Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Состав личного дела работника в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Так как общего для всех бланка (унифицированной формы) не существует, определить, какие данные личный листок по учету кадров содержит, необходимо самой организации, закрепив это в ЛНА. Обычно фиксируют такую информацию:
- Ф. И. О. гражданина;
- пол;
- число, месяц, год и место рождения;
- национальность;
- домашний адрес, телефон;
- паспортные данные;
- образование;
- сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
- профессиональные навыки и умения;
- пребывание за границей: период, место, цель поездки;
- отношение к воинской обязанности;
- данные о семейном положении;
- сведения о близких родственниках: степень родства, Ф. И. О., год рождения;
- дата заполнения и подпись сотрудника;
- фото размером 4×6 см.
Правила его составления
При оформлении трудового соглашения работник сам заполняет бланк в единственном экземпляре.
Сведения необходимо вносить строго в соответствие с официальными бумагами – свидетельством о рождении, паспортом, трудовой книжкой сотрудника.
Кроме того, нужно учитывать следующие требования и нюансы:
- В документе не допускается наличие помарок, исправлений. Если они были допущены, необходимо все переписать.
- К анкете прилагается фотография размера 4 на 6 сантиметров.
- Указываются стандартные персональные данные работника – национальность, место проживания, домашний и фактический адрес, дата и место рождения, ФИО, пол.
- Данные о прежних местах работы – наименование предприятия, занимаемая должность.
- Сведения о полученных премиях и наградах.
- Информация о выезде за границу.
- ФИО ближайших родственников – супруга, детей.
- Воинская обязанность.
Личный листок по учету кадров — как правильно заполнять
Поскольку унифицированной формы бланка личного листка не существует, кадровая служба может составить свой бланк или использовать один из образцов.
В любом случае стоит включить в листок следующие блоки:
- Фотография. Цветной или черно-белый снимок формата 4х6, анфас, как в паспорте. Фотография должна быть актуальной. Вклеивается в верхний левый угол документа.
-
Общие сведения.
- Фамилия, имя, отчество;
- половая принадлежность;
- дата и место рождения;
- гражданство.
- Можно включить семейное положение, информацию о родственниках, контактные телефоны и адреса.
-
Образование. В графе «образование» пишется сначала общий реквизит:
- «высшее профессиональное»;
- «неполное высшее»;
- «среднее профессиональное»;
- «начальное профессиональное»;
- «среднее (полное) общее»;
- «основное общее».
- Далее в таблице сотрудник перечисляет все учебные заведения в порядке прямой хронологии, даты учебы и присвоенную квалификацию.
- Владение иностранными языками. Здесь отмечаем язык и степень владения: свободно владею; читаю и могу изъясняться; читаю и перевожу со словарем.
- Научная работа. Ученая степень, научные труды и изобретения. Если нет, нужно указать «не имею».
- Предыдущие места работы. Начиная с самого первого. Нужно вписать годы работы, должности и адреса организаций.
- Пребывание за границей. Даты, страны и цель поездки — командировка, работа или туризм.
- Участие в выборных органах. Здесь указывается, был ли когда-нибудь сотрудник депутатом или общественным деятелем.
- Правительственные награды. Если есть, то какие. Если нет — «не имею».
- Воинская обязанность. По тексту военного билета или приписного свидетельства.
- Обязательство сообщать об изменениях данных. Обязательно включите в текст личного листка фразу: «Обязуюсь своевременно извещать об изменении данных, включенных в личный листок по учету кадров».
- Подпись сотрудника и дата заполнения.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
На что обратить внимание
Есть несколько ключевых моментов.
Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.
В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).
Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.
Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.
Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.
Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.
Как правильно составить личный листок по учету кадров?
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Стандартная форма включает в себя:
- Фотографию сотрудника.
- Данные персонального характера:
- ФИО работника полностью;
- дата и место рождения;
- национальность, гражданство;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и места жительства;
- сведения о семье.
- Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
- Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
- Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.
Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.
Вопрос о том, могут ли отказать в трудоустройстве, тревожит большое количество граждан. Разберёмся в этой ситуации поподробнее. По идее все персональные данные работника, в том числе погашенные или снятые судимости, не должны влиять на решение руководства компании при приёме на работу. Конечно, фирма не сможет отказать вам, сославшись на сведения из анкеты. Тем не менее следует понимать, что частные организации вправе принимать на работу лиц по своему усмотрению, отказывать без объяснения конкретных причин.
Совсем другое дело, если вас попытаются уволить уже после трудоустройства. Здесь уже никакая информация о гражданине не сможет выступить основанием. Закон о труде довольно чётко регламентирует процедуру увольнения, во многом ограничивая работодателя. Если сотрудник добросовестно исполняет свои обязанности, избавиться от него будет крайне проблематично.
