Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:
-
воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;
-
развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.
Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.
Процесс интеграции включает следующие шаги:
-
Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;
-
Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;
-
Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;
-
Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;
-
Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
Трудовой договор, основной документ при приеме на работу
В трудовом договоре должны быть указаны следующие основные моменты:
- Сведения о сторонах договора. Здесь указываются полные наименование организации и фамилия, имя, отчество работника.
- Срок договора. Определяется согласно действующему законодательству и может быть как на определенный, так и на неопределенный период.
- Место работы. Указывается фактическое местоположение организации, где предполагается трудовая деятельность работника.
- Должность и обязанности. Описывается должность, на которую принимается работник, а также его основные трудовые обязанности и функции.
- Режим работы и рабочее время. Определяются часы работы, перерывы, выходные дни и другие нормы, регулирующие трудовой процесс.
- Оклад (заработная плата). Устанавливается размер заработной платы, базовых выплат, премий, надбавок, регулирующих выплаты и их порядок.
- Отпуск и отпускные. Описываются права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск и размер отпускных.
- Порядок расторжения договора. Устанавливаются условия и последствия для сторон при расторжении трудового договора.
Трудовой договор подписывается обеими сторонами и является обязательным документом, регулирующим трудовые отношения и защищающим интересы работника и работодателя.
Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы
В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.
Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.
Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.
| Дата выплаты | Размер заработной платы | Дополнительные выплаты и надбавки |
|---|---|---|
| 10.01.2024 | 50 000 рублей | Надбавка за переработку — 5 000 рублей |
| 25.01.2024 | 55 000 рублей | Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей |
Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.
Перечень документов для оформления больничного листа
1. Заявление на больничный лист
Документ, который представляет собой официальную заяву работника о необходимости временного освобождения от работы в связи с болезнью или травмой. В заявлении указываются даты начала и окончания больничного листа.
2. Медицинская справка
Документ, выданный учреждением здравоохранения, содержащий информацию о диагнозе, причине и продолжительности освобождения от работы.
3. Копия трудового договора
Документ, подтверждающий существование рабочего отношения между работником и организацией. Необходим для подтверждения права на получение больничного по найму.
4. Сертификат инвалида (при наличии)
Документ, удостоверяющий инвалидность работника. В случае наличия такого сертификата, работник может иметь право на дополнительные льготы, предоставляемые положениями закона.
5. Справка о трудовом стаже
Документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Необходим для расчета длительности оплачиваемого и неоплачиваемого больничного листа.
6. Копия паспорта работника
Документ, удостоверяющий личность работника и необходимый для установления его личных данных и гражданства.
7. Копия полиса обязательного медицинского страхования
Документ, подтверждающий наличие медицинской страховки работника. Необходим для возмещения затрат, связанных с медицинским лечением.
Примечание: Перечень документов может различаться в зависимости от требований организации и законодательства.
Перечень обязательных документов для сотрудников на 2024 год
Для работы в организации в 2024 году требуется предоставить следующие обязательные документы:
- Паспорт гражданина Российской Федерации (или паспорт иностранного гражданина с разрешением на работу в Российской Федерации);
- Документ, подтверждающий образование (диплом, свидетельство, аттестат и т.д.), соответствующее требованиям должности;
- Трудовой договор или контракт о найме (в зависимости от формы трудоустройства);
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Медицинская справка формы 086/у (о прохождении медицинского осмотра);
- Справка об отсутствии судимости (может потребоваться в зависимости от видов деятельности);
- Свидетельство о повышении квалификации (если применимо к должности);
- Другие специфические документы, требуемые для определенных профессий (например, лицензии, сертификаты и т.д.).
Настоящий перечень является обязательным и может быть дополнен или изменен в соответствии с внутренними правилами организации и действующим трудовым законодательством.
Копия паспорта и военного билета
Копия паспорта подтверждает личность сотрудника и содержит важные данные, такие как ФИО, дата и место рождения, гражданство и регистрация. Она позволяет убедиться в соответствии личности сотрудника и предоставить достоверную информацию для составления кадровых документов.
