Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом, к которому относятся и индивидуальные предприниматели (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона № 402-ФЗ), в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Сроки хранения документов по кадрам
Документация по личному составу, которая закончена делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Этот срок касается трудовых договоров и допсоглашений к ним, в т.ч. соглашений о расторжении, а также личных дел и личных карточек работников (ст. 435, 444, 445 Перечня по Приказу № 236). Такой же срок хранения касается и договоров ГПХ с физлицами, и актов по ним (ст. 301 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них. Если компания отказалась от ведения личных карточек, она все равно должна хранить те карточки, которые были заполнены ранее — в течение 50 (75) лет.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок касается и оригиналов личных документов, не востребованных работниками при увольнении, к примеру, трудовых книжек, аттестатов, удостоверений, свидетельств (ст. 449 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Роструд полагает, что работодатель может не хранить копию трудовой книжки, если сотрудник перешел на электронную трудовую. Когда сотрудник получает на руки оригинал этого бумажного документа, с работодателя снимается обязанность его хранить.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).
Это исключение не касается основных документов, например, положений или инструкций, по обработке персональной информации. Они хранятся постоянно (ст. 440 Перечня по Приказу № 236). Кроме того, постоянно нужно хранить приказы, распоряжения и иную кадровую документацию по основной деятельности (ст. 19 Перечня по Приказу № 236), к примеру, приказы об утверждении структуры компании, создании подразделений или филиалов, вступлении в должность директора, назначении ответственных, вводе в действие локальных нормативных актов и т.д.
Срок хранения 5 лет касается табелей учета рабочего времени (исключение — 50 лет, когда условия труда опасные или вредные), приказов, распоряжений и иной документации по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня по Приказу № 236).
Кроме того, в течение 5-ти лет нужно хранить приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, приказов о направлении в командировку сотрудников, которые не трудятся во вредных или опасных условиях. А если же работают в таких условиях, то приказы о командировках хранятся 50 лет (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
Также 5 лет нужно хранить копии отчетов, заявления, списки сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписку и иную документацию о выплате пособий, оплате больничных и выдаче матпомощи (ст. 298 Перечня по Приказу № 236). Что касается платежных ведомостей и документации к ним, расчетных листков, пособий, матпомощи и иных выплат, документы нужно хранить 6 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236). По платежным ведомостям и расчетным листкам это касается случая, когда работодатель ведет лицевые счета работников. Если не ведет — документы хранятся 50 лет (ст. 295 Перечня по Приказу № 236).
Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Штрафы за отсутствующие документы
| Кто требует | Размер штрафа |
|---|---|
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
ИП применяет ЕНВД. В отношении контрагента данного предпринимателя проводится налоговая проверка. Налоговая инспекция запросила у предпринимателя первичные документы, касающиеся деятельности проверяемого контрагента. Документы представлены не были. Обязан ли ИП вести первичный учет, хранить первичные документы (и каков срок хранения)? Какая ответственность предусмотрена за непредставление им первичных документов в ИФНС, запрашиваемых по встречной проверке? По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: Индивидуальный предприниматель, применяющий систему налогообложения в виде ЕНВД: — не обязан вести первичный учет; — обязан хранить первичные учетные документы в течение срока, определяемого на основании ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», только в случае, если он ведет бухгалтерский учет; — в случае отказа в представлении фактически имеющихся у него документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике на основании законного требования налогового органа может быть привлечен к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ. Обоснование позиции: Ведение предпринимателем первичного учета При решении вопроса о необходимости ведения бухгалтерского учета индивидуальные предприниматели должны руководствоваться нормами Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) (п. 4 ч. 1 ст. 2 указанного закона). Так, на основании п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона