электронные трудовые книжки, соблюдение правил по профилактике коронавируса и инструктаж работников по действиям при ЧС.
И ищем ответы на любопытные вопросы в решениях судов: о заключении срочных трудовых договоров, признании незаконным увольнения по собственному желанию и об увольнении за отсутствие на работе в день рождения
Продолжается стартовавший в 2020 г. постепенный переход на электронные трудовые книжки1. В течение этого года работники должны были определиться, перейти ли полностью на электронный формат книжки или сохранить бумажную версию.
Об электронных трудовых книжкахС 2020 г. работодатели обязаны ежемесячно направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек
Согласно информации с сайта Пенсионного фонда РФ от 7 декабря 2020 г., заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде подали 4,2 млн человек.
Те, кто выбрал электронную трудовую книжку, получают на руки бумажную трудовую с соответствующей записью о сделанном выборе. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель вносит в нее сведения о трудовой деятельности и при этом обязательно ведет электронный учет данных в отношении каждого работника.
Работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге, если работник не смог определиться и не подал соответствующее заявление в этом году.
Сведения о трудовой деятельности граждан, которые впервые устроятся на работу в 2021 г., будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. В данном случае мнение работника не учитывается.
Для работодателей продлевается действие всего комплекса санитарно-эпидемиологических правил по профилактике коронавируса до 2022 г.2 Так, например, работодателям предписано:
- проводить дезинфекцию во всех рабочих помещениях;
- использовать оборудование по обеззараживанию воздуха;
- создать запас дезинфицирующих средств;
- ограничить или отменить выезды за пределы территории РФ;
- измерять температуру у сотрудников при их приходе на работу в целях выявления лиц с признаками инфекционных заболеваний.
(Какие работодателю нужно соблюдать санитарные правила и предписания, чтобы не лишиться бизнеса или свободы, и как доказать их соблюдение, читайте в статье «Как компании возобновить работу после отмены режима самоизоляции?». А о возросших рисках привлечения предпринимателей к уголовной ответственности, в том числе за нарушение санитарных правил, читайте в статье «За что предпринимателя лишат свободы»).
С 2021 г. всех работодателей обяжут проводить для работников инструктаж по действиям при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера3. Делать это нужно не реже одного раза в год и при приеме на работу в течение первого месяца работы сотрудника.
Новые правила вступают в силу с 1 января 2021 г. и будут действовать до 31 декабря 2026 г.
В этом году работодатели были вынуждены временно переводить своих работников на удаленную работу, но из-за отсутствия соответствующего регулирования каждый определял порядок такого перевода по своему усмотрению.
С 1 января 2021 г. вступают в силу изменения в Трудовой кодекс РФ в части регулирования труда дистанционных работников4. Поправками удаленная работа была приравнена к дистанционной, различий между ними не предусмотрено, термины эти рассматриваются как синонимы.
Виды дистанционной работы
Дистанционная (удаленная) работа может осуществляться как на постоянной основе, так и временно. Временная непрерывная дистанционная работа предполагает ее введение на срок не более 6 месяцев, а периодическая предусматривает возможность чередования сотрудником работы в офисе и дистанционно.
№ Вид дистанционной работы
| 1. | На постоянной основе |
| 2. | Временно:
|
Уведомление сокращаемых работников
Законом предусмотрены категории работников, для которых срок предупреждения о предстоящем сокращении составляет меньший период. К ним относятся работники, заключившие срочный трудовой договор (на срок до 2 месяцев) – их об увольнении работодатель обязан уведомить за 3 дня до увольнения, и сезонные работники – их работодатель уведомляет за семь календарных дней.
Уведомление составляется в двух экземплярах, работник оставляет себе свой экземпляр и расписывается в получении на экземпляре работодателя. В том случае, если работник отказывается от получения уведомления о предстоящем увольнении – работодателю рекомендуется составить соответствующий акт.
Одновременно с выдачей уведомления о предстоящем сокращении работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). Частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ особо предусмотрено, что увольнение по сокращению допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Обратите внимание, что предлагать нужно и нижестоящие должности, если работник может их выполнять. Чаще всего именно нарушение процедуры увольнения в части предложения вакансий влечет такие негативные последствия, как восстановление уволенного работника на работе.
Во избежание нарушений рекомендуется в уведомлении о сокращении сразу же указывать вакансии, которые могут быть предложены работнику.
