Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выплачивать суточные в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно ст. 167 ТК РФ, за работником сохраняется средний заработок в день командировки. Однако у работодателя может возникнуть вопрос, как считать — всегда по среднему заработку, или оплачивать день отсутствия исходя из расчетов за конкретный месяц?
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
НДФЛ и страховые взносы с суточных
Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).
Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.
Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.
Как оплачивают суточные при однодневных командировках
Для начала стоит отметить, что суточной считается командировка, которая целиком от отправления до прибытия укладывается в один день. Если работник уезжает из города проживания, например, в 23:55, а возвращается в следующие календарные сутки, такая командировка уже считается двухдневной. Перестанет быть однодневной и командировка, которая была продлена по необходимости и после согласования с руководством. Если работник задерживается, то и оплату он получит за большее количество дней.
Если же удается уложиться в сутки, такая командировка считается однодневной. Она оплачивается не так, как остальные рабочие дни в месяце (по окладу), а по среднему заработку. Если же эта командировка выпадает на выходной или праздник, требуется либо оплатить ее в двойном размере, либо предоставить сотруднику отгул.
Что же касается командировочных и суточных, то проживание в однодневной командировке не оплачивается (так как нет нужды снимать гостиницу), компенсируются расходы на проезд и иные расходы, которые нужны для выполнения обязанностей. Суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются, а если нужно уехать за границу, то выплачиваются 50% от установленной в компании суммы для заграничных поездок сотрудников.
Работнику могут быть компенсированы «иные расходы» (ст. 168 ТК РФ). Под ними подразумеваются, например:
- расходы на мобильную связь;
- расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
- расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах.
В своих ЛНА работодатели прописывают конкретную сумму суточных в расчете на один день командировки (Письмо Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719). Причем закон не запрещает подходить к установлению ее величины дифференцировано.
Пример
Работников ООО «Строитель Плюс» регулярно отправляют в краткосрочные командировки на разные строительные объекты и на переговоры с контрагентами. В Положении о командировках этой компании прописаны размеры суточных в 2023 году:
- 5 000 руб/сут – для высшего руководства (гендиректора и его заместителей);
- 2 500 руб/сут – для менеджеров среднего звена;
- 700 руб/сут – для рядовых работников.
Особенности оформления командировки
Командировать работника можно на любой срок, в том числе и на один день. Однодневная командировка – это поездка, из которой сотрудник может возвращаться к своему месту проживания каждый день. Эта норма установлена пунктом 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства № 749. Согласно Положению решение о ежедневном возвращении работника из командировки принимает руководитель организации. При этом учитывается удаленность места командировки, особенности служебного задания, удобство транспортного сообщения.
Оформление однодневной командировки такое же, как и многодневной.
Оплата командировок: общие применяемые нормы
Наниматель обязан выплачивать командированным за служебные поездки суточные (ст. 168 ТК РФ). Причем делать это он должен в конкретном размере за каждый день командировки, включая праздники, выходные, дни болезни и задержки по своему же разрешению либо по просьбе командированного (п. 11 ПП РФ № 749).
Что касается однодневной служебной поездки, то в части ее оплаты применяется обычно следующий порядок выплат.
| Что выплачивают при однодневной СК | ||
| Средний заработок (обязательно).
Если командировка приходится на праздник либо выходной, то выплата СЗ производится в повышенном размере согласно нормам ТК РФ |
Компенсацию за траты, понесенные командированным лицом в поездке и подтвержденные им документально.
Не подтвержденные расходы утрачивают компенсационный характер |
Суточные выплачивают только при однодневных загранкомандировках в отдельном порядке, который предусмотрен специально для подобных случаев |
Суточные при командировках по России
Наниматель, отправляя работника в служебную поездку по территории РФ, назначает размер суточных и компенсационных выплат согласно установкам локальных актов организации. Во многом сумму данной выплаты определяет цель поездки, ее длительность.
По части ограничений следует выделить лимит по суточным, который устанавливает НК РФ для исчисления налогов и взносов. Он составляет 700 руб. за день. Если суточные за день не превышают этот лимит, то налоги и взносы с них не высчитывают. Сумма суточных, которая превышает 700 руб. за день, подлежит обложению НДФЛ и общеобязательными взносами.
Названые ограничения учитываются и при однодневных командировках. Тем не менее за однодневные служебные поездки на территории РФ суточные не выплачивают. Вместо этого командированному покрывают понесенные расходы за время поездки. Например, оплату проезда на основании представленных проездных документов.
Как рассчитать суточные за один день командировки
Согласно ст. 167 ТК РФ командированному сотруднику гарантируются:
1. Сохранение среднего размера заработка, который рассчитывается исходя из размера среднедневного заработка.