N 402-ФЗ индивидуальные предприниматели, применяющие систему налогообложения в виде ЕНВД, ведущие учет физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности для целей главы 26.3 НК РФ, могут не вести бухгалтерский учет, что подтверждают, например, письма Минфина России от 02.03.2015 N 03-11-11/10791, от 24.10.2014 N 03-11-11/53885, от 31.01.2013 N 03-11-10/1925. Согласно ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Прямых норм, освобождающих индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения в виде ЕНВД, от обязанности по оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами, Закон N 402-ФЗ не содержит. Однако отсутствие такой обязанности, на наш взгляд, вытекает из системной взаимосвязи п. 1 ч. 2 ст. 6 и ч. 2 ст. 1 Закона N 402-ФЗ, которая определяет бухгалтерский учет как формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных Законом N 402-ФЗ, в соответствии с требованиями, установленными Законом N 402-ФЗ, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. Иными словами, освобождение индивидуальных предпринимателей от ведения бухгалтерского учета предполагает в том числе их освобождение от формирования документированной информации о фактах хозяйственной жизни (п. 1 ст. 5 Закона N 402-ФЗ), то есть от оформления первичных учетных документов. Таким образом, на наш взгляд, нормы Закона N 402-ФЗ не требуют от индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения в виде ЕНВД, вести первичный учет. Не обязывают данную категорию налогоплательщиков оформлять первичные учетные документы и нормы НК РФ. Выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по данному вопросу нами не обнаружено. Хранение предпринимателем первичных учетных документов В силу ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом, к которому относятся и индивидуальные предприниматели (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 402-ФЗ), в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Прямых исключений из данного требования для предпринимателей, не ведущих бухгалтерский учет, не установлено. В то же время ч. 2 ст. 7 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что в случае, если индивидуальный предприниматель ведет бухгалтерский учет в соответствии с Законом N 402-ФЗ, он сам организует хранение документов бухгалтерского учета. Из данной нормы, по нашему мнению, прослеживается взаимосвязь обязанности по хранению документов бухгалтерского учета, к которым относятся и первичные учетные документы (ст. 29 Закона 402-ФЗ), с фактом ведения предпринимателем бухгалтерского учета. Об отсутствии обязанности по хранению предпринимателями, применяющими систему налогообложения в виде ЕНВД и не ведущими бухгалтерский учет, первичных учетных документов свидетельствует и то обстоятельство, что в отношении них не ясен порядок отсчета минимального срока хранения документов, установленный ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ: если предприниматель не формирует на основании первичных документов бухгалтерскую отчетность, какой год считать отчетным? Таким образом, на наш взгляд, индивидуальный предприниматель, применяющий систему налогообложения в виде ЕНВД, обязан хранить первичные учетные документы только в случае, если он принял решение о ведении бухгалтерского учета. Учитывая, что первичные учетные документы не являются единственно возможным основанием для ведения учета физических показателей, необходимых для расчета суммы ЕНВД, считаем, что у предпринимателя в данном случае не возникает обязанности по хранению первичных учетных документов и на основании пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (дополнительно смотрите постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2015 N 13АП-27819/14). Выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов арбитражной практики по данному вопросу нами не обнаружено. Привлечение предпринимателя к ответственности В соответствии с п. 1 ст. 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию). Основанием для представления указанных документов (информации) является соответствующее требование, направленное налоговым органом, которое лицо обязано исполнить в течение пяти дней со дня его получения или в тот же срок сообщить, что не располагает истребуемыми документами (информацией) (п.