Важно обратить внимание на то, что работодатель обязан предлагать работнику вакантные должности не только в день уведомления о предстоящем сокращении, но и в течение всего срока предупреждения об увольнении, если появляются новые вакансии, поскольку законодателем ставится перед работодателем задача не формально однократно предложить работнику имеющиеся вакансии, но именно трудоустроить работника.
Если же вакантных должностей нет или работник не может исполнять обязанности по имеющимся вакансиям, то у работодателя не возникает обязанности трудоустраивать работника, но в таком случае в уведомлении нужно отразить данный факт, что у работодателя нет вакантных должностей, которые могли бы быть предложены в порядке трудоустройства.
Приказ об увольнении.
Девятым этапом работодатель издает приказ об увольнении работника, вносит об этом запись в трудовую книжку и выдает ее работнику в день увольнения (если трудовая книжка ведется в бумажном виде), производит с работником полный расчет и выплачивает выходное пособие.
Обратите внимание, что согласно ст. 81 Трудового кодекса не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Следовательно, если дата увольнения попадает на период отпуска или болезни, то нужно ее перенести на первый рабочий день после окончания данного периода.
Что ещё нужно учесть в отдельных случаях?
Особенности увольнения по сокращению
Решение о сокращении штата — скорее, вынужденная мера и зависит от успешности бизнеса и эффективности работы предприятия. Поэтому законодательство не требует от работодателя каких-то обязательных обоснований и доказательств такого решения. Сама компания вправе провести сокращение конкретных должностей или штата в любое время.
При этом руководство предприятия не нуждается в согласовании своего решения с персоналом или профсоюзными организациями. Несмотря на данные факторы, процесс увольнения при сокращении имеет ряд обязательных условий и свои нюансы, которые отмечены в законе.
Что делать при сокращении работнику?
К сожалению, при увольнении по причине сокращения работнику, на которого не распространяется преимущественное право и запрет на сокращение, остается только смириться с обстоятельствами и следовать алгоритму:
- Расстаньтесь с работодателем без претензий с его стороны. Сдайте весь рабочий инвентарь в надлежащем виде и сложите свои полномочия как положено.
- Получите от компании все необходимые документы.
- В течение двух недель после увольнения встаньте на учёт в центре занятости, чтобы можно было претендовать на компенсацию от работодателя на период поиска работы.
- Соблюдайте правила центра и займитесь поисками нового места работы.
Нормативно-правовые документы, регламентирующие внесение изменений в штатное расписание (ТК РФ)
| Наименование нормативно-правового акта | Номер документа | Описание |
| Трудовой кодекс | Статья 8 | Регламентирует принятие внутренних нормативных актов организаций, которые могут регулировать правовые аспекты взаимодействия между работодателем и сотрудниками |
| Статья 179 | Регламентирует порядок сохранение рабочих мест за сотрудниками при сокращении штата организации | |
| Статья 180 | В данной статье определены социальные гарантии, которые должны быть предоставлены сотрудникам при сокращении штата | |
| Постановление Госкомстата | №1 | Данное постановление регламентирует унифицированные формы первичной документации, которые необходимы для ведения кадрового учета и учета по оплате труда. Здесь же приводится унифицированная форма Т-3, которая служит базой для ведения штатного расписания |
Пример составления уведомления о сокращении должности
- Вверху документа слева или справа (это не играет роли) нужно написать название организации, а также должность, фамилию, имя, отчество сотрудника, которому направляется уведомление.
- Затем посередине строки пишется наименование документа.
- В основной части сначала указывается причина, по которой принято решение о сокращении должности (штата работников), затем вписывается дата принятия решения и ссылка на приказ (число, месяц, год выпуска и его номер).
- После этого в документ вносится дата, в которую предполагается провести увольнение, а также фиксируются свободные вакансии, которые были предложены работнику для перевода (с указанием размеров оклада).
- Затем в уведомлении необходимо напомнить о том, что в случае отказа от имеющихся в наличии свободных рабочих мест, работник будет уволен в соответствии с действующим законодательством и выплатой полагающейся ему компенсации.
- В завершение бланк должен подписать руководитель компании.
- Под автографом директора нужно оставить строку для подписи сотрудника об ознакомлении с документом.
