Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет 71.01 — Расчеты с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Перед тем как списать кредиторскую задолженность, бухгалтеру важно правильно определиться со сроком исковой давности. Тогда исключается ошибка при исчислении налога на прибыль. Отталкиваться нужно от норм Гражданского Кодекса.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
по дебету
- 50 «Касса»
- 51 «Расчетные счета»
- 52 «Валютные счета»
- 55 «Специальные счета в банках»
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
- 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
- 91 «Прочие доходы и расходы»
по кредиту
- 07 «Оборудование к установке»
- 08 «Вложения во внеоборотные активы»
- 10 «Материалы»
- 11 «Животные на выращивании и откорме»
- 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»
- 20 «Основное производство»
- 23 «Вспомогательные производства»
- 25 «Общепроизводственные расходы»
- 26 «Общехозяйственные расходы»
- 28 «Брак в производстве»
- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
- 41 «Товары»
- 44 «Расходы на продажу»
- 45 «Товары отгруженные»
- 50 «Касса»
- 51 «Расчетные счета»
- 52 «Валютные счета»
- 55 «Специальные счета в банках»
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
- 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
- 91 «Прочие доходы и расходы»
- 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
- 97 «Расходы будущих периодов»
- 99 «Прибыли и убытки»
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.
Корреспонденция с другими счетами
Этот бухсчет может взаимодействовать со многими другими счетами при выполнении проводок. По дебету этого счета корреспонденция производится в кредит:
- 50 Выдача подотчетных денежных средств из кассы;
- 51 Перечисление подотчетных средств со счета на банковскую карту;
- 52 Выдача подотчетных средств в иностранной валюте при командировке заграницу;
- 55 Выдача подотчетных средств со спецсчетов;
- 76 Выдача подотчетных денежных средств по реестру банка;
- 79 Выдача денег подотчет из кассы отдельного подразделения организации или из ее филиала;
- 91 Учет списания разниц курсов валют, если выдача была в иностранной валюте.
Счет 71.01 — Расчеты с подотчетными лицами
В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:
| Дт | Кт | Описание | Сумма, руб. | Документ — основание |
| 71 | 51 | На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды | 2 500 | Платежное поручение |
| 10 | 71 | Поступили канцтовары, приобретенные Ивановым И.И. по чеку без НДС | 2 840 | Авансовый отчет, товарный чек |
| 71 | 51 | На банковскую карточку Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода | 340 | Платежное поручение |
Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.
Как ведут аналитический учет по счету 71
К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.
Связь затрат и прибылей с основными либо «прочими» видами занятий организации прослеживается на основании данных из выписки ЕГРЮЛ. В этом документе закреплены виды деятельности фирмы, указанные как основные при регистрации. Выплаты по счету отражаются на основании платежных поручений (если производятся безналичные перечисления на счет работника) или расходных кассовых ордеров (если работник получает средства наличными). Начисления по счету 71 производятся на основании авансовых отчетов, предоставленных сотрудником вместе с документами, подтверждающими понесенные расходы.
Учетная политика вправе обосновывать отнесение к «прочим» и других видов затрат. Например, госпошлины и сумма налога на имущество прямо не указаны в списке основных расходов, их нет и в перечне «прочих», значит, предприятие самостоятельно может определить статью их учета.
Бухгалтерские проводки
Типовые проводки бухучета на основе 71 счета могут отражать покупку материалов через подотчет, включать в себя командировочные расходы и прочее. Выглядят они следующим образом:
- Дт71 Кт 50.1 Выдача средств подотчет из кассы организации;
- Дт10 Кт 71 Покупка материалов на эти средства;
- Дт19 Кт 71 Принятие НДС по купленным материалам;
- Дт20 Кт 10 Отпуск материалов в производство;
- Дт50.1 Кт 71 Подотчетным сотрудником были сданы остатки средств в кассу организации;
- Дт71 Кт 50.1 Выдача сотруднику перерасхода из кассы по соответствующим суммам.
