Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем график отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
Как сформировать график отпусков на 2023 год
В начале декабря нужно заниматься составлением графика отпусков на следующий календарный год. Документ нужно утвердить не позже чем за две недели до начала этого года (ст. 123 ТК). Соответственно, график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позже 16 декабря 2022 года.
Перед утверждением надо сформировать график с учетом мнения работников и согласовать его с профсоюзом. Механизм утверждения графика отпусков зависит от того, есть ли у работодателя профсоюз или нет. Когда он имеется, изначально проект графика передается в представительный орган сотрудников (ст. 372 ТК), который не позже 5-ти дней с момента получения документа выносит и передает свое мотивированное мнение. Для дополнительной консультации профсоюз берет еще 3 дня.
Сформированный график подписывается руководителем отдела кадров или иным уполномоченным сотрудником, например, главбухом. Далее график утверждается руководителем компании. Если используется унифицированная форма № Т-7, в ней имеется гриф утверждения документа. Соответственно, в таком случае не нужно издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков.
Когда компания разработала и применяет свою форму графика отпусков и в ней нет грифа утверждения, тогда документ утверждается приказом руководителя. Для внесения изменений в этот график нужно будет издавать приказ об этом.
С графиком отпусков работодатель не обязан знакомить сотрудников, однако целесообразно это сделать и именно под подпись. По данному вопросу есть две противоположные точки зрения.
Согласно первой из них, по законодательству у работодателя нет обязанности знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. Документ — не локальный акт, относящийся к первичной учетной документации по учету кадров, т.е. это организационно-распорядительный документ. Работодатель обязан только извещать сотрудников о предстоящих отпусках по графику не позже чем за две недели до начала этого периода (ч. 3 ст. 123 ТК). Такие же пояснения указаны и в Письме Роструда от 12.07.2012 г. № ПГ/5244-6-1.
Согласно второй из них, график отпусков все же подпадает под определение ст. 8 ТК, соответственно, это локальный акт компании. С документацией, связанной с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель должен знакомить его под подпись. В том числе к такой документации относится и график отпусков (ст. 22 ТК). Эта позиция указана также в Письме Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Во избежание возможных претензий рекомендуется знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. В графе «Примечание» сотрудник ставит свою подпись — напротив даты его предполагаемого отпуска. Или, как вариант, можно приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором работники указывают дату ознакомления с графиком отпусков и ставят подпись. Когда работник отказывается подписывать ознакомление с графиком отпусков, составляется акт об этом.
Отпуск в удобное время
При составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать право отдельных категорий работников использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время года в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.
Учитывая данную ситуацию, Минтруд рекомендует в отношении работников, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время, отражать их в графике отпусков и указывать дату начала отпуска. Такой работник, по мнению Минтруда, может поменять дату начала отпуска, заранее подав заявление. Работодатель не вправе отказать ему в изменении даты начала отпуска (Письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Формирование умного графика отпусков
Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.
Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).
Как утвердить график отпусков
Утвердить график отпусков надо, самое позднее, за две недели до окончания календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график на 2023 год надо утвердить не позднее 16 декабря 2022 года.
Составить документ можно по унифицированной форме № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Несмотря на то, что данная унифицированная форма не является обязательной, она довольно удобна. При необходимости, можете дополнить ее дополнительными графами.
Если в компании имеется первичная профсоюзная организация, необходимо будет учесть ее мотивированное мнение. По мнению Минтруда России, запросить мнение профсоюза необходимо независимо от того, сколько работников входит в первичную профсоюзную организацию (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17788). С учетом того, что на это потребуется определенное время (порядок получения мотивированного мнения профсоюза установлен ст. 372 ТК РФ), не откладывайте утверждение графика отпусков на последний момент.
Для утверждения графика отпусков можно использовать один из двух вариантов:
1. Издать приказ об утверждении графика отпусков.
Данный приказ составляется в свободной форме. Отметим, что на практике большинство организаций выбирает именно этот вариант утверждения графика отпусков.
2. Заполнить гриф «УТВЕРЖДАЮ» в форме. Данный вариант подходит в том случае, если вы используете унифицированную форму № Т-7. Руководитель организации или уполномоченное лицо должно проставить свою подпись в графе «Утверждаю». Также следует указать должность утверждающего работника и дату.
Пошаговая инструкция формирования:
- Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
- Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
- Заполнение утвержденной формы.
- Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
- Этап утверждения руководителем.
- Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.
Кто имеет право на отпуск в удобное время?
Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:
- один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
- супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
- работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
- Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
- почетные доноры;
- лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
- сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.
Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).
Какие нововведения учесть при составлении графика отпусков
Принципиальных изменений относительно графика отпусков в законодательстве нет. Одако важно учесть свежие разъяснения Роструда:
- Обратите внимание! В графике отпусков нужно указывать конкретные даты отпуска, а не планируемый месяц. На это обратил внимание Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1. Такой подход позволит соблюсти двухнедельный срок на уведомление работника о его начале.
- Включите в график всех сотрудников, включая тех, кто собирается увольняться, и дистанционщиков, работающих на постоянной основе.
Роструд обратил на это внимание в своих письмах (от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1, от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1).
Утверждение графика, по которому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, предполагает соблюдение следующей процедуры:
- Разработка и составление отделом кадров по согласованию с работниками компании графика отпусков. Включается как основной отпуск, так и дополнительный.
- Подготовленный график отпуска нужно отправить на согласование профсоюзному органу, если он есть. К графику прикладывается сопроводительное письмо.
- Профсоюз должен рассмотреть поступивший к нему график и после этого внести мотивированное решение.
- При получении отрицательного решения по графику, проводятся с профсоюзным органом переговоры по согласованию данного плана.
- После рассмотрения графика профсоюзом, его необходимо утвердить в срок до 17 декабря, то есть за две недели до начала нового года. Для ввода может использоваться приказ об утверждении графика либо проставление грифа утверждения. Оформление приказа является предпочтительным способом, так в этом документе можно предусмотреть обозначение ответственных должностных лиц. Этот документ также издается не позже, чем за две недели до конца года.
Форма графика отпусков на 2023 год
До недавнего времени существовала форма Т-7 для составления графика отпусков (утв. Госкомстатом РФ №1 от 05.01.2004). Однако, с начала 2013 года данный бланк компании могут уже не использовать. Разработать форму графика компании могут самостоятельно.При этом в нее потребуется включить следующие поля:
- Наименовании компании-работодателя.
- Номер документа, дата составления и год, на который данный документ утверждается.
- Сведения о работниках (ФИО и должность каждого сотрудника компании, его табельный номер, а также структурное подразделение при его наличии).
- Планируемые даты отпуска, включая информацию об их продолжительности, даты начала и окончания отпуска.
- Фактические даты отпуска.
- Сведения о переносе даты отпуска (при этом указывается документ, на основании которого осуществляется перенос).
- Место для подписи руководителя компании.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Что делать, если за 2 недели до нового года составить и утвердить график отпусков?
Ответ: Утвердить график отпусков можно и позже, но сделать это задним числом. Главное, чтобы утверждение произошло до проверки контролирующими органами. В этом случае штрафы начисляться не будут.
Вопрос: Многодетные работники вправе выбирать себе удобное время для отпуска?
Ответ: Да, но не все. Самостоятельно определиться с датой отпуска могут работники, у которых не менее 3 детей в возрасте до 12 лет. Таким работникам отказать в предоставлении отпуска нельзя. То есть, если у работника действительно 3 детей, но одному из них уже более 12 лет, то выбирать себе дату отпуска без согласования с работодателем он не вправе.
Вопрос: Работник в декабре написал заявление об увольнении. Нужно ли его включать в график отпусков на следующий год?
Ответ: Нужно, в график следует включить всех сотрудников компании, даже тех, кто подал заявление об увольнении. Это связано с тем, что работник имеет право свое заявление отозвать. А значит в график придется вносить изменения.
Учитываем особенности производственного процесса
Наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторы производства дают сотрудникам право на дополнительные отпуска.
Возможность взаимозаменяемости сотрудников в подразделениях. При составлении графика отпусков нужно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы «исчезновение» одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом.
Пример 3. В отделе безопасности ОАО «Саквояж» числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного из них — А.А. Трутнева запланирован на период с 9 июля по 5 августа 2010 г. Отпуск его коллеги Н.В. Бурмы планируется с 9 августа 2010 г. Можно ли признать такое распределение времени отдыха работников рациональным?
Решение. Да, можно. ОАО «Саквояж» ни одного дня не остается без работника службы безопасности. Кроме того, сотрудники будут иметь один день — 6 августа 2010 г. (пятница), чтобы уходящий в отпуск охранник ввел в курс служебных дел своего коллегу.