В соответствии с п. 9 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее — положение № 922), среднедневной заработок рассчитывается по формуле:
(ЗПод + Пр) / Дфо,
где:
ЗПод — размер зарплаты за фактически отработанные в расчетном периоде дни в рублях;
Пр — сумма премий и вознаграждений в рублях (п. 15 положения № 922);
Дфо — отработанное за расчетный период время в днях.
Командированному, работающему по совместительству, сохраняется средний заработок, получаемый от работодателя, направившего его в однодневную командировку. Если же совместитель отправился в командировку по решению обоих работодателей, то заработок сохраняется по двум местам работы. При этом компенсационные расходы выплачиваются двумя работодателями в согласованных ими частях (п. 9 положения № 749).
2. Компенсация всех расходов, понесенных в связи со служебной необходимостью во время командировки.
Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?
Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.
Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).
Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.
Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:
- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.
Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.
Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:
- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).
Является ли однодневная поездка командировкой
Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (
Что учесть и как оформить?
Поскольку командировка на один день отличается от многодневной лишь сроком пребывания работника в разъездах, оформляется она обычным порядком, узаконенным Положением о командировках (пост. Правительства №749 от 13/10/08).
По смыслу п. 11 этого документа понятно, что однодневной законодатель называет командировку, из которой сотрудник может возвращаться каждодневно к месту, где постоянно проживает.
Вопрос: Коллективным договором установлено, что при однодневных командировках работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. для возмещения расходов на питание. Работник подтвердил расходы на питание счетами и чеками кафе. Облагается ли НДФЛ сумма суточных? Посмотреть ответ
Работодатель должен самостоятельно определить, целесообразно ли такое возвращение для работника, с учетом:
- расстояния до места выполнения служебного поручения;
- реальной возможности воспользоваться транспортом, чтобы вернуться в тот же день;
- объема и сложности служебного поручения.
Необходимо учитывать и тот факт, что работник на следующий день должен явиться на службу отдохнувшим, значит, у него должно остаться время на полноценный сон.
Вопрос: Согласно локальному акту работник, направленный в однодневную командировку по территории РФ, получает дополнительную денежную сумму в размере 700 руб. Представление документов, подтверждающих расходование указанной суммы (чеков ККТ, квитанций, БСО), локальным актом не предусмотрено. Облагается ли данная выплата НДФЛ? Посмотреть ответ
Порядок оформления однодневной командировки стандартный:
- Издание приказа о командировке. Здесь указываются срок, цели поездки, порядок оплаты, согласно ЛНА о командировках фирмы, и другие сведения, необходимые кадровой, бухгалтерской службе для оформления и расчета командировочных.
- Выдача аванса командированному лицу – наличными или перечислением на карту, согласно ЛНА.
Оформление командировки на один день
Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.
Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.
В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.
Как поступить, если работник докупает валюту в другой стране?
В служебных командировках суточные позволяют работникам компании оплачивать проживание и питание, а также компенсировать другие обязательные расходы. Если отправляется гражданин в другую страну, то работодатель может выдавать ему средства, как в рублях, так и в иностранной валюте.
Если выдаются деньги в рублях, то работник по приезде в иностранное государство должен самостоятельно приобрести нужное количество валюты. При этом он должен передать работодателю подтверждающий документ, представленный банковской справкой. В ней указывается, какое количество валюты было куплено, когда был выполнен данный процесс, а также по какому курсу осуществлялась покупка.
Суточные при заграничных поездках учитываются по курсу, установленному в банке в день передачи руководству фирмы отчета по служебной поездке.
Как поступить, если работник возвращается и уезжает в один день?
Часто возникают ситуации, при которых работник, вернувшийся из командировки, в этот же день отправляется в еще одну рабочую поездку. Эта ситуация никаким образом не нарушает требования законодательства. В нормативных актах вовсе отсутствуют указания относительно правил оформления. Поэтому работодатель может воспользоваться двумя методами:
- Составляется два комплекта документов для каждой поездки. Поэтому работодателем издается два приказа, а также формируется два удостоверения и задания. Суточные выплачиваются два раза, причем день, когда пересекается две поездки, оплачивается в двойном размере.
- Объединяется две поездки. Этот процесс используется, если заранее известно, что один работник будет отправлен сразу в две поездки. Поэтому сразу составляются документы, на основании которых продлевается первая командировка. По закону отсутствуют ограничения на длительность поездки, поэтому организация может продлевать ее неограниченное количество раз.
Выбор зависит только от решения непосредственного руководства фирмы.