Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист переведут в электронный вид с 1 марта 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Наименование и номер путевого листа указываем в шапке документа. Обычно для наименования используют комбинацию: путевой лист + тип транспортного средства. Например, «Путевой лист для грузового автомобиля». И ведут внутреннюю нумерацию.
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
РЕКВИЗИТ |
ЧТО УКАЗЫВАТЬ И КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
| 1 | Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
| 2 | Лицо, оформившее его | Для юрлица:
Для ИП:
|
| 3 | Транспортное средство | Сведения о т/с должны включать:
|
| 4 | Водитель (-ли) транспортного средства | Сведения должны включать:
|
| 5 | Вид перевозки | Сведения должны включать информацию о перевозке:
1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
| 6 | Вид сообщения | Городское, пригородное или междугородное |
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Формы путевого листа грузового автомобиля
В 2022 году путевой лист грузового автомобиля — основной документ первичного учета, определяющий показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с учетом изменений, внесенных Письмом Минтранса России от 14.05.2019 N ДЗ/10239-ис установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Типовые межотраслевые формы №4-с и № 4-п нового бланка путевого листа грузового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Первая применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, вторая — применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Кто заполняет бланк путевого листа
На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.
Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:
- ведет журнал учета (нумерации) п/л;
- оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
- расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
- прописывает задание для водителя;
- выдает заполненный документ работнику под роспись.
До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.
Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали. На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.
Кто проверяет путевой лист
Плановая проверка автопредприятий отменена. Внеплановая может проводиться при поступлении жалоб, большого количества или масштабного ДТП со смертельным исходом. Заранее о времени аудита компании не сообщается. Поэтому нужно быть всегда готовыми к появлению контролирующих органов. П/л может проверить:
- Трудовая инспекция: соблюдается ли режим труда и отдыха водителями. Поэтому так важно указывать в п/л время фактического управления ТС и перерывами ни только на обед, но и отдых.
- Налоговые службы (выездные и камеральные проверки): обращают внимание на наличие всех атрибутов п/л, правильность списания расходов ГСМ при учете НВ на прибыль. При обнаружении нарушений, могут счесть документы, как отсутствующие.
- Инспекция ГИБДД при проведении рейдов, устанавливает правомерность управления ТС, наличием отметки (штампа) медработника и записи контролера, проверяющего техническое состояние автотранспорта. Например, если у водителя такси отсутствует путевка, он не имеет права находиться за рулем. Его могут ни только оштрафовать, но и авто изъять в качестве вещественного доказательства грубого нарушения БДД. Сюда входит: отсутствие п/л; медицинского осмотра, технического контроля.
Примечание: В Москве проводятся совместные с ДПС рейды по проверке работы таксистов. Часто это делается с целью, чтобы при выявлении нарушений, иметь повод к проведению аудита транспортной компании.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Требования к путевому листу
Образцы путевых листов в 2023 году должны будут содержать в себе следующую информацию:
-
В течение какого срока действует документ. Обязательно указывается полная дата — год, месяц и число. В случае, если путевой лист оформляется на срок более 1 дня, обязательно указываются даты начала и окончания действия документа.
-
Кто именно оформил путевой лист. До изменений в путевых листах с 2023 года в формах нужно было указывать сведения о владельце транспорта. Если документ оформляет ИП, он обязательно указывает в нём свои Ф.И.О., ОГРНИП, адрес регистрации по месту жительства, телефонный номер. Если бланк выдаётся от юридического лица, то в него вносят информацию об ОГРН, полном наименовании, телефонном номере, адресе местонахождения.
-
Какое транспортное средство используется в перевозках. Прописывается информация о том, какой тип (легковой, грузовой и другие), модель и марка транспортного средства используется в перевозках, а при наличии полуприцепов и прицепов также указывается информация о них. Если законом предусмотрена обязанность предсменного или предрейсового контроля, то время (часы и минуты), а также дата проведения техосмотра. Дополнительно прописывается регистрационный и/или инвентарный номер (последний актуален для троллейбусов и трамваев), километры пробега до и после окончания рейса или смены, время и дата выезда и возвращения. Новое правило в снятии показаний одометра: необходимо также указывать их в случае, если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов. Тогда указываются километры пробега при передаче транспортного средства от одного водителя другому.
-
Кто водитель или водители транспортного средства. В путевом листе прописывается Ф.И.О. водителя, а также время и дата проведения предсменного или предрейсового медосмотра.
-
Вид перевозки. Приказ выделяет 3 вида перевозок: коммерческие, для собственных нужд и в специальных транспортных средствах. В случае коммерческих перевозок дополнительно уточняется их категория — например, работа такси, заказная перевозка грузов или регулярный пассажирский рейс.
