Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как вести журнал учета счетов-фактур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Журнал учета выданных счетов-фактур 2023 заполняют комиссионеры и агенты. Это посредники, действующие от своего имени вместо других людей. Заполняется журнал каждый раз, когда появляется новый документ, требующий учета.
Во 2 квартале 2023 года ООО “Гуру” (агент) от своего имени:
- приобрело для принципала (ООО “Барс”) товары у ООО “Деньги”. При отгрузке товаров ООО “Деньги” выставило счет-фактуру от 15.05.2023 № 127. На его основании агент выставил принципалу счет-фактуру от 15.05.2023 № 839;
- реализовало товары принципала (ООО “Грамм”), подлежащие прослеживаемости, покупателю (ООО “Омен”), выставило ему счет-фактуру от 13.06.2023 № 1014 и копию счета-фактуры направило принципалу. На основании копии принципал 14.06.2023 составил и передал агенту счет-фактуру от 13.06.2023 № 89.
НДС начислен по ставке 20%.
Далее показан образец заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур за 2 квартал 2023 года для этой ситуации.
Кому и в какие сроки нужно сдавать журнал в ИФНС
Подавать журнал учета выданных и полученных счетов-фактур для проверки в налоговую инспекцию приходится фирмам-посредникам, осуществляющим деятельность в интересах третьих лиц, с которыми они сотрудничают на основе агентского, комиссионного, транспортно-экспедиционного договоров, а также при выполнении функций застройщика (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Экспедиторы сдают журнал, если считают оплату по договору доходом и учитывают его при определении налоговой базы по налогу на прибыль или НДФЛ, если речь идет о предпринимателе. А при применении спецрежимов, доход учитывался в составе единого налога на УСН или ЕСХН.
На заметку! Если покупатель не является плательщиком НДС, то стороны могут оформить соглашение, в рамках которого счета-фактуры при сделках выдаваться не будут. Такие действия можно считать правомерными на основе разъяснений Минфина России (письмо от 31.10.16 № 03-11-11/63683).
Срок подачи журнала в налоговую — до 20-го числа следующего месяца по завершении отчетного квартала. К примеру, за 3 квартал 2022 года форму нужно было сдать до 20 октября 2022 года. Журнал подается в налоговую только электронным путем — через специального оператора или на сайте ФНС, заверенный электронной подписью (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур
Представленный документ относится к установленному действующим законодательством способу контроля за компаниями, обязанными подавать в ИФНС декларацию об НДС. Служба проверяет показатели НДС (в 2020 г. ставка составляет 20%), который указывается посредниками при реализации товаров и материальных ценностей (ТМЦ), и суммы вычитаемых операций. Одновременно контролируются вычеты по товарно-материальным ценностям.
Поквартальное ведение журнала отображает реальную картину предприятия, работающего со счетами-фактурами. Счет-фактура — это первичный учетный документ. 4 периода документации заполняются в бумажной и цифровой формах. Записи в документе ведутся в четком хронологическом порядке, по датам, и соответствуют правилам заполнения, которые подробно описываются приложением 3-к Постановления № 1137.
Исправление журнала после сдачи
Ситуация: должен ли посредник – неплательщик НДС сдать в инспекцию исправленный журнал учета счетов-фактур? После сдачи первоначального журнала организация обнаружила в нем ошибки.
Обязанность подавать в инспекцию исправленный журнал налоговым законодательством не предусмотрена. Но уточненный журнал лучше все же сдать.
Посредники должны представлять в инспекцию журнал с зарегистрированными в нем счетами-фактурами, которые они выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Эти сведения нужны налоговой инспекции для контроля за полнотой уплаты НДС организациями, которые работают через посредников.
На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например комитентами, при продаже товаров, тем суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Таким образом, если посредник обнаружил после подачи в инспекцию ошибки в журнале учета счетов-фактур, в него нужно внести исправления и представить в инспекцию исправленный документ. Для исправления аннулируйте неверную запись в журнале, то есть отразите ошибочный счет-фактуру со знаком минус. В следующей строке журнала отразите верную запись.
Такой порядок в устных разъяснениях подтверждают представители ФНС России и Минфина России.
Как исправить журнал
Чтобы исправить ошибку в журнале, аннулируйте ошибочный счет-фактуру. То есть отразите со знаком минус стоимость товаров (работ, услуг) и сумму налога (показатели по графам 14 и 15 журнала). Затем зарегистрируйте правильный счет-фактуру со знаком плюс.
Например, посредник покупает товары для заказчика. Бухгалтер компании посредника обнаружил, что в журнале учета за III квартал указаны неверные реквизиты счета-фактуры, поступившего от продавца товаров. Указаны следующие реквизиты (неверные): № 1250 от 26 октября 2016 г. А правильные реквизиты счета-фактуры – № 1350 от 26 октября 2016 г. Журнал уже сдан в налоговую инспекцию. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер сделал следующее:
- в части 1 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 12. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс;
- в части 2 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 4. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс.