Командировочные же проводки могут быть следующими:
- Дт71 Кт 50.1 Выдача средств подотчет из кассы организации на командировочные расходы;
- Дт20 Кт 71 Списание купленных билетов и прочих трат в расход;
- Дт19 Кт 71 Принятие налога на добавленную стоимость по купленным билетам;
- Дт44 Кт 71 Списание средств на гостиницу или отель на затраты;
- Дт19 Кт 71 Принятие налога на добавленную стоимость за проживание в номере гостиницы или отеля;
- Дт50.1 Кт 71 Возвращение остатка неизрасходованных средств в кассу организации.
Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
В организациях, применяющих форму ведения бухгалтерского учета, утвержденную Приказом Минфина России N 64н по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», используется Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма N В-5). В.
Аналитический учет по счету 91 «Прочие доходы и расходы» ведется по каждому виду прочих доходов и расходов. При этом построение аналитического учета по прочим доходам и расходам, относящимся к одной и той же финансовой, хозяйственной операции, должно обеспечивать возможность выявления финансового результата по каждой операции.
Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса.
По окончании отчетного года все субсчета, открытые к счету 91 «Прочие доходы и расходы» (кроме субсчета 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов»), закрываются внутренними записями на субсчет 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов».
Чтобы погасить в учете безнадежную «дебиторку», надо сначала провести ее инвентаризацию. Чаще всего это делают в конце года, перед составлением баланса.
На этом счете обобщается информации о расчетах с работниками по суммам, которые были выданы им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
Характеристика счета 71 — расчеты с подотчетными лицами
В Москве прошел семинар «Планирование и бюджетирование: лучшие практики на предприятиях ТЭК» для представителей финансово-экономических служб корпорации «Газпром».
Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ).
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.
Списание кредиторской задолженности — проводки и сроки
Списанная КЗ подлежит отражению в составе прочих доходов (п. 7, 10.4 ПБУ 9/99), т. е. по кредиту счета 91 (субсчет 1).
Согласно инструкции по применению плана счетов, со счетом 91 могут корреспондировать счета учета расчетов с поставщиками (счет 60), покупателями (счет 62), по полученным кредитам и займам (счета 66, 67), социальному страхованию (счет 69), с персоналом (счета 70, 73), подотчетными лицами (счет 71), иными дебиторами и кредиторами (счет 76).
Таким образом, для списания кредиторской задолженности проводка общего вида выглядит следующим образом: Д Х К 91-1, где Д Х — дебет по счету, на котором обязательство учитывалось ранее (в зависимости от вида обязательства), а К 91-1 — кредит по счету 91 (субсчет 1).
Счет 71 нужен для хранения информации о выданных подотчетных средствах и состоянии расчетов по ним. Взглянув на 71 счет, бухгалтер может сказать, сколько денег было выдано сотруднику, и сколько он должен, или ему должна компания.
Счет 71 — активно-пассивный. По дебету копятся перечисленные в подотчет суммы. А по кредиту отражаются израсходованные суммы, которые подтверждаются чеками и иными документами. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания.
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
- выдавать деньги можно только работникам компании;
- выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
- максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
- лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
- срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
- все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
Учет прочих доходов и расходов
Компания приобрела товар, но не оплатила его. Прошло три года, а кредитор так и не потребовал возврата долга. Частью такого «подарка» (в размере 24%) придется поделиться с государством.
Причем инспекторы напомнят об этом налогоплательщику, как только истечет срок исковой давности.
Однако недавние разъяснения Президиума ВАС РФ позволяют сделать вывод, что торопиться со списанием просроченной кредиторской задолженности все же не стоит…
Kредиторская задолженность (в народе — «кредиторка») связана с ведением предпринимательской деятельности и весьма разнообразна, начиная от сумм задолженности поставщикам и заканчивая задолженностью по налогам и сборам.
Не погашенная вовремя кредиторская задолженность в итоге обернется для компании доходом:
- внереализационным в налоговом учете (п. 18 ст. 250 НК РФ);
- прочим — в бухгалтерском (п. 8, 10.4 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» — ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.09.1999 N 32н, далее — ПБУ 9/99).