-
В форму путевого листа с 2023 года обязательно нужно включать информацию о виде сообщения. Минтранс в своём приказе выделяет 3 вида: междугородное, пригородное и городское.
Какие существуют виды путевых листов
Путевой лист автомобиля заполняется в свободной форме, которая может быть разработана на каждом предприятии индивидуально, специального бланка со стороны приказов Минтранса России не предусмотрено.
В качестве шаблона можно использовать типовой варианты формы по документу Госкомстата от 28.11.1997 №78. В рамках данного постановления разработаны:
- форма 3 – для легкового транспорта и такси;
- форма ПЛ-1 – для легкового транспорта, которым пользуется индивидуальный предприниматель;
- форма 4-С – для грузового транспорта (например, автомобиль КАМАЗ), работающего по сдельному тарифу;
- форма 4-П – для грузового транспорта с повременным тарифом;
- форма 6 — путевой лист автобуса;
- форма 6-спец. – для автобусов необщего пользования.
Новые сведения в путевом листе
Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.
Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).
Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:
-
коммерческие перевозки:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
-
перевозки для собственных нужд;
-
передвижение и работа специальных транспортных средств.
Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».
В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования. В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.
Действующий перечень реквизитов в 2023 году
Несмотря на то, что бланк путевого листа никак не упорядочиваются законом, обязательный перечень реквизитов описан в приказе Минстранса №368 от 11.09.2020. На сегодняшний день реквизиты должны быть такие:
- наименование формы, номер по порядку;
- период действия;
- сведения о владельце ТС;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- информация о перевозке (вид сообщения, тип перевозки).
Если в путевом листе указаны ложные сведения или информация предоставлена не полностью, водитель должен оплатить штраф: от 500 до 100 000 рублей для должностных, юрлиц и ИП.
Какие сведения о перевозке нужно указывать
В путевой лист включили новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке». Здесь необходимо указывать информацию о виде сообщения
- городское;
- пригородное;
- междугородное;
- международное.
А также информацию о виде перевозки:
- коммерческие перевозки (регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка грузов на основании договора, перевозка пассажиров и багажа по заказу; перевозка пассажиров и багажа легковым такси, организованная перевозка групп детей автобусами);
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:
| Нарушение | Кто проверяет и штрафует | Нормативный документ | Размеры штрафов |
|
Водитель работает без путевого листа |
ГИБДД |
Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП |
Водитель — 500 руб. |
|
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС |
ФНС |
НК РФ, ст. 122 |
20% от доначисленного налога |
|
Нет отметки о медосмотре |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
|
Роструд |
Ст. 5.27 КоАП |
Директор — от 15 до 25 тыс. руб. |
|
|
Росздравнадзор |
Ст. 11.32 КоАП |
Водитель — 1 000 — 1 500 руб. |
|
|
Нет отметки о техническом контроле |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
За нарушения в путевых листах организацию или предпринимателя могут оштрафовать.
- Штрафы за отсутствие путевого листа: на водителя— 500 рублей, на должностных лиц — 20 000 рублей, штраф юридическому лицу или предпринимателю без путевого листа — 100 000 рублей.
- Если не сохранили или потеряли путевые листы, возможен штраф от налоговой в размере 10 000 рублей.
- Штрафы за отсутствие медосмотра: на водителя — 3 000 ₽, на индивидуального предпринимателя — 5 000 ₽, на ООО — 30 000 ₽.
- Штрафы за отсутствие отметки о техосмотре: на водителя — 3 000 ₽, на предпринимателя — 5 000 ₽, на ООО — 30 000 ₽.
- Если путевой лист заполнен с ошибками и налоговая решит, что фактическое использование транспорта не подтверждено — возможен штрафв размере 20% от неуплаченной суммы налога.
Особенности заполнения
Помимо реквизитов, изменились и правила заполнения путевых листов в 2022 году: теперь при их оформлении, ведении и учете важно учесть следующие моменты:
- с 1 января стал обязательным путевой лист для ИП, вне зависимости от того, перевозит он людей (грузы) или нет; ранее путевки требовались только для коммерческих перевозок;
- показания одометра придется фиксировать как при выезде, так и при заезде на парковку;
- журнал учета путевок разрешили вести как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии ЭЦП);
- если машиной пользуются несколько сотрудников документ , оформляется на каждого;
- необходимо проставлять отметку «Выпуск на линии разрешен» при контроле технического состояния ТС, указывать время выпуска ТС и его возвращения.