п. 4, 5 ст. 93.1 НК РФ). Согласно п. 6 ст. 93.1 НК РФ отказ лица от представления истребуемых при проведении налоговой проверки документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ. Так, за непредставление в установленный срок налоговому органу сведений о налогоплательщике, отказ лица представить имеющиеся у него документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного ст. 135.1 НК РФ, влечет взыскание штрафа с индивидуального предпринимателя в размере десяти тысяч рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ, смотрите также постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.06.2015 N 17АП-6064/15, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.03.2015 N 13АП-30254/14, информацию УФНС России по Владимирской области от 24.03.2014 «Ответственность за непредставление документов и несообщение информации в налоговые органы»). Положения п. 2 ст. 126 НК РФ в приведенной редакции применяются в отношении документов, срок представления которых в налоговые органы наступил после 05.12.2014 (ч. 6 ст. 5 Федерального закона от 04.11.2014 N 347-ФЗ), что, как мы поняли, и имеет место в рассматриваемом случае. Таким образом, непредставление истребуемых налоговым органом первичных учетных документов со сведениями о налогоплательщике, в отношении которого проводится налоговая проверка, может повлечь за собой взыскание с индивидуального предпринимателя штрафа в размере десяти тысяч рублей (смотрите также п.п. 3, 4 ст. 114 НК РФ). Как следует из буквального толкования п. 2 ст. 126 НК РФ, лица, у которых истребуются документы в порядке, установленном ст. 93.1 НК РФ, могут быть привлечены к ответственности только за непредставление фактически имеющихся у них документов со сведениями о налогоплательщике. В связи с этим полагаем, что бездействие лица, выразившееся в непредставлении по требованию налогового органа документов со сведениями о налогоплательщике в связи с их отсутствием, не образуют состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена п. 2 ст. 126 НК РФ. Аналогичный вывод представлен в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 N 09АП-22573/15: п. 2 ст. 126 НК РФ предусматривает налоговую ответственность налогоплательщика только в случае непредставления по запросу налогового органа имеющихся у налогоплательщика информации либо документов, которые налогоплательщик обязан представить налоговому органу согласно положениям НК РФ. Лицо не может быть привлечено к ответственности за непредставление документов, которые у него отсутствуют. Отказ же в представлении фактически имеющихся документов со сведениями о проверяемом налогоплательщике на основании законного требования налогового органа может повлечь за собой привлечение предпринимателя к ответственности на основании п. 2 ст. 126 НК РФ при наличии его вины (ст. 106 НК РФ). Выраженная позиция является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено.
Ответ подготовил: Волкова Ольга Контроль качества ответа: кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий 19 августа 2015 г.
Â
| Следующая > |
Что делать при потере или порче документов
По-разному складываются рабочие ситуации на фирме, поэтому не исключено, что будут потери каких-то документов. В таком случае составляется акт об утере или порче файлов/папок, который тоже должен храниться отдельно. Потеря и порча документов может случиться по независящим причинам, например, из-за пожара или затопления помещения.
Обычно, руководство фирмы хранит отдельно электронные копии файлов и данных на случай непредвиденных ситуаций.
Любую информацию, из-за потери бумаг или в связи с окончанием срока хранения данных, можно восполнить за счет других документов. Например, при потере лицевых счетов, которые хранятся 75 лет, можно использовать расчетно-платежные ведомости с 5-летним сроком хранения. Приказы на сотрудников заменят копии этих документов.
При порче документов пишется справка с перечнем и обозначением вида утерянного документа, периодом его составления, причиной утраты в соответствии со сроком хранения документов ИП.
Что такое первичные документы?
Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.
Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.
Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.
Некоторые предприниматели считают, что, так как они не являются юридическими лицами, и для них предусмотрены послабления и упрощения, такие как отсутствие обязательного бухучёта, то вести и содержать в порядке другие бумаги они не обязаны. На самом деле, это не так, потому что в ст. 17 закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» прописана обязанность организаций, в том числе ИП, организовать должное комплектование и хранения важных документов бизнесмена.
Разберёмся, какие документы, связанные с бизнес-деятельностью, относятся к важным бумагам, которые предприниматель должен хранить под рукой:
- регистрационные;
- учетные;
- разрешительная документация;
- отчётные (налоговая, бухгалтерская, статистическая отчётность, отчёты в фонды);
- кадровые;
- документы по хозяйственной деятельности (договоры, кассовые, первичные документы).
Работа ИП начинается с регистрации в налоговой. Поэтому статус хозяйствующего субъекта необходимо подкреплять такими бумагами, как:
- статистические коды;
- лист записи ЕГРИП.