Если отпуск прерывается
По инициативе работодателя работника с его письменного согласия можно отозвать из отпуска. Работодатель должен оформить отзыв из отпуска приказом (распоряжением), в котором следует обязательно указать время предоставления работнику неиспользованной части отпуска. А она должна быть предоставлена в любое удобное для работника время в рамках текущего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год. После определения конкретной даты начала отпуска, состоящей из неизрасходованной части отпуска, в график отпусков нужно внести изменения.
Уважаемые читатели! Образцы документов, составляемых при подготовке графика отпусков и внесении в него изменений, приведены в статьях «Составляем график отпусков» («Зарплата», 2007, N 12; 2008, N 11).
Могут ли привлечь организацию к ответственности за отсутствие утвержденного графика отпусков?
Да, если организация не утвердила график отпусков сотрудников на календарный год, ее могут привлечь к административной ответственности.
В таком случае организации выписывается предупреждение или налагается штраф:
- на должностное лицо, индивидуального предпринимателя: от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на организацию: от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Если организация повторно нарушает необходимое правило, то наказание будет серьезнее:
- на должностное лицо: штраф от 10 000 рублей до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
- на индивидуального предпринимателя: штраф от 10 000 рублей до 20 000 рублей;
- на организацию: штраф от 50 000 рублей до 70 000 рублей.
Как составить график отпусков
В графике нужно указать количество дней отпуска, причитающиеся каждому сотруднику. По закону это 28 дней за каждый полный отработанный год. Сотрудники с ненормированным рабочим днем, работающие во вредных условиях и некоторые другие категории имеют право на более длительный отдых.
Можно указать в графике и «хвосты», то есть неиспользованные части отпуска за прошлые периоды.
При определении даты начала отпуска нужно учесть пожелания работников. Но при этом работодатель не обязан ставить именно ту дату, которую выбрал работник, если это плохо скажется на деятельности фирмы. Руководство имеет право равномерно распределять отпуска сотрудников в течение года.
Но есть категории сотрудников, которые имеют право безоговорочно выбрать дату начала отпуска, и работодатель не может им отказать:
1. Работники, которые отработали свои первые полгода в этой организации, и собираются в отпуск впервые.
2. Совместители (внешние). Они могут взять отпуск в тот же период, что на основном месте работы.
3. Ранее отозванные из очередного отпуска работники.
4. Беременные женщины, которые хотят уйти в декрет пораньше, взяв очередной отпуск перед началом отпуска по беременности и родам.
5. Родители, имеющие детей-инвалидов.
6. Почетные доноры, герои СССР, инвалиды войны и т.д.
Таких сотрудников можно даже не включать в график.
Если отпуск используют частями, то нужно помнить, что одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней. Оставшуюся часть можно делить как угодно.
При изменениях в течение года организация может выпускать дополнения к графику.
Как правильно составить график отпусков
График отпусков на 2022 год должен учитывать пожелания и права каждого сотрудника. Право на первоочередной выбор периода отпуска принадлежит таким категориям сотрудников:
- Пострадавшим в результате аварии на ЧАЭС и других катастрофах, связанных с любыми видами ядерных установок (закон №1244-1 от 15.05.1991 года).
- Женщинам и опекунам, которые воспитывают трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
- Работникам в возраст до 18 лет (ст. 267 ТК РФ).
- Участникам Великой Отечественной войны, героям социалистического труда, инвалидам войны, ветеранам боевых действий, полным кавалерам ордена Трудовой Славы (закон 5-ФЗ от 12.01.1995 года).
- Опекунам, приемным родителям, родителям, попечителям, воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
- Героям Российской Федерации, героям СССР, полным кавалерам ордена Славы (закон №4301-1 от 15.01.1993 года).
- Почетным донорам России и СССР (закон №125-ФЗ от 20.07.2012 года).
После составления графика отпусков его нужно согласовать с профсоюзной организацией (при её наличии на предприятии).
ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7
Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже). Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.
Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства
| Работники | В какое время берут отпуск |
|---|---|
| Несовершеннолетние работники | В удобное для работника время (ст. 267 и 262.1 ТК РФ) |
| Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет | |
| Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске | Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ) |
| Работники, усыновившие новорожденного ребенка | С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка (ст. 257 ТК РФ) |
| Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам | В период отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ) |
| Совместители | Одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ) |