Копия военного билета необходима в случае, если сотрудник служил в Вооруженных Силах или имеет отношение к определенным категориям граждан, для которых военный билет выступает документом, удостоверяющим личность и имеющим определенные привилегии. Предоставление копии военного билета позволяет подтвердить статус сотрудника и принять соответствующие меры при формировании его трудовых прав и обязанностей.
В целях безопасности и сохранения конфиденциальности личных данных сотрудников, копии паспорта и военного билета должны храниться в закрытом доступе и быть доступными только уполномоченным сотрудникам организации, ответственным за учет и обработку персональной информации.
Положения и правила внутреннего трудового распорядка
В рамках внутреннего трудового распорядка устанавливаются положения и правила, определяющие следующие аспекты:
- Рабочее время и график работы;
- Порядок оформления рабочего времени;
- Условия и порядок предоставления отпусков;
- Правила поведения на рабочем месте;
- Порядок использования технических средств и средств связи на рабочем месте;
- Правила профессиональной этики и поведения;
- Порядок предоставления больничного листа;
- Правила обращения с конфиденциальной информацией;
- Порядок решения конфликтных ситуаций на рабочем месте;
- Порядок взаимодействия с подчиненными, коллегами и руководством;
- Процедуры обращения с жалобами и предложениями;
- Порядок назначения и продвижения по службе;
- Порядок наказаний, применяемых к работникам;
- Процедуры оценки трудовой деятельности и стимулирования персонала.
У каждого работника ООО обязанность ознакомиться с положениями и правилами внутреннего трудового распорядка, выполнять их в полном объеме и соблюдать при исполнении своих трудовых обязанностей.
В случае несоблюдения положений и правил трудового распорядка, работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормами ООО.
Нарушение положений и правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение дисциплинарных взысканий, вплоть до увольнения.
План профессионального развития
Составление плана профессионального развития включает в себя:
| Пункт | Описание |
| 1 | Определение карьерных целей и желаемой должности |
| 2 | Анализ текущих компетенций и навыков |
| 3 | Определение необходимых для достижения целей компетенций и навыков |
| 4 | Планирование обучения и развития для приобретения недостающих компетенций |
| 5 | Определение способов оценки достижения целей |
| 6 | Разработка временных рамок и этапов реализации плана |
План профессионального развития должен быть гибким документом, который может корректироваться и дополняться в процессе реализации. Он также должен быть согласован с руководством организации и учитывать стратегические цели компании.
Кадровые документы в ООО: обязательные правила в 2024 году
В 2024 году ООО, как и раньше, должны соблюдать ряд обязательных правил в отношении кадровых документов. Ниже приведен полный список кадровых документов, которые должны присутствовать у ООО:
- Трудовые договоры: каждый сотрудник ООО должен иметь трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством.
- Личные карточки сотрудников: каждый сотрудник ООО должен иметь свою личную карточку, где указываются все данные, относящиеся к его трудовой деятельности.
- Приказы и распоряжения: все приказы и распоряжения руководства, связанные с персоналом, должны быть оформлены в письменном виде и храниться учетной кадровой службой.
- Списки работников: ООО должно вести актуальные списки работников, включая информацию о должности, занимаемой должностным лицом.
- Отчеты об испытательных сроках: ООО обязано подготавливать и хранить отчеты об испытательных сроках для новых сотрудников, которые необходимо предоставить в установленные сроки.
- Табель учета рабочего времени: для контроля за отработанным временем каждого сотрудника ООО необходимо вести табель учета.
- Наряды и акты выполненных работ: при выполнении работ, связанных с риском для жизни и здоровья работников, должны быть оформлены соответствующие наряды и акты выполненных работ.
- Медицинские и санитарно-эпидемиологические заключения: при необходимости сотрудника ООО должны обладать заключениями о состоянии его здоровья и санитарно-эпидемиологической готовности.
Соблюдение правил в отношении кадровых документов не только обеспечивает законность деятельности ООО, но и способствует эффективному управлению персоналом, улучшению качества работы и снижению рисков.
Другие изменения в охране труда в 2024 году
В Трудовой кодекс планируют внести изменения с 1 сентября 2024 года в части охраны труда. Изменения касаются статей 213, 214 и главы 36.1 ТК.