Когда у фирмы возникнет такой доход? В частности, в случае истечения срока исковой давности. Напомним правила исчисления этого срока. Как известно, гражданским законодательством установлен общий срок исковой давности — три года. Его течение начинается со дня, когда кредитор узнал или должен был узнать о нарушении своего права.
Если в договоре указан срок исполнения обязательства, то срок исковой давности начинает течь со дня, следующего за днем исполнения. В случае отсутствия срока исполнения, установленного договором, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства (ст.
200 ГК РФ).
Срок исковой давности в определенных случаях прерывается предъявлением иска в суд, а также действиями должника, свидетельствующими о признании долга (признание претензии, частичная уплата долга, уплата процентов по основному долгу, требование о проведении зачета, обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа и др.). После перерыва течение срока исковой давности начинается заново (ст. 203 ГК РФ).
Обратите внимание, что акт сверки задолженности не признается судьями документом, на основании которого прерывается течение срока исковой давности. Такой вывод содержится в постановлении Президиума ВАС РФ от 25.01.2005 N 10584/04. Течение срока исковой давности может и приостанавливаться — такие случаи указаны в ст. 202 ГК РФ.
Списание кредиторской задолженности — проводки, которыми оно отражается, должен знать каждый практикующий бухгалтер.
Какие конкретно счета корреспондируют между собой при списании той или иной кредиторской задолженности, особенно важно понимать сегодня, в условиях кризиса, поскольку такая задача часто возникает у большинства малых и средних предприятий. Об этом и расскажем в нашей статье.
- Механизм и сроки списания кредиторской задолженности
- Как происходит списание просроченной кредиторской задолженности
- Списана кредиторская задолженность (проводка)
- Списание кредиторской задолженности (проводки в типовых ситуациях)
- Итоги
На счете 71 показывают три основных типа хозяйственных операций:
- по выдаче подотчетных сумм;
- по признанию обоснованного расходования сумм;
- по взаимным расчетам работника и работодателя после проверки авансового отчета.
Рассмотрим примеры проводок, соответствующих перечисленным хозяйственным операциям.
Счет 71 — Расчеты с подотчетными лицами
Бухгалтерия должна строго контролировать выданные в подотчет суммы. Есть несколько главных требований к операциям с подотчетными лицами:
- выдавать деньги можно только работникам компании;
- выдать деньги можно переводом на счет работника или корпоративную карту или из кассы компании — способ закрепляют в учетной политике;
- максимальную сумму денег ограничивают приказом руководителя;
- лимит суточных в командировочных расходах утверждают отдельным положением;
- срок сдачи отчета закрепляют в учетной политике или положении;
- все расчеты должны быть подтверждены — сотрудник к авансовому отчету обязательно прикладывает билеты, чеки, накладные, квитанции и так далее.
Выдают деньги по заявлению работника или по приказу руководства.
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
По дебету счет 71 корреспондирует в основном с денежными счетами. По кредиту вариантов гораздо больше. Для удобства мы собрали все варианты в таблицу.
| Счет 71 корреспондирует по дебету с | Счет 71 корреспондирует по кредиту с |
|
|
С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.
Расходование подотчетных сумм: проводки
Работник может израсходовать полученные средства на разные цели, разрешенные законом и работодателем. Признанный обоснованным расход показывается по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом по счетам:
- 08 — если расходы связаны с покупкой основных фондов;
- 10 — если работник купил материальные запасы;
- 41 — если работник приобрел для своей фирмы товары;
- 20, 26, 44 и иными производственными (связанными с основной деятельностью) счетами — если совершены расходы, необходимые для решения хозяйственных задач организации-работодателя.
Покупка авиабилетов из примера выше — как раз производственные расходы. Иванов в первой и второй командировке, как мы уже знаем, сам покупал билеты. Несмотря на разный способ расчетов с авиакомпанией (наличными и безналично), бухгалтер составит две одинаковые корреспонденции:
- по покупке билета в Санкт-Петербург работником в кассе авиакомпании: Дт 20 Кт 71;
- по покупке билета в Нижний Новгород через сайт авиакомпании по карте: Дт 20 Кт 71.