Личный листок по учету кадров (образец)
- Главная ›
- Бланки ›
- Личный листок по учету кадров (образец)
При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.
Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета.
Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.
Личный листок по учету кадров (образец)
Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.
), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.
Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:
- ФИО работника;
- Дата, место рождения;
- Гражданство;
- Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
- Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
- Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
- Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
- Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
- Информацию о наличии наград и званий;
- Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
- Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
- Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).
Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.
Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).
Личный листок по учету кадров — как правильно заполнять
Поскольку унифицированной формы бланка личного листка не существует, кадровая служба может составить свой бланк или использовать один из образцов.
В любом случае стоит включить в листок следующие блоки:
- Фотография. Цветной или черно-белый снимок формата 4х6, анфас, как в паспорте. Фотография должна быть актуальной. Вклеивается в верхний левый угол документа.
- Общие сведения. Фамилия, имя, отчество;
- половая принадлежность;
- дата и место рождения;
- гражданство.
- Можно включить семейное положение, информацию о родственниках, контактные телефоны и адреса.
- «высшее профессиональное»;
- Далее в таблице сотрудник перечисляет все учебные заведения в порядке прямой хронологии, даты учебы и присвоенную квалификацию.
Листок содержит следующие сведения о сотруднике:
- Ф.И.О. гражданина;
- пол;
- число, месяц, год и место рождения;
- национальность;
- домашний адрес, телефон;
- паспортные данные;
- образование;
- сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
- профессиональные навыки и умения;
- пребывание за границей: период, место, цель поездки;
- отношение к воинской обязанности;
- данные о семейном положении;
- сведения о близких родственниках: степень родства, Ф.И.О., год рождения;
- дата заполнения и личная подпись сотрудника;
- фото размером 4×6 см.
Бланк заполняется работником собственноручно. Правильность указанных в документе данных.заверяется подписью.
Трудовым законодательством Российской Федерации не установлена определенная форма заполнения данного документа. Исходя из этого, составлением занимается отдел кадров. Они также определяют круг вопросов и строк, используемых в данной анкете.
Важно, чтобы с данным документом был обязательно ознакомлен руководитель предприятия. Фактом, подтверждающим согласие, является наличие его подписи в самом документе и приказе о его составлении. После этого на предприятии будет использоваться данная утвержденная форма.
Особенности ведения документа:
- Поступающий на должность сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения данной анкеты.
- Однако при устройстве на государственную должность отказ заполнять листок соразмерен отказу от исполнения своих прямых обязанностей.
- В фирмах, где он необязателен, особо негативных последствий для сотрудника не будет. Единственным аспектом будет возможное негативное отношение начальства, а также других сотрудников. Это может в будущем сказаться на карьере работника.
- Если сведения, которые указал сотрудник, устарели или стали неактуальными, например работник женился, развелся или прибывал за границей в командировке, если изменил фамилию, он обязан сообщить об этом руководству. Оно же должно своевременно внести соответствующие изменения в данный документ.
- Также руководитель фирмы должен быть обязательно ознакомлен со сведениями, указанными при заполнении данного бланка.
Хранения этой формы на предприятии зависит от времени его заполнения:
- Если он оформлен до 1 января 2003, то срок хранения составляет 75 лет.
- Если он оформлен в период после 1 января 2003, то срок хранения составляет 50 лет.
- Если он оформлялся гражданином, поступающим на должность руководителя, то данный документ хранится бессрочно.
Отказ от заполнения личного листка
В коммерческих структурах или при оформлении на работу в ИП гражданин имеет право отказаться заполнять данные документы. Не существует нормативного положения, обязывающего работодателя принудить к данной процедуре.
Но в этой ситуации следует побеспокоиться о том, какое впечатление человек произведет изначально. Нередко несговорчивого сотрудника, что называется, «берут на карандаш». Дальнейшее построение карьерной вертикали для него будет затруднительно. К слову, индивидуальные предприниматели не особенно церемонятся с такими работниками, поскольку они знают, как привлечь персонал.
Совсем по-другому обстоит дело в государственном учреждении. Здесь отказ от заполнения личного листка эквивалентен фактическому отказу от исполнения профессиональных обязанностей. Поэтому именно в муниципальных учреждениях и на госслужбе такие моменты встречаются крайне редко.
После увольнения личный листок остается на предприятии. Он входит в понятие «кадровая документация». Забрать его сугубо по своему усмотрению работник не имеет права.
Если же по каким-либо субъективным причинам личный листок нужен человеку, то изъять его можно только после письменного ходатайства на имя руководителя. Но даже в этом случае гражданину будет предоставлен не собственно листок, а его заверенная копия.
Примерная схема заполнения документа
Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:
Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4
Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
Заполняется личная информация
К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
Наличие военной обязанности.
В отдельной графе проставляется семейное положение.
Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.
Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.
Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.
Заполнение личного листка по учету кадров
Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации