Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить выписку из приказа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
Что собой представляет выписка?
В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:
- Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
- Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.
Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Для чего запрашивают выписки из договоров
Выписка из договора — это копия части документа, которая заверена уполномоченным лицом. Она необходима для подтверждения наличия либо отсутствия тех или иных условий, содержащихся в тексте соглашения. Ситуации, в которых возникает необходимость ее предоставить:
- подтверждение работником места работы, размера заработной платы для оформления кредита в банке;
- контролирующим органам при проведении ими проверок для установления фактов, имеющих юридическое значение;
- суду и органам предварительного расследования для получения доказательств по находящимся в их производстве делам;
- контрагентам при заключении субдоговоров, иные ситуации.
Когда требуется выписка
Отметим, что выписка имеет место в тех случаях, когда получение документа целиком не является возможным или целесообразным. Речь может идти об охраняемой законом тайне или ограничениях в отношении оборота конкретного вида официальных бумаг.
В качестве примера приведём выписку из трудовой книжки. По общему правилу работник может получить на руки свою трудовую только в двух случаях: увольнение с предприятия в последний рабочий день и обращение в органы социального страхования.
Во всех остальных ситуациях оформляется заверенная администрацией компании выписка. Документ может потребоваться для оформления займа в кредитной организации или в иных целях.
Какие существуют выписки из приказа
Справки классифицируются подобно приказам и бывают:
- Кадровые – представляют собой выдержки из распоряжений, касающихся персонала: прием на работу, перевод, увольнение, премирование, направление в командировку, предоставление отпуска и т.д. Могут понадобиться для подтверждения трудоустройства, стажа в определенной должности, начисления пенсии, зарплаты, решения трудовых споров, восстановления трудовой книжки, формирования личных дел работников.
- По основной деятельности – могут содержать сведения об учетной политике, реорганизации учреждения, ликвидации, изменении структуры и т.д. Используются для анализа производственных и финансово-хозяйственных процессов учреждения, а также для разработки мер, направленных на их улучшение.
Как правило, документ небольшой по объему. Основной текст включает одно положение, касающееся конкретного вопроса.
К кому обращаться за получением выписки из приказа
Широко распространена практика, когда на крупных хозяйствующих субъектах создается специальное подразделение, ответственное за выпуск, учет и хранение служебной документации: например, канцелярия или секретариат. Если речь идет о запросе выписок для внутренних целей, то руководитель подразделения обращается с заявлением о выдаче справки непосредственно в канцелярию.
Если в учреждении нет такого отдела, то работодатель назначает ответственного за делопроизводство. Эту функцию может выполнять секретарь или специалист кадровой службы.
Запросы от сторонних организаций поступают на имя руководителя.
ВАЖНО! Работодатель не имеет права отказать в предоставлении выдержек из приказов по запросу от государственных и социальных служб. Нельзя также отказать в составлении выдержки из кадровой документации по письменному заявлению сотрудника.
Что собой представляет выписка?
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:
- Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
- Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.
Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.
Пример оформления выписки документа на основе приказа
Пример оформления выписки документа на основе приказа
Выписку оформляют на обычном листе, оставляют полностью шапку документа со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова:
«Выписка из приказа»
В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа.
Вступительную часть документа, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку.
А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.
Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.
Сроки, установленные для оформления выписок
Для того чтобы получить рассматриваемый бланк, работнику или сотруднику контролирующего органа необходимо составить письменную заявку на имя руководителя организации. В этой заявке следует указать основания для получения информации, приведенной в распорядительной документации. Заявка, поступившая от контролирующих органов или самого работника, должна быть в обязательном порядке зарегистрирована в специальном журнале. Этот шаг позволит минимизировать риск возникновения возможных конфликтов.
Согласно действующему законодательству, работодатель не имеет права отказать в оформлении бланка. В Трудовом Кодексе приводится ряд правил, согласно которым оформляется выписка. Срок оформления бланка составляет три дня с момента получения письменной заявки.
Как оформить выписку из спецификации, если в нее нужно включить приложение? Как нумеровать страницы выписки?
Выписка – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
При оформлении выписки из документа необходимо перенести в ее заголовочную часть наименование автора в той форме, в какой это сделано в его подлиннике (полное наименование с указанием организационно-правовой формы; возможно наличие вышестоящей организации). Прописными (заглавными) буквами оформить наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ СПЕЦИФИКАЦИИ), дату и индекс спецификации как идентификационные реквизиты данного документа, а также гриф утверждения (если он был на подлиннике). В оформляющую часть выписки вносятся наименования должностей лиц, подписавших подлинник, и расшифровки их подписей (И.О. Фамилия).
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.
Заявление сотрудника на выписку из трудового договора
Форма заявления на получение выписки может быть произвольной, оформляют его в письменном виде на стандартном листе бумаги. Сотрудник может написать его по аналогии с другими обращениями по кадровым вопросам, принятыми в документообороте предприятия.
Заявление на выписку должно содержать следующую информацию:
- данные руководителя, к которому обращаются за выпиской (Ф. И. О. , должность);
- сведения о заявителе (Ф. И. О., контактные данные);
- номер и дату трудового договора, из которого нужна выписка;
- перечень данных для включения в выписку;
- место предоставления выписки;
- дату и подпись заявителя.
Но многие руководители, подстраховывают себя и работников кадрового подразделения, на случай несанкционированного разглашения персональных данных сотрудников. Поэтому просят в заявлении указывать, в какую организацию будет передана выписка.