Пример № 2. Остаток — долг за подотчетным лицом
На покупку ноутбука специалисту ООО «Весна» Баранкину К.К. было перечислено на карту 35 000 рублей. Магазин компьютерной техники предоставил Баранкину скидку 10% от стоимости ноутбука (3500 рублей). Итого покупка составила 31 500 рублей. Баранкин предоставил авансовый отчет и вернул остаток в кассу.
Проводки:
| Операция | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Подотчет перечислен на карту Баранкина | 71 | 51 | 35 000 |
| Утвержден авансовый отчет, расходы на покупку ноутбука приняты к учету | 08 | 71 | 31 150 |
| Остаток возвращен в кассу ООО «Весна» | 50 | 71 | 3500 |
Вопрос: Как правильно списать кредиторскую задолженность по счету 71 перед уволенными работниками? Им отправляли письма, но никто не приходит получать причитающиеся им суммы. («В курсе правового дела», N 3, февраль 2010 г.)
Как правильно списать кредиторскую задолженность по счету 71 перед уволенными работниками? Им отправляли письма, но никто не приходит получать причитающиеся им суммы.
Кредиторская задолженность — это неоплаченные обязательства организации. По счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» задолженность образуется, когда сотрудники потратили на выполнение должностных обязанностей личные денежные средства. Например: командированный сотрудник получил деньги под отчет, но, покупая билет до места работы, потратил больше, чем было предварительно рассчитано бухгалтером. Приехав из командировки, оформил авансовый отчет, в котором указал перерасход средств, в результате по счету 71 у организации перед ним образовалась кредиторская задолженность.
Если работник затем уволился и, несмотря на письменные уведомления организации, не пришел за деньгами, то задолженность списывается только по истечении срока исковой давности.
Как известно, общий срок исковой давности составляет 3 года*(1). Течение этого срока начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права*(2).
Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации*(3). Следовательно, организация признает в бухучете прочий доход от списания кредиторской задолженности перед бывшими сотрудниками по истечении срока исковой давности в день утверждения приказа руководителя о списании кредиторской задолженности, изданного после инвентаризации. На основании такого приказа бухгалтер делает проводку:
Налогоплательщики при расчете налога на прибыль признают внереализационный доход в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям*(4).
Признание доходов — обязанность налогоплательщика, поэтому Минфин России настаивает, что доход от списания кредиторской задолженности признается в том отчетном периоде, когда фактически истек срок исковой давности или наступило другое основание*(5) (независимо от даты утверждения приказа о списании задолженности по результатам проведенной инвентаризации).
При этом специальных разъяснений ответственных министерств о порядке включения в доходы списанной кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» перед бывшими сотрудниками нет. Однако существуют письма о порядке признания дохода в аналогичных случаях. Например, когда бывшие сотрудники не являются за депонированной заработной платой.
У Минфина и фискальных органов нет единого мнения на этот счет. Специалисты Минфина, отвечая на частный запрос налогоплательщика о моменте признания внереализационного дохода при списании депонированной зарплаты*(6), указали, что согласно статье 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение 3 месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Значит, признавать доход для целей налогообложения необходимо по истечении 3 месяцев.
ФНС России в письменном разъяснении по аналогичному вопросу*(7) обращает внимание, что право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись за депонированной заработной платой, он получит отказ, и именно со дня получения отказа в выплате, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной зарплате начнется течение предусмотренного статьей 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд. При этом срок обращения работника с требованием о выплате депонированной заработной платы законодательством не ограничен.
По мнению налоговой службы, для целей налогообложения прибыли сумма кредиторской задолженности по депонированной зарплате подлежит включению во внереализационные доходы в связи с истечением срока исковой давности, если депонированная зарплата не была востребована работником в течение 3 лет.
На наш взгляд, к подотчетным суммам, невостребованным уволившимися работниками, следует применять рекомендации ФНС России.
Итак, кредиторскую задолженность перед бывшими сотрудниками по счету 71 организация признает прочим доходом в бухгалтерском учете и внереализационным доходом в налоговом учете по истечении 3-летнего срока исковой давности на основании приказа руководителя организации, составленного после проведения инвентаризации.
ведущий эксперт экспертно-консультационного отдела компании ПРАВОВЕСТ
1 февраля 2010 г.
«В курсе правового дела», N 3, февраль 2010 г.
Операции, которые отражаются в бухгалтерии на счете 71
Счет 71 в бухгалтерии предназначен для отражения расчетов компании с подотчетниками, т. е. с лицами, которые получили деньги под отчет от компании для оплаты каких-либо ее нужд.
К таким расходам можно отнести:
- закупки ТМЦ;
- оплата работ или услуг;
- расходы, связанные с командировками.
Подотчетниками могут быть только лица, работающие в компании по трудовому договору или в рамках ГПД. Выдача денег под отчет может осуществляться на постоянной основе или в разовом порядке.
Список сотрудников, получающих деньги регулярно, утверждается в приказе руководителя. В нем также указывается срок, на который работнику выдаются деньги фирмы. Для разового получения денег работнику необходимо написать заявление с указанием суммы и срока, на который она требуется.
Получивший деньги сотрудник, в соответствии с п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У, должен отчитаться по расходам не позднее 3 дней:
- после окончания срока, на который выдавались деньги;
- завершения командировки;
- окончания периода нетрудоспособности;
- выхода из отпуска.
Отчитываются подотчетные лица путем заполнения авансового отчета. А как отразить в бухгалтерском учете расходы подотчетного лица и курсовые разницы по авансовому отчету в иностранной валюте? Ответ на данный вопрос можно найти в готовом решении от экспертов «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведутся согласно требованиям Плана счетов бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.10.2000 № 94н.
Бухгалтерские проводки по счету 71
Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.
| Операция | Дебет | Кредит | Документы-основания |
| Деньги выданы наличными подотчет | 71 | 50 | Составлен отчет кассира, расходный ордер |
| Средства зачислены в подотчет на банковскую карту | 71 | 51 | Выписка банка, платежное поручение на перечисление |
| Зачислены средства в подотчет на корпоративную карточку организации | 71 | 55 | Выписка банка со специальных счетов компании |
| Отражена покупка основного средства по авансовому отчету | 08 | 71 | Акт о приемке работ и услуг |
| Оприходованы материалы и сырье, приобретенные подотчетным лицом | 10 | 71 | Накладные, товарные чеки, документы о перевозке, акт о приеме |
| Отражена сумма затрат по авансовому отчету на производственно-хозяйственные нужды | 20, 26, 44 | 71 | Авансовый отчет, накладные |
| Возврат в кассу средств, неизрасходованных подотчетным лицом | 50 | 71 | Отчет кассира, приходный ордер |
| Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица | 73 | 71 | Авансовый отчет |
Теперь рассмотрим примеры оформления проводок для различных ситуаций.
Что показывает кредит счета 71
Кредит 71 счета показывает расходы, совершенные подотчетником для нужд организации. При этом в дебетовой стороне проводки указываются счета, на которых ведется учет затрат на приобретение ТМЦ, услуг и т. д.Они показывают, на какие цели были потрачены деньги, полученные под отчет:
- Дт 10, 11, 41 Кт 71 — оприходованы ТМЦ, оплаченные подотчетником;
- Дт 19 Кт 71 — принят к учету выставленный поставщиками НДС;
- Дт 76 Кт 71 — оплачены услуги сторонней организации;
- Дт 20, 26, 44 Кт 71 — отражена оплата затрат, связанных непосредственно с нуждами основного производства, общехозяйственными нуждами или с реализацией товаров;
- Дт 50 (51) Кт 71 — подотчетником возвращены неиспользованные деньги в кассу или на расчетный счет компании,
где:
- счета 10, 11, 41 — счета учета материальных ценностей;
- счет 19 — «НДС по приобретенным ценностям»;
- счета 20, 26, 44 — счета учета затрат на основное производство, хозяйственные нужды или реализацию товаров;
- счет 76 — «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
Эти проводки по счету 71 делаются после предоставления подотчетным лицом авансового отчета и отражаются в правой таблице лицевой стороны авансового отчета.
Кредитовое сальдо счета показывает наличие перерасхода у подотчетника.