После постановки на налоговый учёт бизнесмену следует позаботиться о лицензировании своей деятельности, если того требует вид планируемых работ или услуг. В отдельных делах нужно будет хранить оригиналы всех видов разрешительной документации:
- лицензий;
- допусков;
- разрешений;
- сертификатов соответствия и качества;
- уведомлений о начале деятельности.
В процессе деятельности коммерсанту на упрощенке придётся вести учёт поступивших и израсходованных средств. Ведением Книги учёта доходов и расходов (КУДиР) ограничивается для него весь обязательный бухучёт (на ЕНВД и этого можно не делать). Что касается собственной налоговой отчётности, то её придётся хранить большинству ИП, кроме приобретателей патента, так как они не предоставляют декларации.
Ещё одним важным видом документации для бизнесмена является первичка:
- счета-фактуры;
- квитанции, чеки;
- закупочные документы;
- накладные;
- документы ККТ (ордера, карточки регистрации, журналы, фискальные накопители).
Поскольку первичный документ является первоисточником хозяйственной операции, фиксирует её совершение, комплектовать и хранить первичку в делах крайне важно. Формировать отдельно от первичных документов нужно также все хозяйственные договоры, соглашения, контракты, акты о приёмке выполненных работ
Они служат основанием для подтверждения связи контрагентов, подрядчиков, поставщиков и клиентов, покупателей и продавцов.
Если коммерсант расширяет свой бизнес, он нанимает сотрудников в помощь, так как уже не справляется с работой в одиночку. Выступить в роли работодателя —для ИП это серьёзный шаг. Усложняется не только состав его отчётности, но и появляются кадровые документы:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- лицевые счета начисления заработной платы;
- штатные расписания;
- приказы по личному составу;
- графики отпусков;
- должностные регламенты и инструкции;
- личные карточки форты Т-2;
- табеля учёта рабочего времени;
- книги, журналы учёта (инструктажей, трудовых договоров, приказов, личных дел и т. д.).
В своей работе современные бухгалтеры и кадровики уже давно применяются специальные программы: 1С, ДКС, Контур. Поэтому часть документации формируется в электронном виде. Контролирующие органы, в частности, налоговые инспекции, стимулируют налогоплательщиков налаживать электронный документооборот, а значит, некоторые документы можно даже не печатать на бумаге. Из-за этого часто возникают вопросы, сколько нужно хранить документы в электронном виде, или их можно сразу удалять? Закон не разделяет бумажные и электронные типы документов, поэтому срок хранения у них одинаков.
Сколько времени ИП должен хранить документы?
Цитата (Российский налоговый портал 28.04.2014 ):Сколько лет ИП должен хранить документы?
В отношении налогоплательщика, в том числе индивидуального предпринимателя, проводятся два вида налоговых проверок – камеральная и выездная.
ИП обязан обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную налоговую проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов.
При проведении выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы (ст. 93 НК РФ).
Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ на налогоплательщиков возложена обязанность по обеспечению сохранности данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе документов, подтверждающих получение индивидуальным предпринимателем доходов и осуществление расходов) в течение четырех лет.
Согласно п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (утв. приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 г.) индивидуальные предприниматели обязаны в течение четырех лет хранить первичные учетные документы, Книги учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
Эти положения, в том числе, касаются и физических лиц, которые прекратили предпринимательскую деятельность и утратили статус индивидуального предпринимателя (письмо Минфина России от 11.05.2012 г. № 03-02-08/45).
В отношении сроков хранения документов по страховым взносам в ПФ РФ, ФСС РФ и ФФОМС, согласно подп. 6 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.
главный юрист отдела налогового права
компании ООО «НАФКО-Консультанты»
Назарова Гюльнара
>Хранение документов ИП
Ответственность за непредставление документов из-за порчи
Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.
Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.
А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий – пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.
Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.
ТТН при транзитной поставке
Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик — отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.
При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором — его продавцом.
В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.
В строке «Плательщик» указывается торговая компания.
Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.
Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.
Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.
Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.
Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.
В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.