После того как работник ознакомлен с приказом, работодатель обязан определить размер выходного пособия. В учёт принимается величина среднего заработка. Если компания отказывается предоставлять денежные средства, сотрудник может обратиться в суд с требованием о защите интересов. Причём допустимо взыскание не только невыплаченного пособия, но и требование процентов за задержку.
Обратите внимание: Расчёт суммы происходит в соответствии с установленными законом правилами. Заработную плату делят на количество дней, которые работник отработал в течение года. Это позволяет определить средний доход за сутки. Получившийся показатель умножают на количество дней, отработанных в календарном месяце, который идёт перед датой увольнения.
Практика показывает, что работодатели не стремятся проводить сокращение. Обычно они создают такие условия, при которых работник принимает решение уволиться по собственному желанию. Это позволяет организации не платить выходное пособие.
Сокращение численности или штата?
При необходимости работодатель может принять решение о сокращении численности или штатных единиц. Чтобы избежать судебных разбирательств с уволенными сотрудниками, нужно соблюдать определенную процедуру сокращения.
Одним из оснований для расторжения трудового договора по инициативе работодателя является сокращение численности или штата работников компании. Перед сокращением кадровой службе и руководству компании нужно заранее определиться, будет иметь место сокращение штата или лишь численности.
Сокращение численности — это уменьшение количества штатных единиц по определенной должности. Например, вместо семи аналитиков в штатном расписании остаются четверо. Сокращение штата — это полное исключение из штатного расписания некоторых должностей. Например, позиция аналитика полностью исключается из штатного расписания.
Пример уведомления о сокращении должности
Общество с дополнительной ответственностью «Трейдком»
Муховозовой Е. С.
Специалисту по сбыту
Управления по сбыту и логистике
УВЕДОМЛЕНИЕ
О сокращении штата
29.10.2021 года № 4
Уважаемая Екатерина Сергеевна!
В связи со сложным финансовым положением ОДО «Трейдком» было принято решение о сокращении должности специалиста по сбыту (приказ от 12.10.2021 № 26/к).
Уведомляем Вас о предстоящем увольнении с 01.01.2019 года по п. 2 ст. 81 ТК РФ. При увольнении Вы получите все положенные по законодательству, трудовому договору и коллективному соглашению выплаты компенсационного характера.
Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с п. 117 Коллективного соглашения от 25.09.2017 года № 456, Вы также можете использовать 2 рабочих дня в месяц для поиска работы (по заявлению).
Также предлагаем Вам рассмотреть возможность занятия следующих вакансий в ОДО «Трейдком»:
Специалист по маркетингу в отделе рекламы с базовым окладом 25 000 рублей.
Специалист по договорной работе (временное рабочее место) в управлении снабжения с базовым окладом 32 000 рублей.
Экономист по расчету заработной платы в управлении финансового обеспечения с базовым окладом 27 000 рублей.
Заявление о переводе на предложенные вакансии, Вы можете написать на имя начальника департамента кадровой работы Меньшинской О. Г.
Директор ОДО «Трейдком» Пустохвалов О. В.
Уведомление об увольнении получено 30.10.2021 года Муховозова Е. С.
Сокращение численности или штата
Прежде чем начать процедуру руководители решают, как будет проводиться сокращение или изменение существующего штатного расписания: как полное упразднение существующей должностной позиции или сокращение нескольких единиц по одной должности.
| Штат | Численность |
| Полное упразднение должности со всеми штатными единицами | Уменьшение должностных единиц по одной позиции |
| Наиболее оптимальная процедура для работодателя, так как снижает риски судебных разбирательств. А сотрудникам, которые показывают наибольшие профессиональные успехи, руководитель может предложить другие должностные позиции. | Для работодателя данная процедура будет достаточно сложна, потому влечет за собой выбор между сотрудниками, занимающими одну и ту же должность. Преимущество будет у льготных категорий граждан и тех, кто показывает наибольшие профессиональные успехи, что достаточно спорно и может привести к судебным разбирательствам со стороны уволенных сотрудников. |
Распространенные вопросы и ответы на них
Вопрос №1. Какие льготы и преференции существуют для работников живущих и выполняющих свою трудовую деятельность в условиях крайнего севера?
В условиях крайнего севера существуют различные надбавки и коэффициенты, принятые на законодательном уровне местными властями увеличивающие средний заработок таких работников. Это касается и выплаты компенсации при увольнении работника. На законодательном уровне период выплаты выходного пособия продлен на один месяц, то есть продлен до трех месяцев.