№1. Государственная экспертиза условий труда. Федеральные исполнительные органы и департаменты по труду теперь сами будут формировать согласно рекомендациям Минтруда структурные подразделения, которые будут проводить государственную экспертизу условий труда. Должностные лица, которые будут проводить государственную экспертизу условий труда, должны обучаться по охране труда и повышать свою квалификацию в соответствии с законом о государственной службе.
№2. Личный кабинет по охране труда. В Трудовой кодекс внесут новую статью 214.3 «Личный кабинет по охране труда работодателя». Минтруд должен определить порядок, дать инструкцию по получению каждым работодателем доступа на портал ЛКОТ, порядок формирования документов, размещаемых на этом портале — деклараций СОУТ, реестров обученных лиц и т.п., в том числе — самопроверки. Сведения в кабинете, подписанные электронной подписью, будут признаваться электронными документами и приравниваться к подписанным документам на бумажных носителях.
Важно! Некоторые специалисты неправильно трактовали этот абзац. Они ошибочно сделали вывод, что теперь можно будет ограничиться записью в реестре о проведении обучения. Нет, подпись работника все еще требуется.
Обязательные кадровые документы для ООО в 2024
При ведении бизнеса в форме общества с ограниченной ответственностью (ООО) в 2024 году, необходимо разработать и вести следующие кадровые документы:
- Трудовой договор либо соглашение о найме с каждым работником, оформленное в письменной форме.
- Заявление от каждого работника о приеме на работу, которое содержит персональные данные сотрудника и согласие на их обработку.
- Заявление от каждого работника о предоставлении необходимых документов для оформления страховой медицинской полиси.
- Табель учета рабочего времени, представляющий собой учет рабочего времени и нерабочих дней сотрудников.
- Трудовые книжки или электронные трудовые книжки для каждого работника, где должны быть отражены все изменения в трудовом статусе, отпусках, премировании и т.д.
- Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях в трудовых отношениях с работниками ООО.
- Личные карточки сотрудников с указанием персональных данных, образования, трудового стажа.
- Планы периодических медицинских осмотров и проведенные медицинские осмотры работников.
- Документы, связанные с оплатой труда: табели учета рабочего времени, расчеты заработной платы, приказы о начислении заработной платы и др.
- Договоры о материальной ответственности работников и акты об ущербе.
- Акты приема-сдачи работников и средств индивидуальной защиты.
- Документы, связанные с отпуском: приказы о предоставлении отпуска, заявления работников об отпуске, отчеты о проведенном отпуске и др.
- Анкеты сотрудников, заполненные при приеме на работу и при проведении периодических анкетирований.
Обязательность ведения и наличия указанных кадровых документов обусловлена законодательством РФ и служит основой для правильной организации и управления персоналом в ООО.
Трудовой регламент: разработка и утверждение
Трудовой регламент содержит положения о правах и обязанностях работников, порядке труда и отдыха, дисциплине и порядке применения дисциплинарных взысканий, а также другие требования, регулирующие трудовые отношения.
Процесс разработки трудового регламента включает несколько этапов:
|
1. Определение необходимости разработки трудового регламента. |
Руководство ООО должно оценить ситуацию и принять решение о необходимости разработки трудового регламента. |
|
2. Сбор необходимых данных и материалов. |
Для разработки трудового регламента требуется сбор информации о рабочих процессах, организации труда, правах и обязанностях работников. |
|
3. Подготовка проекта трудового регламента. |
На основе собранных данных и материалов разрабатывается проект трудового регламента. Он должен быть структурирован и содержать все необходимые положения. |
|
4. Обсуждение проекта. |
Проект трудового регламента обсуждается с работниками и с их участием вносятся необходимые дополнения и изменения. |
|
5. Утверждение трудового регламента. |
После обсуждения проекта и внесения необходимых изменений он утверждается руководством организации. Трудовой регламент должен быть подписан руководителем и работниками. |
После утверждения трудового регламента он становится обязательным для всех сотрудников ООО. Работодатель должен ознакомить каждого работника с его положениями и обеспечить их исполнение.
Трудовой регламент является важным инструментом для поддержания порядка на предприятии и обеспечения эффективной работы коллектива. Его разработка и утверждение помогают предотвратить возможные конфликты и недоразумения в трудовых отношениях.