Образец заполнения журнала (посредник является плательщиком НДС)
Заказчик АО «Мю-ипсилон» заключил с посредником ООО «Дзета-тета», который платит НДС, договор комиссии от 2 июня. По договору «Дзета-тета» продает партию словарей (200 штук), принадлежащих «Мю-ипсилон» на праве собственности. Партия стоит 320 000 рублей (в т. ч. НДС — 53 333,33 рубля). Посреднику предусмотрено вознаграждение в размере 16 500 рублей (в т. ч. НДС — 2 750 рублей).
15 июня «Дзета-тета» заключила договор поставки с АО «Кси-омикрон» на поставку партии словарей в количестве 200 штук. Поставка состоялась 18 июня. Тогда же «Дзета-тета» выставила в адрес «Кси-омикрон» счет-фактуру от 18.06 № 812, а его копию передала «Мю-ипсилон». Данный документ в бухгалтерии «Дзета-тета» зарегистрировали в части 1 журнала учета счетов-фактур, а в книге продаж — нет.
На сумму проданных словарей «Мю-ипсилон» выставила в адрес «Дзета-тета» счет-фактуру от 18.06 № 375. Полученный от «Мю-ипсилон» счет-фактуру в бухгалтерии «Дзета-тета» зарегистрировали в части 2 журнала учета счетов-фактур, а в книге покупок — нет.
Изменились правила заполнения книг продаж при возврате товаров
В апреле правила заполнения книги продаж изменились. Теперь при возврате товара, принятого на учет, покупатели больше не обязаны составлять счета-фактуры для обратной реализации. Вместо этого поставщики формируют корректировочные счета-фактуры с указанием изменений по количеству позиций.
Что изменилось в правилах заполнения книги продаж
1 апреля вступила в силу новая редакция правил заполнения книги продаж (постановление Правительства РФ от 19.01.19 № 15). Поправки связаны в основном с увеличением ставки НДС, однако изменения коснулись и требований к оформлению возврата товара.
В новой редакции правил из третьего пункта второго раздела были исключены слова о возврате принятых на учет товаров. Прежняя формулировка третьего пункта обязывала регистрировать в книге продаж счета-фактуры, которые были выставлены при возврате таких товаров. Теперь это положение прекратило свое действие, и покупателям больше не нужно формировать счета-фактуры в таких случаях. Но как тогда следует оформлять возврат?
Разъяснения финансового ведомства
Согласно пояснениям специалистов Минфина, требования к оформлению возврата принятых товаров зависят от того, каким договором регламентирован возврат (Письмо от 08.04.19 № 03-07-09/24636):
1. Если возврат товара регламентирован первоначальным договором (по которому происходила отгрузка), то продавец составляет корректировочный счет-фактуру, в котором отмечает изменение по количеству позиций.
2. Если возврат регламентирован отдельным договором поставки, то счет-фактуру выставляет покупатель, так как теперь он превращается в поставщика товара, а продавец — в покупателя.
Что вызывает сомнения
Позиция финансового ведомства выглядит недостаточно убедительной. Если товар качественный и соответствует условиям договора, то при принятии его на учет право собственности переходит к покупателю (при условии, что в договоре не прописано иное). Получается, что по новым правилам продавец должен в корректировочном счете-фактуре указать чужой товар.
Кроме того, если право собственности переходит к покупателю при принятии товара, то последующий возврат можно осуществить только путем обратной реализации товара, независимо от того, как это происходит: в рамках отдельного договора поставки или первоначального договора.
Внимание! Сдать декларацию НДС без ошибок и расхождений удобно через Контур.Экстерн. Сервис проверит, что декларация заполнена корректно, а расхождений с контрагентами нет. Вы отчитаетесь по НДС за несколько кликов.
Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию
Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу, должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.
Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2020 г. № ММВ-7-6/93.
Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.
Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2020 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).
Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур?
Штраф в размере 10 000 руб.
С 1 января 2020 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).
На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.
Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг
Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении № 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п.п. 15, 27 Постановлении № 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.
Но данный порядок не соответствовал требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.
С вступлением в силу Постановления № 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок Постановления № 1137). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока.
Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры, должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.
Обратите внимание: в Постановлении № 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж – не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление № 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в Журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в 2020-2021 годах
Журнал регистрации счетов-фактур — это отчетный документ, являющийся методом контроля по НДС, заполняемый и предоставляемый в ФНС предприятиями (предпринимателями), ведущими посредническую деятельность, которые при заключении договоров (контрактов) с третьими лицами в интересах своего комитента (принципала, доверителя) выступают от своего имени. При этом система налогообложения, применяемая компанией-посредником, значения не имеет.
К перечню предприятий, которым не избежать обязательства по заполнению и подаче журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, также причисляются: субъекты, занимающиеся транспортным экспедированием и определяющие налоговую базу как доходы, получаемые в виде вознаграждения по данной деятельности; а также предприятия, выступающие в роли застройщика.
Важно! Журнал учета хранится в течение не менее 5 лет с даты последней записи.