Вопрос №2. В случае если в организации были вакантные должности, но работодатель не предложил занять их работнику, чья должность подлежит сокращению. Является ли это основанием для обращения в суд?
Да, любое нарушение прав работников является основанием для подачи в суд. В течение двух месяц работодатель обязан уведомлять работника о появившихся новых вакантных должностях и это не разовое событие, а постоянный процесс. При этом каждое такое действие должно быть оформлено специальными актами, в которых работник либо соглашается, либо отказывается занять предлагаемую ему должность.
Вопрос №3. Если работодатель не уведомил работника за два месяца, может ли работник истребовать дополнительную компенсацию?
Да, в законодательстве предусмотрен и такой вариант развития событий. В случае если работодатель нарушил положенный срок, за который он должен был уведомить сотрудника, организации обязана выплатить дополнительную компенсацию в размере двух среднемесячных заработных плат сверх того, что ему полагается при сокращении.
Если приходится вывести какие-то единицы из штата, как обосновать их исключение?
Руководство организации на свое усмотрение определяет штатную численность и состав должностей в структуре организации. Законодательство не обязывает обосновывать причину сокращения. Но в случае судебного разбирательства большим плюсом для работодателя будут представленные доказательства необходимости увольнения работников.
ВАЖНО! В статье 394 ТК РФ есть указание, что если увольнение работника будет признано незаконным, он восстанавливается на прежней работе с выплатой за вынужденный прогул среднего заработка.
Восстановление уволенного сотрудника возможно даже при совершении технических ошибок в оформлении документации.
Обоснованность решения
Аргументировать свое решение, касающееся уменьшения числа сотрудников, работодатель не обязан. Основание — Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2, пункт 10.
Но есть и другая резолюция Верховного Суда — № 19-В07−34. Ею установлено, что руководитель компании все-таки должен представить доказательства необходимости сокращения персонала. Поэтому для того, чтобы в будущем не появилась благоприятная почва для подачи судебных исков подчиненными, будет разумнее, если директор предприятия перестрахуется и свое намерение подкрепит доводами, например, такими:
- Технология производства изменилась, из-за чего часть работников стала невостребованной.
- Доход компании снизился, поэтому у руководства пропала возможность оплачивать зарплату такому количеству персонала.
- Сотрудники, которых предполагается уволить, имели слабую эффективность.
Чем отличается перемещение от перевода
При осуществлении перемещения условия, в которых происходила работа, не претерпевают изменений. Они остаются такими же, как они было сказано в трудовом контракте.
При этом возможно следующее:
- у сотрудника аналогичная работа;
- он работает на новом месте, при этом о переезде в другой город речь не идёт;
- человеку поручают использовать другое оборудование, чем было до этого.
Перемещение бывает на ограниченный период времени или осуществляется в качестве постоянного. Трудовую книжку оформлять при таких переменах нет необходимости. Руководитель может давать такие распоряжения, не интересуясь письменным согласием подчинённого.
В случае, если был осуществлён перевод, условия, ранее предусмотренные трудовым договором, теперь меняются. При этом в большинстве случаев для его осуществления требуется, чтобы сотрудник дал своё согласие. Исключением являются ситуации, предусмотренные законодательством, относящиеся к ситуациям, когда произошли природные катаклизмы. В этих случаях допускается сделать перевод не более, чем на месяц без необходимости получать согласие у сотрудника.
Перемещение в некоторых случаях отличается от перевода тем, насколько точны были формулировки в трудовом контракте. Если пребывание в конкретном подразделении было зафиксировано, то перевод в новое будет переводом. Когда это уточнение пропущено, говорят о перемещении.
При перемещении могут иметь место следующие варианты:
- Если начальник поручает другую работу без его перевода его куда-либо. Обычно на небольших фирмах переоформление отсутствует при таком развитии событий. Ему либо поручают выполнение новых обязанностей, либо он просто начинает работать за новым столом.
- На крупном предприятии изменение характера деятельности иногда приводит к работе в новом цеху, офисе, переезд в здание в другом районе города.
- Работа в обособленном подразделении компании может означать, что придется приезжать по другому адресу. Выполняя аналогичные обязанности, не потребуется давать согласие руководителю.
Однако любое перемещение должно происходить в пределах той же местности. В этом случае подразумевается, что речь идёт о территории, находящейся в границах населенного пункта, где раньше находилась работа.