Кто составляет журнал
Единый журнал по сути объединяет в себе 2 журнала: журнал учета полученных счетов-фактур и журнал учета выставленных счетов-фактур. В форме журнала эти разделы именуются:
- Часть 1 «Выставленные счета-фактуры»;
- Часть 2 «Полученные счета-фактуры».
Вести данный журнал обязаны определенные лица при выставлении или получении ими счетов-фактур, при этом не важно, являются ли эти лица налогоплательщиками НДС, лицами, освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, или лицами, не являющиеся налогоплательщиками НДС.
Так, вести журнал должны лица в отношении следующей предпринимательской деятельности:
- деятельность в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, которые предусматривают реализацию или приобретение товаров (работ, услуг) от имени комиссионера (агента);
- деятельность на основе договоров транспортной экспедиции (при определении своего дохода как вознаграждение при исполнении данных договоров);
- выполнение функций застройщика.
При этом важно учитывать, что в журнале не регистрируются счета-фактуры, выставленные на сумму дохода в виде вознаграждения по указанным выше договорам.
Порядок заполнения по строкам
Счет-фактура заполняется по Правилам, которые утверждены постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137. Там нужно указать:
-
Порядковый номер и дату составления — строка 1. Документы нумеруются по порядку, по возрастанию. Храниться они должны в хронологическом порядке — по дате выставления или по дате получения. Срок хранения счетов-фактур и накладных — не менее четырех лет с даты последней записи.
-
Сведения о продавце — строки 2, 2а и 2б. Название, адрес, ИНН и КПП продающей стороны. Адрес указываются в счете-фактуре по ЕГРЮЛ, подробно, без сокращений, которые допустимы в учредительных документах. Нарушение этого правила может стать основанием для лишения вычета.
-
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе — строки 3 и 4. Указывается только при продаже товаров. При реализации услуг или выполнении работ ставится прочерк. Если продавец и есть отправитель груза — в этой строке пишется «Он же».
-
Сведения об оплате — строка 5. Заполняется при продаже в счет ранее полученной предоплаты. Там указывают номер и дату платежно-расчетного документа. Если предоплаты не было, ставится прочерк.
-
Информация о документе об отгрузке — строка 5а. Там указываются номер и дата документа об отгрузке товаров, на основании которого составлен счет-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
-
Сведения о покупателе — строки 6, 6а и 6б. Продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя по учредительным документам, адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, или место жительства предпринимателя, а также ИНН и КПП покупателя.
-
Валюта и ее код — строка 7. Счет-фактура выставляется в той денежной единице, в которой выражены цены и расчеты по договору.
-
Сведение о госзаказах — строка 8. Заполняется при работе с госзаказами. В противном случае ставится прочерк или строка оставляется пустой.
-
Сведения о товаре. В табличной части нужно указать наименование товара или описание работ, услуг, переданных прав. При вывозе товаров в страны ЕАЭС в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.
В графах 2 и 2а указываются единицы измерения отгруженной продукции. Это код и определенное условное обозначение согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения. Но проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. Когда указывать нечего, например, при реализации услуг, ставятся прочерки. Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» заполняются только по иностранным товарам.
-
Цена и стоимость товара. В графе 4 ставится цена за единицу измерения без учета налога. Указывается в том случае, когда возможно ее указать, иначе ставится прочерк. В графе 5 указывается стоимость товаров, работ, услуг без учета налога.
-
Ставка и сумма налога. В графе 7 отмечается размер налоговой ставки, в графе 8 — сумма налога в рублях и копейках, полная, без округления, в графе 9 — стоимость всего количества или объема товара с учетом суммы налога.
-
РНПТ (регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости). Заполняется в графе 11 по импортным товарам из списка. Либо там указывается регистрационный номер таможенной декларации для прочих товаров.
В одном документе можно указать сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам. В графе 12 и 12а указывают единицу измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графе 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости.
Корректировка счета-фактуры
Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
У этой операции есть ряд требований:
- Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
- Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
- Нужно проставить дату исправления.
- Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.
Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур разъяснен в пунктах 3–12 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
В журнале регистрируйте все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные. И неважно, бумажные они или электронные. Все нужно регистрировать в хронологическом порядке.
В части 1 «Выставленные счета-фактуры»:
- по дате выставления электронных счетов-фактур;
- по дате составления бумажных счетов-фактур;
- по дате составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры контрагентам не передаются.
В части 2 «Полученные счета-фактуры» регистрируйте счета-фактуры по дате их получения.
Это следует из положений пункта 3, подпункта «б» пункта 7 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и письма Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/57.
Заверение журнала учета счетов-фактур
|
ФОРМА ЖУРНАЛА |
ПОРЯДОК ПОДПИСАНИЯ |
| На бумажном носителе | Подписывают до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, – руководитель организации (уполномоченное им лицо) или ИП (уполномоченное им лицо).
Журнал также прошнуровывают, страницы пронумеровывают. |
| За налоговый период в электронном виде | Подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), ИП – при передаче журнала в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ |